Оформление авансового отчета

[topalov]

Где запрет что на счёте 208 м.б. Кт остаток?

Откройте инструкцию по отчетности, да хотя бы 191н, и почитайте.
пункт 167, например:
"В графе 1 указываются номера соответствующих аналитических счетов счета 020500000 "Расчеты по доходам", счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам", счета 020700000 "Расчеты по кредитам, займам (ссудам)", счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", счета 020900000 "Расчеты по ущербу имуществу", счета 021001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам", счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты", счета 030402000 "Расчеты с депонентами", 030403000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда", 030404000 "Внутриведомственные расчеты", по которым на отчетную дату отражены остатки расчетов по дебиторской (кредиторской) задолженности. Кредитовые остатки на отчетную дату по соответствующим аналитическим счетам счета 020500000 "Расчеты по доходам" отражаются в приложении по дебиторской задолженности со знаком минус. Дебетовые остатки на отчетную дату по вышеназванным счетам бюджетного учета, входящим в состав Раздела 3 "Обязательства" плана счетов бюджетного учета, отражаются в приложении по кредиторской задолженности со знаком минус."
И где Вы здесь увидели разрешение на отражение кредитового остатка по счету 020800000 со знаком минус?

[topalov]

Получается, что даже непогашенный перерасход на отчетную дату следует перенести на счет 030200000.

[Sand Rostov]

Откройте инструкцию по отчетности, да хотя бы 191н, и почитайте.
пункт 167, например:

Мне представляется, что пример приведен не совсе корректно.
Во-первых, порядок ведения учета определен на 191н, а 157н.
Во-вторых, при чем тут вообще минусовой остаток по кредиту 208ХХ? Речь ведь шла о кредитовом остатке.

[Sand Rostov]

Rahsch, в целом Ваша позиция понятна и довольно таки обоснована. Однако согласится с ней все-же не могу.
И вот почему:
1. Понятие подотчетное лицо, действительно законодательно не закреплено. При этом, согласно тексту 157н по счету 302 00 не предпологается расчетов с работниками кроме з/п и прочих соцвыплат. По счету отражаются расчеты именно с поставщиками, а работник, потративший деньги на приобретение каких-либо канц- или хозтоваров для организации "поставщиком" не является.
2. Представители Минфина рекомендуют отражать задолженность перед работником, понесшим расходы без аванса на счете 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами». Объясняют они это тем, что сумма перерасхода подотчетного лица над ранее выданным авансом отражается на счете 208.00 и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на счете 208.00.
3. Авансовый отчет, конечно, не является первичным документом, и заполняется только при расчетам с подотчетными лицами. Однако, как выше я писал (да и вы согласны) - статус "подотчетное лицо" не определен и, согласовывая работнику уже произведенные расходы и отражая их на 208.00, мы как бы вводим его в этот статус. Поэтому заполнение авансового отчета необходимо.

Тем не менее и ваш способ учета может считаться правильным, если прописан в УП, однако мне представляется довольно не удобным для анализа и не совсем верным с точки зрения отражения бюджетных обязательств.

[Sand Rostov]

Получается, что даже непогашенный перерасход на отчетную дату следует перенести на счет 030200000.

Это я вообще считаю нонсенсом. Если есть авансовый отчет (а он есть, т.к. сотрудник отситался за ранее выданный аванс), то отражать эти средства можно только на 208.00.

[Arhimed0]

topalov, коммент к посту № 31 а Вы тоже в 33н читали?
п. 69
В графе 1 указываются номера соответствующих аналитических счетов счета 020500000 "Расчеты по доходам", счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам", счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", счета 020900000 "Расчеты по ущербу имуществу", счета 021001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам", счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты", счета 030402000 "Расчеты с депонентами", 030403000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда", 030404000 "Внутриведомственные расчеты", по которым на отчетную дату отражены остатки расчетов по дебиторской (кредиторской) задолженности. Кредитовые остатки на отчетную дату по соответствующим аналитическим счетам счета 020500000 "Расчеты по доходам", счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", счета 020900000 "Расчеты по ущербу имуществу" отражаются в Приложении (ф. 0503769) по дебиторской задолженности со знаком "минус". Дебетовые остатки на отчетную дату по вышеназванным счетам бухгалтерского учета, входящим в состав раздела 3 "Обязательства" Плана счетов бухгалтерского учета, отражаются в Приложении (ф. 0503769) по кредиторской задолженности со знаком "минус".

