Возмещение расходов сотруднику

[tch]

Здравствуйте.
*********************************************************
В статье "Возмещение расходов сотруднику" от 25.08.2006 имеется ссылка на письмо Минфина РФ от 25 июля 2006 года № 03-05-01-04/219. Письмо не нашел. Смысл письма состоит в том, что "если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника".
*********************************************************
Письмо не нашел. Суть вопроса состоит в том, что:
1. Если сотрудник рассчитался наличными в рознице, которые он не брал под отчет, то нельзя использовать авансовый отчет. Подотчетная сумма не выдавалась.
2. По-моему, надо использовать акт закупки у населения. Налоговики рассматривают такую покупку нормально и им не требуются нни кассовый, ни товарный чек.
3. Совершенно не понял смысл статьи. Ведь все равно надо сдавать данные о сделке с физическим лицом в налоговую. Причем тут НДФЛ?
------------------------------------------------------------------------
Прошу подтвердить или опровергнуть мое мнение.
-------------------------------------------------------------------------
С уважением, old_tch

[Strecoza]

А "задним числом" нельзя оформить выдачу средств под отчет?

[Strecoza]

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 25 июля 2006*г. N*03-05-01-04/219

Вопрос: Представительство компании просит Вас разъяснить порядок налогообложения в следующем случае.
Сотрудник Представительства за наличный расчет приобретает товары, работы, услуги (канцелярские товары, оплачивает парковку служебной а/м, осуществляет представительские расходы). Компания признает, что данные расходы являются целесообразными. При этом поставщик не предоставляет полного набора подтверждающих документов (например, есть кассовый чек, но нет товарного или наоборот). Иногда предоставляется документ, не предусмотренный действующим законодательством. В учете данные расходы, ввиду отсутствия в полном объеме подтверждающих документов, не принимаются для целей уменьшения налогооблагаемой прибыли.
Нужно ли ставить сотруднику, оплатившему расходы, эти суммы в доход для целей налога на доходы физических лиц?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо компании и сообщает следующее.
Как указывается в рассматриваемом письме, сотрудник организации за наличный расчет приобретает товары, работы и услуги для нужд организации. Произведенные расходы возмещаются организацией. При этом сотрудник не предоставляет в бухгалтерию организации полного набора подтверждающих документов.
Статья*41 Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.
Если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц.

[tch]

Здравствуйте, Strekoza. Я бы не рискнул. Касса "за вчера" уже закрыта. А документы прошли именно вчерашним числом.
-----------------
С уважением, old_tch

[Strecoza]

Не понятно, о каком акте закупки идет речь - сотрудник где покупал? В магазине? Тогда не может быть акта закупки у населения...
Далее, почему Вы должны сдавать данные о сделке с физическим лицом? Вы физ.лицу продавали?

[tch]

Strecoza, спасибо за письмо. old_tch

[Strecoza]

А почему нельзя провести как компенсацию расходов сотрудника? В принципе, если он все документы принес.... Хотя знаю, что многие не любят такие операции....

[tch]

Извините, Вы рассматриваете кассовый чек и товарный чек без выдачи подотчетной суммы как оправдательные документы? Налоговая так не думает. Поэтому приходится выбрасывать эти чеки и оформлять акт закупки у населения. Сведения о сделке с физическим лицом по-моему должны попасть в налоговую. Может быть это лицо продает что-то направо и налево. Для исключения ситуации предпринимательской деятельности производится эта операция.

[Strecoza]

А Вы не знаете, чем оперирует налоговая, когда не разрешает компенсировать сотруднику расходы, произведенные для организации?
Меня все время этот вопрос интересовал, не могла найти нормативку.

А про физ. лицо все-равно не поняла. Это ж физ.лицо покупало, а не продавало.... Объясните, плиз, еще раз.

[jul-2000]

не могла найти нормативку

Это потому, что ее нет.

