Путевой лист и приобретение бензина за пределами рабочего дня

[ZL]

Читали?

"Московский налоговый курьер", 2006, N 19

Вопрос: Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), произведенные за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, в том числе в выходные дни?

Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО
от 19 июня 2006 г. N 20-12/54213@

В зависимости от назначения используемого транспорта расходы организации на приобретение ГСМ могут учитываться либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ, либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Однако независимо от их квалификации расходы на приобретение ГСМ должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которым расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которые в соответствии с законодательством РФ имеют право утверждать порядок составления и формы первичных документов для оформления хозяйственных операций.
На основании п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Так, в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для оправдательных документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, установлены определенные обязательные реквизиты. Такими реквизитами являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей.
В разд. 1 "По учету работы строительных машин и механизмов. Путевой лист строительной машины (форма N ЭСМ-2)" определено, что форма N ЭСМ-2 применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу.
Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик или машинист.
Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. Рекомендуется применять коды простоев, приведенные в форме N ЭСМ-1.
Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, а также должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.
Согласно разд. 2 "По учету работ в автомобильном транспорте. Путевой лист легкового автомобиля (форма N ЭСМ-3)" указанный путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание более одних суток (смены).
Обратите внимание: в путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Таким образом, предусмотренные указанным выше Постановлением Госкомстата России формы путевых листов в обязательном порядке применяются автотранспортными организациями.
Что касается остальных организаций, то на основании Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
При этом первичные документы должны быть составлены таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Согласно указанному выше Письму Минфина России путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.
Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике, как того требует п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации".
В соответствии со ст. 91 ТК РФ рабочее время - время, в течение которого работник согласно правилам внутреннего трудового распорядка организации и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые на основании закона и иных нормативных правовых актов относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа). Так сказано в ст. 97 ТК РФ.
Согласно ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа - работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
При этом работодатель обязан обеспечить точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником.
Режим работы организации определяется правилами внутреннего распорядка.
В ст. 189 Трудового кодекса РФ определено, что правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
При этом в ст. 190 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель утверждает правила внутреннего трудового распорядка организации с учетом мнения представительного органа работников организации.
Таким образом, для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня в целях налогообложения прибыли необходимо наличие как документов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели, так и оформленных в соответствии с установленными требованиями путевых листов, а также утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.

И.о. заместителя
руководителя Управления
В.Г.Исаев


Я, собственно, хотела спросить, как это организовано у вас и вообще, насколько данное письмо соответствует НК, по-вашему.

[Ksu78]

У нас автотранспортное предприятие. Используются сдельные и повременные п/л, ведется учет свехурочных часов, производится доплата в соответствующем по законодательству размере. Есть доп. соглашение к трудовым договорам о сверхурочных. каждый месяц оформл-ся справка бухгалтера с расчетом и приказ ген. дир. о выплате.
На счет приобреитения топлива: закупаем по б/налу, чеки водители у нас многие не приносят, нам достаточно накладной и с/ф на талоны, а в них время заправки не указано. Тем более, что право собственности на талоны у нас переходит в момент передачи талонов.
По поводу путевых листов: у нас по 8-10 пунктов разгрузки по каждому, ест-но места на все не хватает прописать адреса. Пишем: по адресам, указанным в ТТД и прикладываем ТТН.

[ZL]

Ksu78, вам проще. У вас

автотранспортное предприятие

А у нас нет. Ну что написать в путевом листе машины гендиректора? Она ездит куда угодно и когда угодно. Поэтому в путевом листе мы пишем "по назначению" или "по указанию".
И потом я не хочу соглашаться с фактом, что обоснованием расходов на ГСМ может быть собственноручная запись предприятия, что машины ездят к Путину или Лужкову на переговоры.
Что эта собственноручная запись может на самом деле доказать? Бред.
Машина служебная, следовательно, все поездки служебные. Мы же не доказываем, что все пачки бумаги, выписанные со склада, используются для печати регистров, платёжек и т.п., а не последнего романа Лукьяненко?
Да, в НК написано, что расходы д.б. обоснованы. Но что они д.б. обоснованы собственными записями - имхо, это их домыслы, основанные на обычаях документооборота с постсовковых времён.
У нас приказом запрещено использование авто в личных целях. И всё - тогда все поездки точно становятся служебными )))

Что думаете? У вас то как?

[ilay]

Ksu78, вам проще. У вас

А у нас нет. Ну что написать в путевом листе машины гендиректора? Она ездит куда угодно и когда угодно. Поэтому в путевом листе мы пишем "по назначению" или "по указанию".
И потом я не хочу соглашаться с фактом, что обоснованием расходов на ГСМ может быть собственноручная запись предприятия, что машины ездят к Путину или Лужкову на переговоры.
Что эта собственноручная запись может на самом деле доказать? Бред.
Машина служебная, следовательно, все поездки служебные. Мы же не доказываем, что все пачки бумаги, выписанные со склада, используются для печати регистров, платёжек и т.п., а не последнего романа Лукьяненко?
Да, в НК написано, что расходы д.б. обоснованы. Но что они д.б. обоснованы собственными записями - имхо, это их домыслы, основанные на обычаях документооборота с постсовковых времён.
У нас приказом запрещено использование авто в личных целях. И всё - тогда все поездки точно становятся служебными )))

Что думаете? У вас то как?

Согласен с вами, кстати путевые листы оформляются только в случае, если управляет автомобилем ВОДИТЕЛЬ (штатный), на генерального директора ожно писать что то типа объяснтельных.
Я делаю путевки похожие на утвержденные, так как у меня еще есть авто во временном пользовании. Маршруты всегда примерно одни и те же, просто подгоняю под пробег.

[ZL]

Согласен с вами, кстати путевые листы оформляются только в случае, если управляет автомобилем ВОДИТЕЛЬ (штатный),

У нас штатный.

на генерального директора ожно писать что то типа объяснтельных.

Не поняла. Объяснительную в случае, если водитель не штатный? Что в объяснительной? Зачем она?

Маршруты всегда примерно одни и те же, просто подгоняю под пробег.

т.е. маршрут конкретный, пункт подачи, назначения, адрес? А время в путевом листе с 9-00 до 18-00 или реальное?

У нас время пишут реальное (например, с 7-00 до 23-00). Плюс маршрут не пишут, а пишут "по назначению", плюс есть путевые листы в выходные дни. Я боюсь, как бы мой ГСМ не выкинули из расходов на прибыль.

Люди добрые, а может, у кого есть что-то вроде правил внутреннего распорядка по служебным автомобилям или какая-нибудь методика по их эксплуатации в организации? Поделитесь, пожалуйста.

[kaso]

Маршруты всегда примерно одни и те же, просто подгоняю под пробег.

Ага, и я так же: Стоянка - офис (название улицы пишу). Офис - Стоянка. Часы подгоняю под рабочие, но если когда заправится в выходные, приходится писать: Стоянка - Автозаправка - Стоянка.