Обязанность получить электронную подпись

[ЕВС]

Вправе ли работодатель обязать работника оформить его электронную подпись, если в обязанности работника входит отправка отчетов/ размещение сообщений/ информации/ работа в личных кабинетах организации и т.п на разных сайтах гос.органов или организаций. Если да, то как правильно это оформить?

[Natali Kr]

Вправе ли работодатель обязать работника оформить его электронную подпись, если в обязанности работника входит отправка отчетов/ размещение сообщений/ информации/ работа в личных кабинетах организации и т.п на разных сайтах гос.органов или организаций. Если да, то как правильно это оформить?

Что значит "обязать" оформить электронную подпись?
Вы хотите , чтобы он ее оплатил из своих средств? - Нет, заставить оплатить нельзя
Вы готовы оплатить ему из своих средств, а он категорически отказывается получать?
А что у него а должностной инструкции написано?

[ЕВС]

Конечно, за счет работодателя. Вопрос не в этом.
Но работнику нужно самому сходить ее оформить.
Например, в должностной инструкции работник оформляет такой-то отчет в гос.орган. Сейчас этот отчет сдается в эл. виде.Можно ли обязать работника оформить личную ЭП для сдачи отчета?

[Natali Kr]

Конечно, за счет работодателя. Вопрос не в этом.
Но работнику нужно самому сходить ее оформить.
Например, в должностной инструкции работник оформляет такой-то отчет в гос.орган. Сейчас этот отчет сдается в эл. виде.Можно ли обязать работника оформить личную ЭП для сдачи отчета?

Если вы говорите о стандартной отчетности, то требуется оформление КЭП в удостоверяющем центра. Если о какой -то специфической - то в нормативных документах этого органа должно быть прописана какая подпись и где оформляется (КЭП удостоверяющего центра, госключ и т.д.)
В данном случае в должностных обязанностях работника должна быть прописана ответственность за сдачу указанных отчетов своевременно.
После этого вы издаете приказ, что уполномачиваете работника сдавать указанные отчеты от лица вашей организации с помощью таких то технических средств.
в этом же приказе фиксируете - какие именно подписи для этого необходимо получить кто и когда это должен сделать (например, для тендерных площадок никуда ходить не надо чтобы получить ЭЦП)
Внутреннюю доверенность не забудьте оформить
Ну и все - теперь раз это его обязанности и вы обязали его подпись получить - то он должен это сделать - иначе это будет дисциплинарным проступком.
Правда, мне не совсем понятно, что значит "личную ЭЦП" - она и так всегда выдается конкретному человеку лично...
что вы здесь имеете в виду?

[ЕВС]

"личная" имеется в виду, что без привязки к организации.
Вроде, с 1 ян.23 года с привязкой к организации будут оформлять ЭП только директору.

[Январь]

Вроде, с 1 ян.23 года с привязкой к организации будут оформлять ЭП только директору.

Введение МЧД отложили до сентября 2023, так что подписи не ЕИО пока можно оформлять по старому (с привязкой к организации)
И скорее всего те госорганы, про которые вы пишете, сейчас просто не готовы работать с подписью физлица+МЧД

[ЕВС]

Спасибо за ответы.

До сентября 23, не до января 23?

И если даже не важно про какую ЭП идет речь - как работодателю лучше оформить: Дс к трудовому/ приказом?

[Natali Kr]

"личная" имеется в виду, что без привязки к организации.
Вроде, с 1 ян.23 года с привязкой к организации будут оформлять ЭП только директору.

во-первых, до МЧД как до Луны пешком. с 1 января их перенесли на 1 сентября. возможно перенесут и дальше, потому что не готовы сами органы, причем технически не готовы. а я сильно сомневаюсь, что через год техническая оснащенность ихъ станет лучше.
во-вторых, если вам надо сдавать отчеты сейчас - почему вы волнуетесь о том, что будет 1 января или 1 сентября?
в-третьих, технически схема будет та, же что я и описала. только вместо бумажной доверенности будет машиночитаемая.
Я перестала понимать в чем проблема....
- В том что сотрудник отказывается вообще получать КЭП?
Почему вы не можете его обязать, если это его должностные обязанности?
- Вы хотите, чтобы она была без привязки к организации, а сотрудник против получения личной?
а в чем принципиальная разница?
вы понимаете, что организация все равно должна "разрешить" сотруднику что либо подписывать от ее имени?
Ну тот факт что лично у меня есть физическая подпись не позволяет же мне подписывать трудовые договора от имени организации, например. верно? даже если я имею к ним доступ.
с ЭЦП - также . Организация должна уполномочить сотрудника - приказом и доверенностью.

