Путевой лист и аванс отчет по гсм

[natashasmile]

Первый раз провожу помогите:
1. путевой лист нужно заполнять на каждую поездку или нет?
2. заполняется все строки, обязательно показания спидометра и движения горючего.
вопрос: наш сотрудник, говорит, что сколько потратил литров не может, стрелка точно не показывает в бензобаке как быть????
3. понятно, что не всегда расходуется весь бензин, и он должен переходить на др. поездку.
вопрос: куда должны прикладывать чеки к путевому листу или авансов. отчету? как быть с оплатой бензина по чеку, если не весь бензин израсходован??
4. как избежать обмана со стороны сотрудника, если он напишет, что роехал 100км, а из них по факту 20 по своим делам??
5. в графе движение горючего Расход по норме и эконом/расход должен заполнять бухгалтер или сотрудник??

спасибо за помощь??

[Кто-то там]

1. Если не транспортная, то регламентируется приказом директора. Например у меня неделя - лично Диру. Другим строго один день.
2. Вы списывайте по показаниям спидометра. На начало и конец.
3. Чеки прикладывать к авансовому. Возмещаем кол-во литров строго по расчету из путевого.
4. Никак.
5. бухгалтер.

[natashasmile]

как заполнять строку движение горючего, ведь должен быть переходящий остаток по бензину, мы не тратим его в ноль а от этого зависит учет бензина

[natashasmile]

4. насколько я понимаю, то что ездит сотрудник по своим делам, он то же может указывать данные расходы, но потом мы с него удерживаем эти суммы или из зп

[Тоня]

а как он эти "свои" расходы выделит? Пробег по личным делам засекать? Не дождетесь.

[natashasmile]

так если их не показывать, тогда получиться разрыв в путевом листе
а почему нельзя указать, что ездил к тете, и заплатить за этот бензин

почему нет? и включать в доход

[natashasmile]

у нас реально такая ситуация складывается.
сотрудник ездит на машине по служеб делам и своим личным, поэтому спидометр не подкрутишь сами понимаете.
На рабочую поездку он заполняет путевой лист, на конец дня один остаток км и литров, 2-ю поездку - он использует по своим личным делам, путевой лист - на нее не заполняет, 3-я поездка - опять рабочая - заполняет путевой лист, какие данные он должен показывать на начало, то что по путевым листам по рабчей поездке??

и тогда получается разницы??

[natashasmile]

может быть лучше поступить так,
1. на рабочую поездку заполняет путевой лист - оплачиваем
2. на личную поездку заполняет путевой лист - не оплачиваем
и тогда переходящий остаток получается...
в целях налого на прибыль по личным поездкам - не уменьшаем базу..

такой вариант не будет никаких последствий...????

[natashasmile]

Подскажите, если мы купили поддержанную машину, кол-во км должны вести нарастающим итогом с уч пробега старых владельцев??, т.е в самом 1-м путевом листе, указывать 0 км или тот который будет указан на спидометре??

[Искорка]

у нас реально такая ситуация складывается.
сотрудник ездит на машине по служеб делам и своим личным, поэтому спидометр не подкрутишь сами понимаете.
На рабочую поездку он заполняет путевой лист, на конец дня один остаток км и литров, 2-ю поездку - он использует по своим личным делам, путевой лист - на нее не заполняет, 3-я поездка - опять рабочая - заполняет путевой лист, какие данные он должен показывать на начало, то что по путевым листам по рабчей поездке?

А нет здесь выгоды, работник пользуется безвозмездно а/м(имуществом) организации?

если мы купили поддержанную машину, кол-во км должны вести нарастающим итогом с уч пробега старых владельцев??, т.е в самом 1-м путевом листе, указывать 0 км или тот который будет указан на спидометре?

Пробег на данный момент.

[natashasmile]

Какая выгода?? материальная?? как ее посчитают?? я думаю, что если он использует с разрешения директора и не фирма не оплачиваем ему личный бензин, какая может быть выгода?

про пробег. Понятно, что на данный момент это будет на конец дня?? а на начало первого дня ее использования в графе км на нач дня -0 или общий который машина уже проехала???

[Искорка]

Какая выгода?? материальная?

ИМХО, да.

как ее посчитают?

Рыночная цена аренды такого же а/м.

я думаю, что если он использует с разрешения директора и не фирма не оплачиваем ему личный бензин, какая может быть выгода?

Я думаю, что при проверке вас в этом разубедят.

