Штатное расписание-как оформить?

[Танич]

Уважаемые коллеги! Помогите новичку! Ни разу в жизни не заполняла штатное расписание...Сниньте кто-нибудь образец!!! Пожалуйста!!!

[НВ1961]

Вот тут возьмите бланк:
http://mvf.klerk.ru/blank/b002.htm

[Танич]

Спасибо, конечно, за бланк, но он у меня уже имеется...Возможно, я неправильно сформулировала свой вопрос...Я просила уже заполненное штатное расписание. Помогите!!!

[jul-2000]

Танич, что конкретно вызывает сложности?

[Танич]

Сложности вызывает все! Я не кадровый работник, я - бухгалтер! Но так сложились обстоятельства, что этим пришлось заниматься мне! В нашей фирме вообще нет никаких документов: ни кадровых, ни каких либо других... Бухгалтерию я вроде привела в порядок... А вот с документооборотом никак не могу... А завтра налоговая на "ковер" вызывает по поводу з/п, потребовали, чтобы штатное расписание захватили. А я не знаю, как его заполнять: что за структурные подразделения, где брать их коды, когда оно утверждается и какой номер приказа должен быть? В общем, ПОМОГИТЕ, утопаю в незнании...

[jul-2000]

что за структурные подразделения

Обычно в фирме существуют отделы, департаменты или что-то аналогичное. Это и есть структурные подразделения. В принципе, может и не быть, просто это не очень красиво. Кстати, если вы бухгалтер, то эти самые структурные "вылезают" во многих документах, например, по ОС...)

где брать их коды

можете не заполнять

когда оно утверждается

и

какой номер приказа должен быть

- внутреннее дело фирмы.
Обычно - с момента создания фирмы утверждается ШР и с каждым изменением - типа новое.
ps: В ТК вообще нет такого слова как ШР, оно только в унифицированных формах. Т.е. по большому счету ШР вообще может не быть на фирме. А если есть, но заполнено типа неправильно - наказать никто не может.

[Танич]

Спасибо огромное!

А вот с документооборотом никак не могу...

По этому поводу ничем не поможете? Ссылки какие-нибудь...

[Natasel]

В "Консультанте" есть хорошая статья

КАК СОСТАВИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Унифицированная форма штатного расписания используется уже не один год. Однако все еще возникает много вопросов по ее применению. Рассмотрим самые важные из них.

Можно ли обойтись без штатного расписания

Штатное расписание - локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его подготовки применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Напомним, что указанным документом установлены формы первичных документов, то есть документов, на основе которых компании ведут бухучет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Однако штатное расписание для этих целей не используется. Поэтому оно не является первичным документом, наличие которого обязательно для любой организации. А значит, форма N Т-3 носит только рекомендательный характер. Именно к такому выводу приходит большинство компаний, которые решают для себя отложить на потом или отказаться от составления штатного расписания. Разберемся, правы ли они.
Ни один законодательный акт не устанавливает обязанности работодателя вести штатное расписание. В Трудовом кодексе оно только упоминается. В ст. ст. 15 и 57 трудовая функция сотрудника определена как работа "по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы...". Однако это не означает, что организации такой документ не нужен.
....

[Natasel]

На практике штатное расписание - один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отказ от составления штатного расписания может повлечь и другие проблемы. Например, в случае, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.
Напомним, что при сокращении штата работодатель обязан предложить сотрудникам другие рабочие места (ст. 180 ТК РФ). Работников можно уволить только в том случае, если в организации нет вакансий или сотрудники отказались переходить на другую работу. Однако доказать, что в организации не было свободных мест, без штатного расписания невозможно. Вероятнее всего суд примет решение в пользу работников и восстановит их на работе. А работодателя обяжет возместить им моральный ущерб и выплатить заработную плату за время вынужденного прогула. Кроме того, с работодателя может быть взыскан штраф.
Таким образом, чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание. А вот по какой форме его составлять - рекомендательной или адаптированной под нужды организации - работодатель решает самостоятельно. На наш взгляд, более оправданно применение формы N Т-3, поскольку в ней уже присутствуют все необходимые реквизиты.

