Срок ознакомления с кадровыми документами

[Natali Kr]

Коллеги, у меня следующий вопрос.
При переходе организации на кадровый электронный документооборот мы посылаем сотруднику электронные документы для ознакомления в его личный кабинет.
В нем сотрудник может посмотреть документ и нажать кнопку "ознакомлен". Однако, эту кнопку он может и не нажать.....
Наверное, может из принципа и вообще в личный кабинет не заходить (ну помните как были герои не получающие на почте заказные письма).
Если прописать в нормативных документах, что сотрудник обязан в течение 3 рабочих дней знакомиться с присланными ему электронными документами, будет ли это основанием считать, что сотрудник уведомлен должным образом даже если он кнопку "ознакомлен" не нажал?
Понимаю, что сейчас электронный документооборот пока зона неясностей....
Но буду благодарна за мнения с обоснованиями.
Если у кого то будут аналоги из гражданского права - буду благодарна вдвойне

[Аноним]

на кой кадровые документы в личный кабинет? принципиально не хожу в личный кабинет, т.к. услуги сомнительного качества, а вот в карман залезут по полной программе.

[Natali Kr]

на кой кадровые документы в личный кабинет? принципиально не хожу в личный кабинет, т.к. услуги сомнительного качества, а вот в карман залезут по полной программе.

Лично мне кажется, что вы вопроса вообще не поняли. Но высказались.... да.... главное ответили и по теме.

[belaw]

Если прописать в нормативных документах, что сотрудник обязан в течение 3 рабочих дней знакомиться с присланными ему электронными документами, будет ли это основанием считать, что сотрудник уведомлен должным образом даже если он кнопку "ознакомлен" не нажал?

.
я бы посоветовала посмотреть в ТК, в каких случаях работник обязан знакомиться с документами. У работодателя есть обязанность ознакомить работника. А вот с корреспондирующей обязанностью работника сложнее.
3 рабочих дня - надеюсь, у вас указано, что это рабочие дни работника. Во время отпуска или больничного он работодателю ничем не обязан
Спорный момент - дата получения. Как вы будете доказывать дату получения, если хотите установить срок ознакомления? Разве работник ежедневно обязан проверять ЛК? Поэтому необходимо рассмотреть вариант уведомления о направлении сотруднику электронных документов (мессенджер, смс и т.п.) или техническое подтверждение просмотра.
Получается очень громоздкая и сложная система.

Если у кого то будут аналоги из гражданского права - буду благодарна вдвойне

Формулировка нужна по Вашему описанию? можно так:
"Работник считается ознакомленным с электронным документом по истечении трёх дней с даты направления (получения) электронного документа"
Но это очень и очень спорно.

[Индрек]

Разве работник ежедневно обязан проверять ЛК?

ну если в правилах прописать, то обязан будет же.
у нас в правилах прописано, что корпоративную почту обязан просматривать хотя бы дважды в рабочий день

[Natali Kr]

.
я бы посоветовала посмотреть в ТК, в каких случаях работник обязан знакомиться с документами. У работодателя есть обязанность ознакомить работника. А вот с корреспондирующей обязанностью работника сложнее.
3 рабочих дня - надеюсь, у вас указано, что это рабочие дни работника. Во время отпуска или больничного он работодателю ничем не обязан
Спорный момент - дата получения. Как вы будете доказывать дату получения, если хотите установить срок ознакомления? Разве работник ежедневно обязан проверять ЛК? Поэтому необходимо рассмотреть вариант уведомления о направлении сотруднику электронных документов (мессенджер, смс и т.п.) или техническое подтверждение просмотра.
Получается очень громоздкая и сложная система.


Формулировка нужна по Вашему описанию? можно так:
"Работник считается ознакомленным с электронным документом по истечении трёх дней с даты направления (получения) электронного документа"
Но это очень и очень спорно.