Ну и комментарий к Балансу в ПЕРВУЮ очередь (поскольку одно дело БАЛАНС, и СОВСЕМ другое дело - приложения из ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ, разница есть?)

строка 310 - остаток по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", кредитовый остаток по счету отражается со знаком "минус";

это из 33н
А вот Вам из 191н если Вы ей больше доверяете

строка 310 - остаток по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами", кредитовый остаток по счету отражается со знаком "минус";

[Arhimed0]

Совсем не погравилось как выразились об Авансовом отчёте

2. Задавался вопрос, как же быть без авансового отчета? Во-первых, авансовый отчет - это не первичный документ, а регистр учета. Расходы, произведенные подотчетным лицом, признаются на основании первичных документов (кассовых чеков, проездных билетов). Авансовый отчет выполняет роль той же Карточки учета средств и расчетов или Инвентарной карточки, то есть является регистром аналитического учета. Еще один момент: авансовый отчет позволяет определить экономию или перерасход в расчетах с подотчетным лицом.Если же лицо расходует собственные средства и претендует на их возмещение, то однозначно возникает кредиторская задолженность.

Да, АО - не первичный документ, да, первичными будут чеки-накладные. А ГДЕ Вы поставите разрешительную РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ подпись рук-ля о том, что эти расходы должны быть приняты к учёту? На каждом накладной чтоли?
Очень и очень с трудом, но Вы сможете убедить меня , что можно сделать на каждом чеке/накладной. Очень неохотно, но согласиться на этом моменте я ещё смогу.
НО тут возникает следующий момент. А КОМУ я должен за купленную пачку бумаги деньги отдать? На накладной написано "ИП ..." от кого же я должен эту бумагу оприходовать? от "ИП..."? И контрагентом - его оформлять? И деньги по РКО я должен буду этому "ИП...".

Нет уж! Авансовый отчёт в этом случае просто НЕОБХОДИМЫЙ ДОКУМЕНТ. И называйте его как хотите (первичный, вторичный, регистр...) но БЕЗ НЕГО, что то не клеится, причём СОВСЕМ не клеится. Не могу я без него пачку бумаги оприходовать!

И результаты наших расчётов не в АО выводятся, а в журнале, карточке...

[Arhimed0]

Но просить отчет об использовании собственных средств работника - как-то нелогично.

Для того что бы предприятие узнало об этом факте, а именно: директор РАЗРЕШИЛ, а бухгалтер СМОГ ОФОРМИТЬ все положенные бухгалтерские операции - это вполне ЛОГИЧНО и даже НЕОБХОДИМО.
АО д.б. в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке.

[Arhimed0]

Вот инструмент совершенствования учетных процедур.

И в чём же Вы видите "СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ" ?
Так как предлагаете Вы (любой перерасход отражать на 302 счёте) - я заблужусь на одном подотчётнике!
А если их 10-50? а если больше?
А если у одного - полностью вся покупка за счёт своих пошла, а у другого - только 10 рублей сверх выданной 1.000 из кассы. И что у него 1.000 ч/з 208 счёт пойдёт, а 10 - через 302 ? Да я уже заблудился как это провести-учесть, а потом "рассчитаться".

И нефига здесь "совершенствовать" слово "РАСЧЁТЫ" (там выше кто--то вспоминал "лексические значения слов") на то и расчёты, что они подразумевают под собой существование остатков на какой-то момент как ту, так и в эту сторону.
А то что эти "любимые" финминовцы "загнали" РАСЧЁТЫ пусть даже и С ПОДОТЧЁТНЫМИ лицами в Актив - это я вообще понять не могу.
Расчёты с учредителем в Активе - тоже - "нормально"?
Актив - по определению - это ИМУЩЕСТВО предприятия, как говорят студентам в самом начале - то что можно "потрогать", а Пассив - он на то и Пассив - за счёт чего это появилось, ИСТОЧНИК ФОРМИРОВАНИЯ. Вот дядя Вася (подотчётное лицо) купил бумагу, а мы с ним не расплатились, вот и появился источник - дядя Вася.
И даже если мы ему денег совсем не давали - всё равно он - подотчётное лицо. Завтра мы в РКО когда эти 160 руб будем ему отдавать в РКО, мы так и напишем в основании: "в возмещение перерасхода подотчётных сумм". И заявление соответствующее к РКО подколано будет.
А Вы как пишете?