Составляем штатное расписание

Заполним форму N Т-3. В ней 10 граф, к которым можно добавлять новые. А вот исключать какие-либо из них запрещено (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.
Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо указывать и полным, и сокращенным.
Зачастую возникает путаница с тем, какие даты указать в строке "на период ____ с "____" ______________ 200__" и в графе "Дата составления". В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором - число, когда фактически составлено штатное расписание.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке "Утверждено приказом организации от "____" ______________ 200__ N __".

Образец приказа об утверждении штатного расписания

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ "Рассвет" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 15/шр ¦
¦ об утверждении штатного расписания ¦
¦ ¦
¦ 27 декабря 2006 г.¦
¦ ¦
¦ Приказываю утвердить штатное расписание на 2007 г. с ¦
¦января 2007 г. ¦
¦ Приложение N 1: штатное расписание N 1/шр от 25.12.2006. ¦
¦ ¦
¦ Сорокин ¦
¦ Генеральный директор ООО "Рассвет" ------- С.Н.Сорокин¦
¦ ¦
¦ 27.12.2006 ¦
L-----------------------------------------------------------------

Рассмотрим заполнение табличной части формы N Т-3.

Структурное подразделение

Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.
В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела - финансовый и бухгалтерия. Если код департамента - 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

Должность (специальность, профессия),
разряд, класс (категория) квалификации

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т.д.
Обратите внимание: по ст. 57 ТК РФ в том случае, если "с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений", наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:
- Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367);
- Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Количество штатных единиц

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Указания Госкомстата России).
Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.
При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.
Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 "Количество штатных единиц" будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один - на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 штатной единицы.

Примечание. Правила составления штатного расписания для филиалов
Когда организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые штатные единицы.
Начнем с того, что филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае штатное расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию штатного расписания или выписку из него.

Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).
При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах - то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со ст. 22 Трудового кодекса работодатель обязан "обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности".
В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.
Наш совет: если в вашей организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулируйте их заработную плату с помощью надбавок.

Надбавки

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:
- на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать ("северные" надбавки, надбавки за ученую степень);
- утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).
Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например 10% для "северной" надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.
Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.
Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение). Образец приказа смотрите на с. 118.

[Natasel]

На практике штатное расписание - один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация - от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

[Natasel]

Когда зарплата работников - тайна

Часто бывает, что в организации не принято открыто говорить о том, какую заработную плату получает каждый работник. Но как можно скрыть этот факт, если каждый сотрудник обязан ознакомиться под личную подпись со штатным расписанием при любом его изменении?
Все же из этой ситуации есть выход. Автор считает, что изначально стоит указывать конкретные размеры окладов в трудовых договорах (а не "оклад согласно штатному расписанию"). Тогда вам не будет грозить разглашение тайны. Если же у вас не заведено прописывать размер зарплаты в трудовых договорах или вы не хотите этого делать, тогда вы можете предъявлять не все штатное расписание, а только выписку из него

[Scarlett2000]

А если премии у всех из месяца в месяц меняются, по усматрению ген. директора, то как это закрепить в ШР?????

[Julast]

... Если же у вас не заведено прописывать размер зарплаты в трудовых договорах или вы не хотите этого делать ..

Как это? Ведь сейчас обязательно указывать в трудовых договорах размер оклада.

[Неанонимный Аноним]

А если премии у всех из месяца в месяц меняются, по усматрению ген. директора, то как это закрепить в ШР?????

В ШР есть графы "Надбавки", сделайте вилку и все

[Scarlett2000]

Оклад указан, как в штатном расписании, так и сприказе о приеме на работу. Я говорю про премии!!!!!!!!! что тут делать???

[Неанонимный Аноним]

Оклад указан, как в штатном расписании, так и сприказе о приеме на работу. Я говорю про премии!!!!!!!!! что тут делать???