[Январь]

До сентября 23, не до января 23?

До 1 сентября 2023

[Natali Kr]

Спасибо за ответы.

До сентября 23, не до января 23?

И если даже не важно про какую ЭП идет речь - как работодателю лучше оформить: Дс к трудовому/ приказом?

Что оформить?

[ЕВС]

"Личная -не личная"- это не мой вопрос, это было просто уточнение на один из вопросов пользователей.
Вопрос в том, что да работники отказываются получать ЭП.
Как их обязать? что оформить: ДС к трудовому договору или приказ?

[Январь]

что оформить: ДС к трудовому договору или приказ?

Должностная инструкция есть? Там что написано про отправку отчетности?
Звучит странно. Работник должен забивать гвозди, но отказывается получить молоток...

[Natali Kr]

"Личная -не личная"- это не мой вопрос, это было просто уточнение на один из вопросов пользователей.
Вопрос в том, что да работники отказываются получать ЭП.
Как их обязать? что оформить: ДС к трудовому договору или приказ?

Я же вам описала алгоритм.
Если есть приказ по основной деятельности, который разъясняет как именно должны исполняться должностные обязанности....
То надо взыскание объявлять за отказ выполнять свои обязанности.
Простой по вине работника....
Увольнять в конце концов....
а почему они отказываются то?

[Марьяна-бух]

что да работники отказываются получать ЭП.
Как их обязать?

т.е. от имени организации и по данным/цифрам фирмы, возможно не совсем или вообще от фонаря взятых, работник должен от своего имени электронной подписью оформлять/заверять/отправлять отчеты в госорганы? А, те в свою очередь будут выставлять претензии/штрафы именно этому работнику, он же подписывает/удостоверяет/отправляет эти данные организации, а не руководству фирмы, которое получается к этому отчету/информации не имеет отношения, т.к. ЭП принадлежит работнику. Сейчас работник значится как исполнитель/подписант, а будет заверять . Так? Уровень ответственности другой, поэтому и не хотят получать и правильно делают.
Пишите везде, что работник не несет никакой ответственности за достоверность предоставленных сведений, за это отвечает руководство, тогда возможно будут получать ЭП.

[Над.К]

А, те в свою очередь будут выставлять претензии/штрафы именно этому работнику, он же подписывает/удостоверяет/отправляет эти данные организации,

Он вообще-то действует по доверенности, от имени организации а не сам лично.

Уровень ответственности другой, поэтому и не хотят получать и правильно делают.

Не нравится работа, пусть увольняются. Каким образом вы предлагаете подписывать документы, если подпись будет одна у гендиректора на все электронные документы в организации? Маркировка, Меркурий, отчетность, всякие сведения во все возможные органы чаще всего уже требуют ЭЦП. А впереди, например, электронные транспортные накладные. Директор будет бегать к каждой машине подписывать документы?

[Марьяна-бух]

Каким образом вы предлагаете подписывать документы, если подпись будет одна у гендиректора на все электронные документы в организации?

А как сейчас делается? у каждого есть своя ЭЦП ?

[Январь]

у каждого есть своя ЭЦП ?

Вообще то, да. Иные варианты как бы незаконны

[Natali Kr]

А как сейчас делается? у каждого есть своя ЭЦП ?

Вообще то да. у каждого ЭЦП, привязанная к ИНН организации. Приказ и доверенность на подписание определенных документов или отчетности. А вы не знали?

[ЕВС]

Кому интересно - ответ онлайн инспекции

Вопрос:
Вправе ли работодатель обязать работника оформить его электронную подпись, если в обязанности работника входит отправка отчетов/ размещение сообщений/ информации/ работа в личных кабинетах организации и т.д. и т.п на разных сайтах.

Ответ:
Нет, работодатель не вправе требовать от работника оформить электронную подпись, если работник не принял на себя такой обязанности, заключая трудовой договор.
Если такая обязанность предусмотрена, работодателю рекомендуется вручить работнику письменно оформленное требование о получении им электронной подписи.

[ZZZhanna]

Если такая обязанность предусмотрена, работодателю рекомендуется вручить работнику письменно оформленное требование о получении им электронной подписи.