Не заморачивайтесь этим вопросом. Ситуация, когда сотрудник на свои кровные осуществил расходы от имени организации, составил АО, гена своей подписью подтвердил, из кассы выплачено сотру по АО - абсолютно нормальная. Законодательству не противоречит.

[stas®]

tch, налоговая уже давно не думает так, как Вы говорите. Вопрос с сущностью таких операций был закрыт лет 5-6 назад. Сейчас налоговая так только разводит неопытных бухгалтеров.

[Strecoza]

Ой, вот спасибо-то! А то ведь я сама частенько так делала, а вот "отбрыкаться" чем - не знала
И все-таки - может есть какие реквизиты писем или еще чего, где написано, что тема закрыта?

[tch]

tch, налоговая уже давно не думает так, как Вы говорите. Вопрос с сущностью таких операций был закрыт лет 5-6 назад. Сейчас налоговая так только разводит неопытных бухгалтеров.

*************
Хотелось бы понять, как закрыт этот вопрос. Тем более 6 лет назад. Интересно, как бы Вы лично провели данный расход. Все-таки через авансовый отчет с выдачей подотчетной суммы задним числом?

Или, например 44-76
75-50
Тогда что является оправдательным документом?
Указатель просмотрел. Более того, прогнал поиск. Если бы вопрос не назрел, он бы не попал на форум.
------------------------------------
С уважением, tch

[tch]

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 25 июля 2006*г. N*03-05-01-04/219

Вопрос: Представительство компании просит Вас разъяснить порядок налогообложения в следующем случае.
Сотрудник Представительства за наличный расчет приобретает товары, работы, услуги (канцелярские товары, оплачивает парковку служебной а/м, осуществляет представительские расходы). Компания признает, что данные расходы являются целесообразными. При этом поставщик не предоставляет полного набора подтверждающих документов (например, есть кассовый чек, но нет товарного или наоборот). Иногда предоставляется документ, не предусмотренный действующим законодательством. В учете данные расходы, ввиду отсутствия в полном объеме подтверждающих документов, не принимаются для целей уменьшения налогооблагаемой прибыли.
Нужно ли ставить сотруднику, оплатившему расходы, эти суммы в доход для целей налога на доходы физических лиц?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо компании и сообщает следующее.
Как указывается в рассматриваемом письме, сотрудник организации за наличный расчет приобретает товары, работы и услуги для нужд организации. Произведенные расходы возмещаются организацией. При этом сотрудник не предоставляет в бухгалтерию организации полного набора подтверждающих документов.
Статья*41 Налогового кодекса Российской Федерации определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.
Если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц.

Скорее всего письмо и является нормативкой. Если нет документов - доход. А как он возник? Скорее всего, имущество, принадлежащее физическому лицу продано предприятию с оформлением акта или без оформления безразлично. Появилась база по НДФЛ. Вы как хотите, а я сделаю по-своему. Спасибо за помощь с письмом.

С уважением, tch

[stas®]

tch, работник, покупая товар для организации, действует по ее поручению и в ее интересе независимо от того, выдали ему денег заранее или нет, и независимо от того, вступает ли он в отношения с продавцом от имени организации (поручение) или от собственного имени (комиссия). Дальше читаем ГК-996 и ГК-971.

[Strecoza]

stas®, а я еще требую от сотрудников, чтобы в документах писали название организации, а не ФИО сотрудника. Это тоже "излишняя" страховка?

[BorisG]

Скорее всего письмо и является нормативкой.

Письмо нормативным актом никогда не было и не будет.

[BorisG]

... а я еще требую ...
Это тоже "излишняя" страховка?

Страховка никогда не быват лишней.
Но вот требовать это вовсе не обязательно

[tch]

А Вы не знаете, чем оперирует налоговая, когда не разрешает компенсировать сотруднику расходы, произведенные для организации?
Меня все время этот вопрос интересовал, не могла найти нормативку.

А про физ. лицо все-равно не поняла. Это ж физ.лицо покупало, а не продавало.... Объясните, плиз, еще раз.