В этом и состоит суть вопроса.
Есть сервис для кадрового ЭДО (пересылки кадровых документов). Сервис отправляет работнику документ - работник видит, что документ пришел - можно настроить пуш-уведомления, можно смс, можно почту. Установить дату отправки и дату прихода в сервис - нет проблем.
Но надо, чтобы работник
1. зашел в сервис
2. нажал кнопку "подписать"
Тогда документ прям совсем юридически значим.
а если работник не заходит в сервис? а если с документом знакомится - но не отклоняет его и не подписывает?
Будет ли достаточно прописать в ПВТР, что работник обязан заходить в сервис не реже 1 раза в свой рабочий день и знакомиться там с представленными доками.
И в случае, если документ не будет отклонен с мотивированным обоснованием сотрудник считается ознакомленным должным образом?

[belaw]

В этом и состоит суть вопроса.

И в случае, если документ не будет отклонен с мотивированным обоснованием сотрудник считается ознакомленным должным образом?

Вы же сами ответили на свой вопрос:

Понимаю, что сейчас электронный документооборот пока зона неясностей....

поэтому сейчас можно только обсуждать и максимально подстраховываться

ну если в правилах прописать, то обязан будет же.

нет конечно. ПВТР не должен противоречить ТК. А написать можно всё что угодно.

у нас в правилах прописано, что корпоративную почту обязан просматривать хотя бы дважды в рабочий день

пока это не повлекло значимых правовых последствий и никто не оспорил, действует.

а если работник не заходит в сервис? а если с документом знакомится - но не отклоняет его и не подписывает?

тут аналогию надо искать не в гражданском праве, а в трудовом. Если работник не подписывает кадровый документ, то работодатель составляет акт об отказе в подписании.
Может быть пойти по этому пути. Может быть рассмотреть вариант с техническим подтверждением, что работник просмотрел (пролистал до конца) документ

нажать кнопку "ознакомлен".

нажал кнопку "подписать"

это разные вещи. Ознакомлен не означает согласен. А проставление подписи зависит от содержания документа.

Будет ли достаточно прописать в ПВТР, что работник обязан заходить в сервис не реже 1 раза в свой рабочий день и знакомиться там с представленными доками.

не вижу ничего противоречащего ТК РФ, что работник обязан просматривать документы. Вот только нарушение этого порядка не будет означать, что работник ознакомлен. Можете выговор объявить. Но с кадровыми документами его не ознакомили.
Возможно, что сложится практика, где направление работнику документов будет равно ознакомлению. Но пока этого нет.

[Natali Kr]

Вы же сами ответили на свой вопрос:



поэтому сейчас можно только обсуждать и максимально подстраховываться


нет конечно. ПВТР не должен противоречить ТК. А написать можно всё что угодно.

пока это не повлекло значимых правовых последствий и никто не оспорил, действует.


тут аналогию надо искать не в гражданском праве, а в трудовом. Если работник не подписывает кадровый документ, то работодатель составляет акт об отказе в подписании.
Может быть пойти по этому пути. Может быть рассмотреть вариант с техническим подтверждением, что работник просмотрел (пролистал до конца) документ




это разные вещи. Ознакомлен не означает согласен. А проставление подписи зависит от содержания документа.

не вижу ничего противоречащего ТК РФ, что работник обязан просматривать документы. Вот только нарушение этого порядка не будет означать, что работник ознакомлен. Можете выговор объявить. Но с кадровыми документами его не ознакомили.
Возможно, что сложится практика, где направление работнику документов будет равно ознакомлению. Но пока этого нет.

спасибо. Буду думать дальше

[belaw]

Появился в Консультанте ответ на ваш вопрос, автор специалист ГИТ. Посмотрите
Резюме - неправомерно, т.к. ухудшает положение работника по сравнению установленным ТК. Подробно на примерах рассмотрено. Выкладывать не буду, думаю, что найдёте. Рассматривается по аналогии с порядком ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ.

В каких-то фразах прям совпадает с тем, что я Вам написала. Приятно, конечно. С другой стороны, лучше бы какой-то компромиссный вариант. А так получается, что ЭДО есть, но работодатель должен бегать за работником с бумагой за подписью.
Там, кстати, рекомендация, чтобы ввести порядок, который бы не ухудшал положения работника... нда

Может, ввести согласие работника на ознакомление по ЭДО? Но обязательно нужен механизм уведомления работника о невозможности ознакомления (по техническим причинам и т.п.) и возможностью отзыва такого согласия. Надо защитить права ваших работников!