[Arhimed0]

Цитата Сообщение от topalov Посмотреть сообщение
Получается, что даже непогашенный перерасход на отчетную дату следует перенести на счет 030200000.
Это я вообще считаю нонсенсом. Если есть авансовый отчет (а он есть, т.к. сотрудник отситался за ранее выданный аванс), то отражать эти средства можно только на 208.00.

[topalov]

А ГДЕ Вы поставите разрешительную РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ подпись рук-ля о том, что эти расходы должны быть приняты к учёту? На каждом накладной чтоли?

На вполне нормальном заявлении (служебной записке и т.п.) на имя руководителя, в которой сотр перечисляет, например, накладные, зачем/куда купил и просит оплатить.
На основании этого, задолженность начисляется бухгалтерской справкой.
Затем по РКО задолженность погашается.
P.S. А редакцию приказа 191н я, действительно, привел старую...

[Arhimed0]

На вполне нормальном заявлении (служебной записке и т.п.) на имя руководителя, в которой сотр перечисляет, например, накладные, зачем/куда купил и просит оплатить.

Зачем же ЛИШНИЙ гемор РАБОТНИКУ и РУК-ЛЮ ? Если есть нормальный АО для этого предназначенный ? ОДИН !

На основании этого, задолженность начисляется бухгалтерской справкой.

Зачем же ЛИШНИЙ гемор Гл. БУХУ и БУХУ по расчётам ? Если есть нормальный АО для этого предназначенный ? ОДИН !

+ у Вас лишние операции + у вас по каждому человеку по два остатка + их надо сводить-разводить + на свод-развод опять нужны справки

Э-э-э, батенька, лучше я одной записью проведу и спать лягу!

А теперь посчитайте сколько лишней работы у всех участников и сколько документов Все составили?
А всего-то надо пройтись по наезженной схеме. Ведь она не запрещена, и наоборот даже РЕКОМЕНДУЕТСЯ работниками ФинМина.

[Arhimed0]

+ у Вас вместо ОДНОГО журнала операций ДВА получаются, на которые несчастные 160 руб на купленную бумагу разделить надо + при приходовании бумаги надо опять соединить суммы из ДВУХ журналов......
И т.д. и т.п


А теперь посчитайте сколько лишней работы у всех участников и сколько документов Все составили? Только получше считайте, особенно ВСЕ СВОИ записи и проводочки!


А ещё... Вас надо заставить всё это свести не в 1с, а всё-всё вручную! что бы Вы все-все проводочки оформили, справочки, журнальчики, карточки, ВСЕ карточки (это я к тому, что те же командировочки в базу входят по 212-ФЗ,Ю но не облагаются)
И сколько Вы времени будете сначала растаскивать умышленно! на два счёта, а потом собирать это назад при оприходовании ТРиУ и выдаче денег?

[Rahsch]

А ГДЕ Вы поставите разрешительную РАСПОРЯДИТЕЛЬНУЮ подпись рук-ля о том, что эти расходы должны быть приняты к учёту? На каждом накладной чтоли?

На заявлении работника или служебной записке работника, его непосредственного руководителя. Или как вариант - оформить приказ. Это вопрос делопроизводства, а не бухгалтерского учета. И решить его необходимо с учетом конкретной ситуации: частоты необходимости компенсировать понесенные расходы, количества лиц, которым необходимо компенсировать расходы и т.п. Учетная политика в помощь.

НО тут возникает следующий момент. А КОМУ я должен за купленную пачку бумаги деньги отдать? На накладной написано "ИП ..." от кого же я должен эту бумагу оприходовать? от "ИП..."? И контрагентом - его оформлять? И деньги по РКО я должен буду этому "ИП...".

Вы так спрашиваете, будто если по РКО надо выплатить деньги представителю контрагента - юр.лица, то возникает сложность: указывать реквизиты юр. лица или физ. лица, которое пришло за деньгами. Не надумывайте.

И результаты наших расчётов не в АО выводятся, а в журнале, карточке...

Как же нет?
В журнале операций ведется только синтетический учет, так что остаток расчетов по конкретному работнику Вы не увидите.
Карточке? Это уже интересно. Что за карточка? В которой ведется аналитический учет? Вот авансовый отчет и представляет эту карточку.