Ответы:
RBK - аудит
**********
При передаче товаров от физического лица представителю торговой организации за-полняется закупочный акт по форме № ОП-5. Несмотря на то, что данная форма, разрабо-танная и утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торго-вых операций», предназначена для организаций общественного питания, на наш взгляд, ее можно использовать при покупке у физических лиц любых товаров. При желании организация торговли может самостоятельно разработать форму закупочного акта с учетом требо-ваний Закона о бухгалтерском учете.
Этот документ составляется в двух экземплярах: один остается у физического лица, второй сдается в бухгалтерию торговой организации.
Обратите внимание! Указанный документ содержит паспортные данные физического лица — продавца товара, которые указываются в обязательном порядке. В дальнейшем эти данные будут использованы торговой организацией для представления в налоговый орган сведений о суммах выплат в пользу физических лиц.
Для осуществления операций по закупке товаров у населения приказом руководителя обычно назначается ответственное лицо, которым организация в обязательном порядке за-ключает договор о| материальной ответственности. Такое требование представлено п. 7.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпус-ка товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Комитета Российской Фе-дерации по торговле от 10 июля 1996 г. № 1 -794/32-5.
Ответственному лицу выдается под отчет определенная сумма денежных средств, кото-рое самостоятельно рассчитывается с физическими лицами. По окончании расчетов подот-четное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет о действительном исполь-зовании денежных средств с приложением закупочного акта и копии накладной о сдаче товара на склад организации.
Обратите внимание! Выдать следующую подотчетную сумму организация вправе только при условии, если подотчетное лицо полностью рассчиталось по ранее выданным ему суммам.
На основании полученного авансового отчета бухгалтер торговой организации отража-ет в учете поступление товара. Напомним, что на основании п. 5 ПБУ 5/01 товар принима-ется к учету по фактической себестоимости.
В соответствии с требованиями налогового законодательства физические лица не явля-ются плательщиками налога на добавленную стоимость, поэтому товар, приобретенный у данной категории поставщиков торговой организации, не содержит «входной» НДС. Ис-ходя из этого, реализация данного товара имеет следующую особенность:

налоговая база по НДС при перепродаже товара, закупленного у физических лиц, исчис-ляется с разницы между ценой реализации и ценой его приобретения на основании п. 4 ст. 154 НК РФ.
********************************************
1С_1: Если организация возмещает сотруднику расходы

Специалисты Минфина считают, что дохода в этом случае не будет (письмо Минфина РФ №03-05-01-04/219 от 25.07.2006г.), так как они не усмотрели в этой ситуации экономической выгоды для работника, т.к. НК не содержит оценки такой выгоды (ст. 41 НК РФ). Но главный аргумент - это приобретение работником имущества не для личных целей, а для нужд организации.
*****************
1С_2: Если организация возмещает сотруднику расходы

В такой ситуации, как у Вас, лучше всего, если работник действует на основании полученной от фирмы доверенности (или наличие приказа о вмененных полномочиях осущ. покупки от имени фирмы). Все документы должны быть оформлены таким образом, чтобы они подтверждали, что работник тратил свои деньги от имени фирмы. Обратите внимание, как заполнены доки, подв. факт покупки, - должно быть название Вашей фирмы. Хорошо обо всех нюансах написано в жур-нале "Практическая БУХГАЛТЕРИЯ" № 5 за 2003г.А закрываем все это дело - авансовым отчетом, с обычной процедурой расчетов: перерасход- выплата перерасхода.
*****************************
1С_3: Если организация возмещает сотруднику расходы

Нужно работнику написать письмо на ген. директора : прошу возместить расходы на ....,понесенные мною в интересах организации в размере .......Оправдательные документы прилагаю".

[Strecoza]

При передаче товаров от физического лица представителю торговой организации
А у Вас, насколько я поняла от торговой организации физическому лицу....
Вам же сотрудник не продает этот товар....Или Вы купить у него хотите?

