Хочу посоветоваться. ) За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13. 11 КоАП . Его размер может достигать 50 тысяч рублей.
Нарушением требований*Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина.*
Ст. 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет, свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) нужно.
Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).
Вопрос- свидетельства о рождении детей, заключении брака в некоторых случаях , нужны для подтверждения предоставления стандартного вычета по НДФЛ, который проверяет ИФНС. Или оказание мат помощи при болезни, смерти.. это тоже доки не для деятельности. Если не хранить доки в ЛД работника, то после увольнения работника при проверке налоговой, где взять документы? Работник может уехать, сменить место жительства и пр.
Дипломы - если медицина, ветеринарные услуги - считаю, что нужны.. хотя Роструду нужны штрафы. Доказывать, что это нужно? или просто перечень доков, которые хранятся в фирме в Соглашении о перс. данных пишите? Как поступаете? поделитесь опытом, пожалуйста.)