на начало первого дня ее использования в графе км на нач дня

ставьте

общий который машина уже проехала

[Maddan]

4. как избежать обмана со стороны сотрудника, если он напишет, что роехал 100км, а из них по факту 20 по своим делам??

Минфин во всех своих письмах по этому вопросу настоятельно требует в путевом листе указывать точный график следования автомобиля. Поэтому водитель должен указать в каких точках города он был, и по карте можно прикинуть километраж.
Он конечно может написать что захочет, но все равно должно быть логическое объяснение его поездкам, какое-то служебное задание.
Так хотябы примерно можно контролировать "путешествия" вашего работника.

[Maddan]

А на счет списания ГСМ потраченных в личных целях, если сумма не очень большая, то можно списать просто как перерасход горючего и взыскать его с работника. Но не забывайте, что при этом нужно начислить НДС на сумму перерасхода.

[natashasmile]

как мне это надо будет провести
как удержания из зп
73 71
70 73
и на эту сумму начислить НДС, т.е получается провести как реализацию??? а Дт какого счета Кт 90.1

[Maddan]

вы приходуете бензин ведь на 10 счет (Дт 10.3 Кт 71)
То, что обоснованно потрачено списываем как обычно Дт 20.. Кт 10
Сверх норм Дт 91.2 Кт 10.3
Отражена задолженность работника Дт 73 Кт 91.1
Начислен НДС Дт 91.2 Кт 68

Еще соглашусь с Искоркой о том, что возможно начисление выгоды за пользование машиной безвозмездно.

[natashasmile]

вопрос, а почему мы должны списывать на 91 счет, ведь правильнее учитывать на счетах затрат, т.е 44 (по статье непринимаемые в целях налогообложения).
я вот в сомнениях какой счет использовать для непринимаемых в целях НУ. Если списывать на 91, то он не отражает статьи расхода и ст.з БУ некорректны такие проводки..
подскажите плиз

[Искорка]

а почему мы должны списывать на 91 счет

Maddan предлагает вам отразить реализацию перерасхода ГСМ работнику.

[Тоня]

какой счет использовать

Списываете именно топливо, потраченное на личные поездки? Я б тоже 91 использовала имхо , нет здесь расходов по обычным видам деятельности. Вот если б просто перерасход нормативов...

[natashasmile]

я имею виду, когда в производственных целях, списывается сверхлимитные расходы., а не в личных целях работнику

[natashasmile]

Списываете именно топливо, потраченное на личные поездки? Я б тоже 91 использовала имхо , нет здесь расходов по обычным видам деятельности. Вот если б просто перерасход нормативов...

если в личных целях, так это реализация и начислением НДС или за счет собственных средств, тогда если я правильно понимаю, на 91непринимые в целях НУ

[natashasmile]

я хочу понять. если я не веду ПБУ 18:
1 то рассчитывать разницы я не должна
2 начислять расходы по БУ на счетах затрат а не 91, а для НУ на этих же счетах отражать вид расхода-непринимаемые и тогда 1с будет считать налог на прибыль и правильно заполнять декларацию

правильно или нет??

[Искорка]

если я не веду ПБУ 18:
1 то рассчитывать разницы я не должна

Да.

2 начислять расходы по БУ на счетах затрат а не 91

Да. А для НУ вести налоговые регистры.

так это реализация и начислением НДС или за счет собственных средств, тогда если я правильно понимаю, на 91непринимые в целях НУ

Вы хотите еще налог на прибыль заплатить?

[natashasmile]

что-то я совсем запуталась с бензином в личных целях,

Искорка, вот у меня квитанция на покупку бензина с выделенным НДС, счет-фактуру есте-но нет. Эта поедка была в производ целях и в пределах норм. НДС выделенный в чеке - я должна на 91 отнести и не уменьшает нбазу по прибыли. Верно???

[Тоня]

Верно.

[Искорка]

НДС выделенный в чеке - я должна на 91 отнести и не уменьшает нбазу по прибыли. Верно?

Да.

[natashasmile]

спасибо за помощь
извините за ошибки, тороплюсь

[natashasmile]

в командировку сотрудник был направлен на авто. По бензину он отчитался и с проводками по бензину, я разобралась
вот командировочные... командировочные-700р. 3 дня командировка
44 71 100р в пределах нормы
44 71 1800р суточные (неприним) не используем 91сч (неприним)ндфл с 1800р не считаем.

правильно??

[Тоня]

НДФЛ вы вообще не считаете, вы ж в норматив в 700 руб/сутки уложились.

[natashasmile]

так поэтому и пишу, что с ни 300р ни с 1800р - не считаем
а по суточным правильные проводки