Нужно ли платить суточные при разъездном характере работы?

[Людмила Кнопа]

Добрый день! Мы ООО оказываем услуги спецтехники (транспортные услуги и услуги экскаватора) У водителей постоянная работа связана с разъездом они уезжают в другой город и работают там. В трудовом договоре прописала разъездной характер работы, сама компания оплачивает проживание и дорогу до объекта и обратно. Оплата у нас по окладу+бывает премия, но не всегда и не всем. Должны ли мы при такой разъездной работе выплачивать еще и суточные водителем или же оплата жилья и проезда достаточно? Входит ли это в обязанность или же по распоряжению руководителя?

[Татьяна-Васильевна]

Людмила Кнопа, отталкивайтесь от первичных документов, нормативки и текста в ЛНА. Давайте разбираться, хотя лучше бы спросить кадровика. Смотрим ТК ст.168, которая называется 168.1 Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характерр, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера. Читая СПС, я сделал вывод, что если сотрудник не успевает вернуться домой в этот же день, то ему полагаются суточные. Права я или нет (?)

[olga-osina]

У водителей постоянная работа связана с разъездом они уезжают в другой город и работают там.

они там несколько дней работают или вечером приезжают домой?
если несколько дней - это командировка

[olga-osina]

Что значит разъездной характер работы?
Разъездной характер работы — это условие, при котором сотрудник регулярно совершает поездки в пределах определённой территории и каждый день возвращается домой.

Обычно у такого сотрудника нет стационарного рабочего места, а постоянные разъезды — часть его должностных обязанностей.

Разъездной характер работы устанавливают, например, курьерам, торговым представителям, страховым агентам, водителям.

Условия разъездного характера работы прописывают в коллективном договоре или локальных нормативных актах.

[olga-osina]

С 1 января 2024 года не облагать НДФЛ и страховыми взносами можно только суточные в пределах норматива: 700 руб. - по РФ, 2500 руб. - заграница.
В организации утверждено Положение о разъездном характере, в котором указаны должности, а именно водители грузовых автомобилей. В трудовом договоре также указан разъездной характер работы.
Организация платит суточные водителям, если поездка составила более одного дня. НДФЛ и страховые взносы не начисляет с этих сумм.
Ограничения, вступающие в силу с 1 января 2024 года, по налогообложению НДФЛ и страховыми взносами суточных при разъездном характере работ распространяются в том числе и на водителей, которым установлен разъездной характер работы?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Ограничения, вступающие в силу с 1 января 2024 года, по налогообложению НДФЛ и страховыми взносами суточных при разъездном характере работ распространяются в том числе и на водителей, которым установлен разъездной характер работы.

Обоснование позиции:

С 2024 года вступят в силу поправки в Налоговый кодекс, касающиеся начисления НДФЛ и страховых взносов.

В частности, с 1 января 2024 года не подлежат налогообложению НДФЛ и страховыми взносами доходы в виде суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в размере не более 700 рублей за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) за пределами РФ (п. 28, п. 123 ст. 2, ч. 3 ст. 13 Федерального закона от 31.07.2023 N 389-ФЗ).

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом ТК РФ не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной (смотрите письма Минфина России от 27.07.2018 N 03-04-06/53068, от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482). Роструд и Минтруд России в письмах от 12.12.2013 N 4209-Т3 и от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185, от 18.09.2020 N 14-2/ООГ-15047 разъяснили, что разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения (за пределами) организации.

В рассматриваемом случае суточные, в соответствие с Положением о разъездном характере работы, выплачиваются в том числе водителям, если поездка составила более 1 дня. В трудовом договоре с водителями также прописан разъездной характер работы.

Следовательно, с 1 января 2024 года суточные, выплачиваемые водителям, которым установлен разъездной характер работ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только в пределах установленных лимитов, а именно в размере не более 700 рублей за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) за пределами РФ.

Напомним, что на сегодняшний день суточные сотрудникам с разъездным характером работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письмо Минфина России от 24.02.2021 N 03-04-06/12696). Несение таких расходов предполагает, что их фиксированный размер определяется заранее, отчитываться о расходовании этих средств дополнительно не требуется, достаточно документов, подтверждающих сам факт совершения поездки с проживанием вне места постоянного жительства (определение Нижегородского областного суда от 22.03.2022 N 33-2392/2022, постановление Девятнадцатого ААС от 08.02.2017 N 19АП-8434/16, постановление Девятнадцатого ААС от 08.02.2017 N 19АП-8434/16).

В заключение отметим, что в отношении налога на прибыль главой 25 НК РФ не установлено каких-либо нормативов признания данных расходов в налоговом учете, поэтому они могут учитываться в фактических суммах, установленных Положением о разъездном характере работы (Энциклопедия решений. Как учитываются в целях налогообложения прибыли выплаты при разъездном характере работы?).