что, собственно, вам и ответили здесь три дня назад.

[Январь]

ЕВС, ну вот если должностными обязанностями предусмотрены "обязанности работника входит отправка отчетов/ размещение сообщений/ информации/ работа в личных кабинетах организации и т.д. и т.п на разных сайтах.", то как он может их исполнять без ЭЦП? Получается, что подписавшись под исполнение обязанностей вообще, подписался и на оформление ЭЦП.

[ЕВС]

Работа на сайтах, в личных кабинетах, отправка отчетов и т.п. в первую очередь предполагает использование ЭП руководителя организации. РАбник сделает отчет и положит его на стол руководителю- отправляй. И не хочет ехать (нужно в другой город) получать СВОЮ ЭП.
Вопрос в том, обязан или нет.
Инспекция считает, что "обязанность получить ЭП" является отдельной обязанностью. И она должна быть или в трудовом или в должностной

[ZZZhanna]

И не хочет ехать (нужно в другой город)

это оформляется командировкой. Работник отказывается ехать в командировку по приказу руководителя и выполнять часть своих обязанностей?
И он считает, что ему пойдут навстречу и он будет работать на том же самом месте за ту же зарплату долго и счастливо?

[ЕВС]

Вы не поняли что ли?
Сначала нужно обязанность по получению эл. подписи НА СВОЕ ИМЯ внести в должностную или в трудовой (саму по себе).
Т.к. свои должностные он выполнит (например, отчет) и отдаст директору, чтобы тот за своей ЭП отправил.

[Аноним]

свои должностные он выполнит (например, отчет) и отдаст директору

а это разве равно этому:
отправка отчетов/размещение сообщений/ информации/ работа в личных кабинетах организации и т.д.?

выполнит - это когда разместит/отправит и т.д., а не кому-то другому на стол положит

[Индрек]

свои должностные он выполнит

у него обязанность составлять отчёты?
или всё же размещать/сдавать отчёты?

[Январь]

Работа на сайтах, в личных кабинетах, отправка отчетов и т.п. в первую очередь предполагает использование ЭП руководителя организации.

Это если руководитель там работает. А если он для этих целей нанял специального человека, то этот человек и работает, и подписывает. Подписывать он может только своей ЭЦП

РАбник сделает отчет и положит его на стол руководителю- отправляй.

Это не работа на сайтах и т.п. Это подготовка отчета

[Над.К]

Работа на сайтах, в личных кабинетах, отправка отчетов и т.п. в первую очередь предполагает использование ЭП руководителя организации.

Она предполагает подписание документов лицом, уполномоченным на это организацией. Вы сами не понимаете, что руководитель не может за всех все подписывать? Он что, должен бегать между компьютерами сотрудников с токеном? А если работа одновременно в нескольких ЛК, требующих ЭЦП, вы как предполагаете работать компании?
Не нравится работа, значит человек может уволиться. В чем проблема? Только на другой работе почти наверняка будет тоже самое.

[Natali Kr]

Вы не поняли что ли?
Сначала нужно обязанность по получению эл. подписи НА СВОЕ ИМЯ внести в должностную или в трудовой (саму по себе).
Т.к. свои должностные он выполнит (например, отчет) и отдаст директору, чтобы тот за своей ЭП отправил.

Простите, а вот когда не было ЭЦП..... взяли вы работника отчеты подготавливать, внутренние нормативные документы..... Он мог отказаться подписывать их своей физической подписью?
Нету мол этого в моих ДИ.... где написано, что я подготовленный документ должен своей подписью подписывать? у меня ручки болят.....
Смешно?
ЭЦП - аналог физической. Ну не может он отказаться ею подписывать, если его обязанность готовить документы.
Вы как работодатель обязаны ему обеспечить ЭЦП оплатить и т.п.
Приказ издать что теперь вот эти вот ДИ выполняются вот так вот - с помощью ЭЦП

ЗЫ
я вообще не понимаю зачем работнику куда то ехать за ЭЦП? у вас в населенном пункте ни Контура, ни Сбисса, ни 1С нет? Сбербанк тоже не обнаружил ваш удаленный населенный пункт?
Все они имеют удостоверяющие центры и минимум двое из них делают ЭЦП чисто по заявке с фото с паспортом....
Не найдете в своем городе - поищите на просторах интернета в более крупном.....
мне напишите в личку - я вам дам телефон - сделают вам эцп дистанционно