[Tortilla]

При передаче товаров от физического лица представителю торговой организации
А у Вас, насколько я поняла от торговой организации физическому лицу....
Вам же сотрудник не продает этот товар....Или Вы купить у него хотите?

имхо - поскольку оформлять через АО человек отказывается, вот и трактуется им такие расходы как покупка ТМЦ своей организацией от своего сотрудника... видимо...

[Strecoza]

Ааа... ну если только....

[Аноним]

за два года деятельности ни разу не было выдано денег под отчет заранее, сначала сотрудник тратил свои деньги, а потом снимали их с расчетного счета и отдавали, иногда через месяц, иногда через три, а то и больше. У налоговой вопросов не было. Проверки было тоже две, каждый год по одной:-)

[tch]

Совершенно точно. АО не офрмляется, поэтому идет закупка у физического лица. Если написать служебную гену, то это все равно закуака у физического лица.

[tch]

Анониму. А о материальной выгоде как? Если нет распоряжения гена о сроке отчета по подотчетным суммам, на хозяйственные нужды, то этот срок - три дня. Как же можно держать сумму два - три месяца? Было решение арбитража (извините, не помню номер), что этот вариант - пользование чужими деньгами. При этом независимо от возврата суммы она облагается НДФЛ. А вообще-то правильно. Валите все на гена. Подписал документ и взял вашу ответственность на себя.

[BorisG]

... поэтому идет закупка у физического лица. ...

Бред полнейший.
Прочти. в конце концов, ответы в ветке, не мути народ, и учи Гражданский кодекс.

[BorisG]

При этом независимо от возврата суммы она облагается НДФЛ.

И это полный бред.
Подотчетная сумма станет доходом сотрудника, только если она будет ему подарена. Я уже не говорю о том, что подотчетная сумма (обязательство сотрудника перед организацией) сама по себе и в договор займа не превратится, но... это, насколько я понимаю, до тебя не дойдет... слишком сложно...

ps: tch, может все-таки сначала форум то почитаешь... ответы на эты вопросы давно и не один раз даны. Да и матчасть подучить сперва надо, чтобы народ не мутить такими "советами".

[Strecoza]

BorisG, ну зачем так агрессивно? tch не советует, он (или она) спрашивает и рассуждает

[tch]

Борису. Спасибо. Вы очень любезны и корректны. Матчасть учить действительно надо и форум, особенно с такими "подсказками" тоже. Думаю, что Вы ВЫДАЮЩИЙСЯ БУХГАЛТЕР и ТАКАЯ ЖЕ ЛИЧНОСТЬ.
С наилучшими пожеланиями, tch

[tch]

