С чего начать?

[Аноним]

Хотим переводить в электронную систему работу с первичкой. Пока не знаем, с чего начать и каких трудностей ждать. Посоветуйте, пожалуйста, к чему готовиться.

[Алексей Кольмай]

Не буду описывать процесс перехода целиком. Давайте предположим, что вы уже выбрали себе оператора обмена (например, Synerdocs) и решили создавать внутренний архив на базе своей системы документооборота.

Некоторые трудности будут на этапе старта работы в электронном виде:
● чтоб автоматизация была полной и полезной, стоит интегрировать Учетную систему и СЭД, а это дополнительная нагрузка на ИТ службу Заказчика, а также дополнительные расходы на интеграцию. Это будет необходимо, если у вас уже идет какая-то внутренняя работа с электронными документами. Здесь лучше всего воспользоваться готовым решением, чем нагружать своих ИТ-шников.

● всем лицам компании, которые имеют право подписи и участвуют в данном процессе, необходимо будет получить ЭП, а именно купить, и делать это ежегодно. Это минимум 1500 рублей в год на человека.

● могут быть "маленькие" или несговорчивые контрагенты, с которыми будет сложно договориться об автоматизации. Для этого мы предлагаем автоматизировать и электронные оригиналы документов, и бумажные оригиналы. Про двойной поток документов я уже рассказывал.


В целом, технических и организационных трудностей довольно мало, мы все так или иначе умеем решать. А вот вопрос с контрагентами куда сложнее)

[Карина Кассис]

Алексей уже описал все с точки зрения внутренней работы.

И действительно, самая неприятная трудность в переходе на электронную первичку лежит в области общения с контрагентами. Не все разделяют ваши стремления поскорее отказаться от бумаги. Надо будет кого-то уговаривать, кому-то предлагать скидки и хорошие условия, кого-то придется просто заставить (если есть влияние на поставщиков). Именно из-за контрагентов процесс перехода на электронную первичку может затянуться.

Мы в, Synerdocs, активно помогаем подключать контрагентов, но даже с нашей помощью это не всегда происходит быстро. Так что можно посоветовать лучше работать с вашими партнерами, укреплять дружбу, теснее общаться, чтобы они понимали и активно участвовали в вашем проекте перехода на электронные документы.