Во-первых, объясните, что так делать нельзя!!! Если взял, то должен отчитаться и думать, в первую очередь сам, как отчитаться. Объясните ему вежливо, какие последствия и налоги. Немного попугайте.
Если все возьмете на себя, то он так будет делать постоянно. Мало того, так как вы эти документы будете делать за него, в случае проверки он на вас все может свалить!
Для начала в приказе по п/о напишите побольше максимальный срок, на который могут быть выданы денежные средства именно директору. С приказом к нему подойдите и скажите, что вот ... так надо ... срок у нас такой-то, в течение этого срока надо закрыть эту сумму иначе ...
Вежливо и аккуратно.
Вообще-то интересная ситуация, такое вытворяли отдельные диры лет 10 назад. Теперь вроде поумнели и работают иначе.
Не знаю, какие у вас обороты, но у меня если бы выдернули "в никуда" такие суммы как 1 млн., так и 700 тыс. фин положение пошатнулось.