Ответ Boris-у
Налоговые инспекции изобретают свои правила для НДФЛ
21:17 01.09.2006
Учет, налоги, право /
Доход у подотчетника? Кто ищет, тот всегда найдет
В расчетах компаний с подотчетными лицами налоговые инспекции упорно ищут (и находят!) доход, который можно обложить НДФЛ. И это несмотря на то, что ФНС и Минфин России давно считают: не возвра-щенная подотчетным лицом сумма не является доходом сотрудника.
Ирина Петухова, эксперт «УНП»
Чиновники Федеральной налоговой службы уже не раз высказывали мнение о том, что не погашенная подотчетным лицом задолженность доходом не является. Ведь деньги выдаются сотруднику под отчет и не переходят в его собственность*.
В Минфине придерживаются такого же мнения. Вот что сказали корреспонденту «УНП» специалисты отдела налогообложения граждан и ЕСН департамента нало-говой и таможенно-тарифной политики Минфина России: «Подотчетные суммы, не возвращенные сотрудниками в кассу организации в назначенный срок, обла-гать налогом на доходы физических лиц не нужно. Эти средства не формируют налоговую базу. Ведь задолженность с сотрудника никто не снимал, и рано или поздно он должен вернуть эти деньги. Поэтому никакой выгоды с этих денег ра-ботник не получает».
Однако инспекторы территориальных налоговых органов иначе смотрят на этот вопрос. Представители всех опрошенных нами инспекций в один голос заявили, что невозвращенные подотчетные суммы признаются доходом со-трудника и облагаются налогом на доходы физических лиц. Почему же во-преки позиции ФНС и Минфина России налоговики на местах думают по-другому?
Вот как на этот вопрос ответили сотрудники центрального аппарата Феде-ральной налоговой службы: «Мы не давали отдельных разъяснений для использования в работе ни региональным, ни территориальным органам. Наша позиция о том, что невозвращенная сотрудником подотчетная сумма доходом не является, высказывалась только в ответах на официальные за-просы налогоплательщиков. Поэтому вполне возможно, что территориаль-ные инспекции не знают точку зрения Федеральной налоговой службы и трактуют этот вопрос по-своему».
Изобретательности нет предела
Вопреки мнению двух федеральных ведомств территориальные инспекции при-знают непогашенную задолженность подотчетного лица его доходом. «Если со-трудник, получивший деньги под отчет, не предоставил доказательств того, что средства были израсходованы по целевому назначению, а также не вернул их в кассу организации, он мог использовать их в личных целях. А это считается полу-чением экономической выгоды. Значит, по статье 41 Налогового кодекса является доходом. Следовательно, с этих сумм нужно удержать налог на доходы физиче-ских лиц по ставке 13 процентов», - считают специалисты из инспекции ФНС Рос-сии № 1 по Курганской области.
«Организация должна установить сроки, в течение которых сотрудник воз-вращает подотчетные деньги либо представить документы, подтверждаю-щие целевую направленность расхода. Если этого не произошло, то деньги, полученные сотрудником, являются его доходом», - сказали корреспонденту «УНП» в межрайонной инспекции № 1 по Белгородской области. То есть на следующий день после окончания установленного в организации срока нуж-но удержать налог на доходы физических лиц. Так считают белгородские инспекторы, и к их мнению присоединились и специалисты из инспекции № 5 по Курской области.
А вот инспекторы из ИФНС по Железнодорожному району г. Воронежа с ними не согласились в части момента удержания налога. Они уверены, что налог на дохо-ды физических лиц удерживается в конце года. Поскольку именно по его оконча-нии налогоплательщики - физические лица должны заявить о своих доходах. А до этого времени задолженность подотчетного лица доходом считать нельзя. В ос-тальном мнения проверяющих сходятся - налог удерживается в любом случае.
ФНС советует защищаться
Организации оказались в незавидном положении. Ведь органом, непосредственно контролирующим их, является именно территориальная инспекция, а не Минфин и ФНС, которые заверяют налогоплательщиков в своей лояльности.
Если инспекторы действительно посчитают задолженность подотчетного лица его доходом, то за неуплату налога в бюджет организация как налоговый агент долж-на заплатить еще и пени за каждый день просрочки (письмо ФНС России от 25.07.06 № ВЕ-6-04/728@). Или же придется отстаивать свои интересы в суде. А для этого нужно иметь аргументы в свою защиту.
Любопытно, что в этой ситуации специалисты ФНС России сами советуют компа-ниям бороться с необоснованными доначислениями: «Мы считаем, что действия инспекторов неправомерны. Но если это произошло, то бухгалтеру нужно пока-зать проверяющим богатую судебную практику по этому вопросу. А она вся в пользу налогоплательщиков. В своих постановлениях суды как раз говорят о том, что не покрытая подотчетным лицом задолженность доходом не является. В част-ности, можно обратиться к постановлениям федеральных арбитражных судов Се-веро-Кавказского от 13.03.06 № А32-15375/ 2005-45/332, Поволжского от 11.04.06 № А55-13742/2005-30 округов. Поэтому у организаций есть все шансы отстоять свои интересы в суде».
Однако в то же время Федеральная налоговая служба не намерена выпускать официальные разъяснения, которые могли бы раз и навсегда ликвидировать спорную ситуацию.
****************
Извините за преувеличение ваших деловых качеств. С уважением, tch