Обязательны ли заявления?

[Индрек]

Коллеги, подскажите, пожалуйста:
на выдачу справок (о зарплате, об удержаниях, 2-НДФЛ и т.д.) обязательно работник должен подавать письменное заявление? (на бумаге и с личной подписью)

Уточню/дополню вопрос:
можно ли это требовать по электронной почте или через мессенджер и т.п.?

[GSokolov]

Да, справки о работе - по письменному заявлению работника (ст. 62 ТК РФ). Другие способы могут быть оговорены в ЛНА организации с учётом безопасности обмена информацией.

[Индрек]

GSokolov, спасибо большое!

[Индрек]

возник ещё вопрос:
если работник пишет требования выдать ему такие документы по электронной почте или через мессенджер и т.п., то обязательно ли надо ему ответить, что необходимо подать нормальное письменное заявление?

просто игнорировать (не обращать внимания) нельзя?

[GSokolov]

Тут проблема в истинности намерений как работника, так и работодателя. Вы как работнику будете отдавать справки, тоже через мессенджер? Но тогда невозможно подтвердить подлинность этого документа и эта бумажка (копия) ничего не будет стоить. Забирать документы работнику придётся всё равно подлинные с подлинными подписями и печатями. Вот и предупредите его об этом и о необходимости написать письменное заявление с его подлинной подписью. Другое дело, если в организации налажен обмен электронными сообщениями между работниками и работодателем, но и в этом случае у работника должна быть собственная ЭЦП, пусть даже не квалифицированная, которой он может подписать своё заявление, а работодатель может направить ему подписанный ЭЦП документ на электронную почту.

[Индрек]

ЭДО И ЭЦП нет в организации (относительно данного сотрудника)

работнику неоднократно говорилось о необходимости подавать полноценные письменные заявления.
вот и вопрос, надо ли это говорить на каждое его обращение по электронной почте или через мессенджер. или один раз сказали и далее можно просто игнорировать?

истинность намерений работника - помотать сильнее нервы, запрашивая постоянно что-то (никто же не запрещает каждый день что-то запрашивать).
истинность намерений работодателя - ничего не нарушить при этом.

[Arhimed0]

Да, справки о работе - по письменному заявлению работника (ст. 62 ТК РФ). Другие способы могут быть оговорены в ЛНА организации с учётом безопасности обмена информацией.

скажите, а если чел пришёл и попросил словами сделать ту же справку 2-НДФЛ. ну, её сразу и напечатали, заверили подписями и печатью....
то в таком случае она сразу становится не действительной??

неужели на Вашем предприятии к каждой справке заява в письменном виде требуется?? просто так по просьбе выдать запрещается??

==================
это ж сколько нужно макулатуры то!!! ведь входящие заявления, наверняка, ещё и регистрировать надо! а значит журнал...

вот уж действительно....
убей бухгалтера - сохрани дерево )))))))))))))))))))))))

[Arhimed0]

да, кстати.... а ведь требуя заявление, человек на полном серьёзе ещё и скажет "а как его писать?". и ведь ТЫ ЖЕ ещё и должен будешь ему надиктовывать что он в заяве писать должен!! - это сколько ж нужно невров и времени!!!
а ведь ещё и не каждый писать умеет!...

[Arhimed0]

на выдачу справок (о зарплате, об удержаниях, 2-НДФЛ и т.д.) обязательно работник должен подавать письменное заявление? (на бумаге и с личной подписью)

не заморачивайтесь!
обратился к Вам человек за справочкой - ну сделайте ему просто, и пусть идёт своей дорогой. СЕБЕ же дешевле выйдет!

[Индрек]

не заморачивайтесь!

там всё сложно

человек в день пишет по три заявления.
потому что по электронной почте или через мессенджер это можно делать постоянно и бесконечно

[Индрек]

скажите, а если чел пришёл и попросил словами сделать ту же справку 2-НДФЛ. ну, её сразу и напечатали, заверили подписями и печатью....
просто так по просьбе выдать запрещается??

это не тот случай.
в данном случае намеренные издевательства идут от работника

[Индрек]

человек на полном серьёзе ещё и скажет "а как его писать?"

в свободной форме.
так же, как он пишет по электронной почте или через мессенджер

[Arhimed0]

это не тот случай.
в данном случае намеренные издевательства идут от работника

ааааааа
это вы в качестве отместки - поиздеваться тож....
тогда пусть пишет, визирует, регистрирует... - всё по полной программе. с записью на приём в определённые приёмные дни-часы)))))

потому что по электронной почте или через мессенджер это можно делать постоянно и бесконечно

эт чё ещё за обращение такое? а может быть это не он! а просто кто-то знает адрес эл. почты предприятия и пишет за всех подряд - выуживает информацию, которая ему знать не полагается!! На таком моменте завтра же может так получиться что привлекут директора-бухгалтера за распространение персональных сведений!!

