Перевод первички в электронную форму

[Аноним]

У нас за несколько лет вся первичка умещается на три полки. Сейчас идет внедрение СЭД, надо ли все эти документы нам сейчас туда заносить? Как потом доставать? Их все надо подписывать ЭП?

[Алексей Кольмай]

При таком небольшом количестве документов, я бы рекомендовал оставить их на полке, а в СЭД заносить только новые, при необходимости работы со старыми документами обратитесь к полкам, а по истечении времени действующие документы останутся только в СЭД.
При этом важно понимать, что накопленные ранее документы останутся оригиналами на бумаге, и в СЭД Вы можете занести только копии, т.к. подписаны документы с обеих сторон только на бумаге.

[Карина Кассис]

Есть еще вариант перенести скан-образы этих документов в систему электронного документооборота. Чтобы перенести документы в СЭД (DIRECTUM, например), их следует отсканировать, а на оригиналы нанести штрих-коды для связи бумаги со сканами и быстрого поиска в дальнейшем. Перенос скан-образов в СЭД оптимизирует работу с документами, ускорит процессы поиска и подготовки документов к проверкам. В вашем случае из-за маленького объема документов, улучшения могут показаться несущественными, поэтому переносить первичку в сиситему или нет, решать только вам.

Хранить бумажные оригиналы необходимо до истечения их срока хранения. Не думаю, что три полки документов создадут вам много проблем)