Вопрос, как прописать премии в ШР? в графе надбавки пропишите для должности вилку премий и все. А можете и не писать. а устанавливать премии за период локально приказом руководителя. В этом случае нет надобности их прописывать ни в штатном, ни в договоре.

[Natasel]

... Если же у вас не заведено прописывать размер зарплаты в трудовых договорах или вы не хотите этого делать ..

Как это? Ведь сейчас обязательно указывать в трудовых договорах размер оклада.

Копировала выдержку статьи аудитора.
Мне самой интересно, что имелось в виду.

[Scarlett2000]

То есть как я поняла, в штатном расписании указывать только должности и оклады и тарифы. А премии назвачать согласно приказу о премиях ежемесяцно??? Правильно ли я поняла??? и это будет без нарушение???

[Неанонимный Аноним]

Правильно, нет, нарушением не будет

[Scarlett2000]

ВАУ!!! Супер!! большое спасибо!!!! а то тут голову ломали!!!

[Неанонимный Аноним]

Пожалуйста

[Julast]

Копировала выдержку статьи аудитора.
Мне самой интересно, что имелось в виду.

Аудиторы тоже разные бывают

[Аноним]

Поднимаю старую тему.

Я в первый раз заполняю ШР. И не знаю, надо ли вписывать куда-нибудь соцпакет? у нас это оплата телефона, питания и проезда, а именно, 8000 рублей?

[Лёха]

Это пишется в трудовом договоре, а не в ШР

В идеале, прежде чем внести такие условия в трудовой договор, прописать бы это вещи в ЛНА.
Возможны варианты.
1. в положении об оплате труда (весьма монументальный труд).
2. в небольших Правилах, например, компенсации расходов на мобильную связь. Пишем, что работникам на некоторых должностях компенсируются расходы на мобильную связь (можно вписать ГСМ и амортизацию личного а/т в рабочих целях ... и прочее )
Дальше - приложение к Правилам с перечнем таких должностей и размером компенсаций.

[Аноним]

Что писать "штат в колличестве _ человек", если всего 6чел, но 5 на 0,5 ставки?

[YUM]

Что писать "штат в колличестве _ человек", если всего 6чел, но 5 на 0,5 ставки?

"человеков" в ШР нет и быть не может! Только количество ставок. Потому как ставку можно делить на части, а вот "человеков" проблематично.

[Аноним]

Ещё вопрос...

вот рекомендуют отразить в ШР вакантные должности..
а как это правильно сделать???

Вот я сейчас делаю ШР от 01.04.2008 (кхе-кхе)
и я знаю, что с мая у нас будет на 4 торговых представителя больше.

так мне в ШР написать на 4 торговых больше... и вписать тарифную ставку на вакансии и в общую сумму зар.фонда их уже посчитать ???
сорри, за глупый вопрос... ну не кадровик я

[YUM]

Штатное расписание составляется на должности , а не на людей.В связи с этим, указываете те должности и то количество единиц по ним, которое требуется. Вы ж не будете платить мифическим "единицам". Так что их наличие в ШР ни к чему не обязывает.
Вакантные должности, это те должности , на которых нет реальных работников. В советские времена с ними боролись.Сокращали каждый год. Вводили заново, потому как надо было соблюдать разные пропорции внутри ШР. Сейчас этого никто не требует. Можете иметь хоть роту вакансий. Бумага все стерпит.Разумеется в любое время можно внести изменения в ШР: добавить, убавить переназвать...Но если Вы заранее знаете, что понадобятся работники в следующем месяце, или через два, а ШР делаете сейчас, то чего ж не ввести должности заранее? Чтоб потом не пределывать.

[Аноним]

Вы ж не будете платить мифическим "единицам". Так что их наличие в ШР ни к чему не обязывает.

Огромное спасибо! теперь вопросов нет.

[Mousy]

за руководителя кадровой службы может подписаться ГБ?....и какую должность указать-ГБ?