по электронке - пусть заверяет как полагается ЭЦП ! нет - значит лично, с собственно ручной подписью! а как иначе?? никто не может гарантировать что это он обращался! а зачем нам такая ответственность?!...

[Индрек]

это вы в качестве отместки - поиздеваться тож....

не поиздеваться, а прекратить это.

[Arhimed0]

в свободной форме.
так же, как он пишет по электронной почте или через мессенджер

не, ну понятно, что отдельные персонажи могут написать всё что угодно....
Вы изначально не говорили в чём вся соль вопроса.

я же про обычную рядовую ситуацию думал. когда обычному среднестатистическому работнику приспичило.
тут уж обычно завсегда бывает, что и заява действительно нужна, так они сразу.... "а как писать", так что не то что текст самогО заявления, а даже "шапку" с реквизитами не знают как заполнить.

[Индрек]

особенно мне нравятся формулировки "все возможные справки" и за периоды от Рождества Христова

[Arhimed0]

"все возможные справки" и за периоды от Рождества Христова

ну а вдрухх кому-то и понадобится - что тут такого....
Так и пишем....
в интересуемом согласно заявления периоде до Рождества Христова предприятие "Рога и копыта" не было зарегино, деятельности не осуществляло, поскольку рога не выросли, копыта не образовались.... С указанным работником взаимоотношений не было.
По указанным в запросе вопросам обращайтесь .... к Новорождённому

[Индрек]

"все возможные справки"

вот от этого отучили отказами, которыми впоследствии признали законными

а вот как с периодами быть?
если период не указывает в заявлениях, то за какой период выдавать?

[Arhimed0]

если период не указывает в заявлениях, то за какой период выдавать?

НАВЕРНОЕ в длительную перепиську вступать
уточните то, уточните это....

ну а как иначе? я же по этой причине и выше говорил, что даже для случая, когда он лично перед тобой пишет, то

человек на полном серьёзе ещё и скажет "а как его писать?". и ведь ТЫ ЖЕ ещё и должен будешь ему надиктовывать что он в заяве писать должен!!

потому что в реале, даже нормальный среднестатистический человек, не связанный с бухгалтерией, вряд ли сразу точно и чётко сформулирует какая справка конкретно ему нужна и для чего она.
иной раз при личном разговоре прежде чем её писать, столько всяких уточняющих вопросов задать приходится.... а он ещё и.... никак....

потом ещё случается, такое, что скажет что это для соцзащиты, например. Тогда вообще проще в эту соцзащиту позвонить и уточнить чё там им надо....
а банки? для оформления кредита.... во многих банках разработан свой бланк для заполнения сведений о зарплате... (правда что-то последнее время давно уже никто не обращался... может теперь банки уже всё про всех всё знают??)

[Индрек]

в длительную перепиську вступать

в моём представлении справку всё же надо дать и дать к ней письмо, что поскольку период не был указан, то направляется справка за ... (период)
только за какой? за этот год с его начала?

[Arhimed0]

по закону подлости - никогда сам не угадаешь! ни период, ни какая справка ввиду имелась! может 2-НДФЛ, а может 182н, а может в произвольном виде за 3 последних месяца.......
и так и будешь делать и переделывать - ещё больше справок, чем когда

там всё сложно

человек в день пишет по три заявления.

не поиздеваться, а прекратить это.

при такой схеме это не просто не прекратится, а грозит увеличиться в разы!!! ты делаешь одно, а ему нужно другое! ты другое - а ему третье....
может быть ему действительно куда-то надо предоставить - так ведь он же вынужден требуемого добиться.
значит - делай и переделывай..... а что бы направно не делать, ибо всё равно в мусорку, надо выяснять что конкретно....

[GSokolov]

ты делаешь одно, а ему нужно другое! ты другое - а ему третье....