Для того что бы предприятие узнало об этом факте, а именно: директор РАЗРЕШИЛ, а бухгалтер СМОГ ОФОРМИТЬ все положенные бухгалтерские операции - это вполне ЛОГИЧНО и даже НЕОБХОДИМО.
АО д.б. в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке.

Из заявления или др. документов (см. выше) и узнает учреждение.

Так как предлагаете Вы (любой перерасход отражать на 302 счёте) - я заблужусь на одном подотчётнике!
А если их 10-50? а если больше?
А если у одного - полностью вся покупка за счёт своих пошла, а у другого - только 10 рублей сверх выданной 1.000 из кассы. И что у него 1.000 ч/з 208 счёт пойдёт, а 10 - через 302 ? Да я уже заблудился как это провести-учесть, а потом "рассчитаться"

Еще раз читайте пост автора и мое мнение. Использовать счет 302.00 я предложил в том случае, если изначально денежные средства работнику НЕ выдавались.
Если средства выдавались, и у работника по авансовому отчету перерасход, то все операции отражаются на счете 208.00.
Если у учреждения нет кассы, и происходит только компенсация произведенных расходов, почему бы и не упростить работу через использование счета учета кредиторской задолженности по принятым обязательствам - 302.00? В таких случаях (отсутствие кассы и только возмещение расходов) никакой дебиторской задолженности при расчетах с работниками и возникнуть не может.

[topalov]

Использовать счет 302.00 я предложил в том случае, если изначально денежные средства работнику НЕ выдавались.

Именно так.
Я уже признал, что привел старую редакцию 191н. Забудем об этом. Действительно, инструкции по отчетности не запрещают отрицательные показатели по счету 020800000.
Вопрос только в правильности отражения сумм по этому счету, если ранее аванс не выдавался.

[Sand Rostov]

Вопрос только в правильности отражения сумм по этому счету, если ранее аванс не выдавался.

В таком случае задолженность учреждения составляет сумма по кредиту 208.00
Никаких минусов: Д. 401.20, 105.00 и т.п. К. 208.00 (при принятии к учету МЦ)
Потом, при погашении Д. 208.00 К. 201.34 или 304.05

Соответственно, по 208.00 вы видите все обороты по расчетам с персоналом за поставку ТМЦ, услуг, командировочных. Легко провести анализ затрат, легко, сделать любую выборку по конкретному сотруднику или направлению расходов..... Выгодно с любой стороны.

[NikAnna]

Добрый день! Может кто-нибудь сталкивался при проверке. У меня вопрос касательно некорректно заполненной обратной стороны авансового отчета. Если на обратной стороне в разделе "подтверждение расходов" будет стоять "прочее" с датой документа (чек, счет квитанция и т.д.). Чем грозит некорректное заполнение АО. Может есть ссылка на какой-либо документ с рисками. Спасибо заранее.

[Rahsch]

Чем грозит некорректное заполнение АО. Может есть ссылка на какой-либо документ с рисками

Если сам первичный документ приложен к авансовому отчету, то никакого риска нет.
Если ошибка смущает, то исправьте ее. Зачеркните тонкой линией неверное слово, сверху напишите правильное. На полях напишите слово "Исправлено". Рядом должны быть подписи все лиц, ранее подписывавших авансовый отчет.

Но я бы, если честно, на такую мелочь, не обращал внимание. Конечно, если за этой ошибкой не стоит что-то еще.

[Аноним]

Добрый день!

Хотелось бы узнать, а ничего криминального не будет если мы сейчас, в декабре, будем возмещать расходы по авансовым отчетам, которые были ещё летом и в сентябре-октябре. Или лучше сделать свежие авансовые отчеты, а чеки к ним приложить летние?

[Arhimed0]

А Авансовые Вы когда провели ? летом ?
тогда даже ничего подозрительного не вижу


вот когда из-за отсутствия денег =чечики= лежат в столе до тех пор когда появятся деньги, и только потом проводят и АО с этими старыми чеками и выдача подотчёт... ни знаю каго как, но меня это настораживает (не буду рассказывать подробностей почему - сами все понимают)

[topalov]

А еще это называется нарушением авансовой дисциплины (когда человечек несвоевременно отчитывается), и влечет различные трудности для проверяемых.
Особенно человечек будет рад, что его "дрюкают" за авансовый отчет, когда он аванс не получал.