Именно для этого ТК РФ и предусматривает письменное заявление, которое при подаче можно уточнить и скорректировать. А также исключить злоупотребление правом со стороны работника, который постоянно что-то запрашивает по три раза на день. Ведь выдача справок осуществляется бесплатно, но работодатель вынужден тратить на это свои ресурсы, которые нужно и оправдывать перед проверяющими за правильностью расходования средств. На обращение по эл. почте или мессенджеру (интересно, у организации и какой-то официальный мессенджер есть?) следует один раз вежливо ответить, что персональные данные не передаются по открытым каналам связи из-за невозможности соблюсти требования закона 152-ФЗ и предложить лично явиться за справкой туда-то и туда-то. И если закон не предусматривает такого способа подачи заявлений, то ИМХО можно смело в дальнейшем отправлять такие сообщения от работника в спам. Остаётся только вопрос каким образом запрашивать и выдавать справки работающим в ОП на другой территории или на удалёнке при отсутствии возможности явки лично за справкой. Но это должно решаться изданием соответствующего ЛНА организации, закон это не регулирует.

[Старый ворчун]

в моём представлении справку всё же надо дать и дать к ней письмо, что поскольку период не был указан, то направляется справка за ... (период)
только за какой? за этот год с его начала?

В моём - не выдавать, т.к "в заявлении не указан период".

[Индрек]

интересно, у организации и какой-то официальный мессенджер есть?

официального нет. пишет в мессенджер руководству или бухгалтерам.
направить документы так не просит, только заявления подаёт и просит направить по почте

[Индрек]

не выдавать

тогда жалуется, что не выдали.
период специально не пишет, чтобы делали типа за весь период работы

[Старый ворчун]

по закону подлости - никогда сам не угадаешь! ни период, ни какая справка ввиду имелась! может 2-НДФЛ, а может 182н, а может в произвольном виде за 3 последних месяца.......
и так и будешь делать и переделывать - ещё больше справок, чем когда



при такой схеме это не просто не прекратится, а грозит увеличиться в разы!!! ты делаешь одно, а ему нужно другое! ты другое - а ему третье....
может быть ему действительно куда-то надо предоставить - так ведь он же вынужден требуемого добиться.
значит - делай и переделывай..... а что бы направно не делать, ибо всё равно в мусорку, надо выяснять что конкретно....

В конфликтном случае (а у ТС именно такой) ничего выяснять не надо. Получили письменное заявление, зарегистрировали, ответили на запрос без своих фантазий.

[Индрек]

Остаётся только вопрос каким образом запрашивать и выдавать справки работающим в ОП на другой территории или на удалёнке при отсутствии возможности явки лично за справкой.

почтой, если не хочет лично явиться

[Индрек]

в последнее время делает теперь так: пишет заявление и отправляет его скан по электронной почте.

так же были и отправки фотографий заявлений в мессенджеры. но с мессенджерами послали (не выдержали уже), и даже заблокировали. теперь жалуется на блокировки ))

[Марьяна-бух]

в последнее время делает теперь так: пишет заявление и отправляет его скан по электронной почте.

Он в одном городе с вами работает? или ОП?
Тогда попробуйте разработать единый шаблон для всех работников *Заявление в бухгалтерию на выдачу справки*, в котором по пунктам внесите обязательную для заполнения инфу . Там же внесите, что при неполном, не корректном заполнении заявления справка выдана не будет. Количество и частота подач Заявлений на получение справок (направленных по эл/п, факсу, заказным письмом в адрес фирмы, лично принес и т.д.) фикс-ся в спец журнале. Ещё что-то можно добавить, может кто-то подскажет на форуме.
Например обязательная инфа для заполнения -
-В справке указываются Ф.И.О., адрес, если справка будет отправлена заказным письмом,
- должность работника,
-цель получения справки,
-за какой период, даты указываются конкретно -число/месяц/год,..
и т.д. по надобности.
-инфа, что повторная выдача справки при ошибке запроса работника, м/б выдана в течении ... дней, но не ранее ХХХ срока, т.к. бухгалтерия загружена (это надо нормативку смотреть, когда, при каких условиях можно или нельзя? это указать).
-инфа, что соглсно з-ну о перс данных, справку м/б направлена заказным письмом в адрес работника или по э/п с ЭЦП, или выдается лично. (см нормативку).

**Документы, связанные с работой (в т.ч. справка с работы) выдаются работодателем не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). За отказ выдать справку с работы предусмотрена административная ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
-предупреждение или штраф на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
-штраф на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей;
-штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.**
Может он этого добивается?
Думаю, сообща можно создать шаблон для таких случаев, возможно у кого-то он есть.)

[Индрек]

Может он этого добивается?

нервы он мотает.
по несколько заявлений в день пишет, чтобы в течение трёх дней ему документы направляли почтой.

периоды сознательно не указывает, чтобы делали за весь его период работы (а это много лет).
вот я и думаю, за какой период делать, чтобы жаловаться не смог (а за все годы делать постоянно не хочется, это понятно)