Печатать документы через ЭДО (Диадок)

[katya091]

Добрый день.
Кто получает документы от поставщиков через ЭДО вы печатаете документы, подшиваете в папки?
У нас очень много документов, в месяц по 3-4 толстые папки короны, 4 компании. Очень много времени и бумаги тратим на печать и подшивание этих документов.

[olga-osina]

Кто получает документы от поставщиков через ЭДО вы печатаете документы, подшиваете в папки?

я распечатываю потому, что мне так удобно и у меня входящих немного. Но это совсем не обязательно делать.

[juska]

я тоже распечатываю, тк так удобнее, но можно хранить в эл виде с ЭЦП
у меня каждый квартал входящих по папке набирается, из них 1/30 (наверно) только с ЭЦП

[olga-osina]

все документы по ЭДО сохраняю в отдельную папку со всеми подписями. надо, наверное, еще флешку завести для этих целей

[Аноним]

все документы по ЭДО сохраняю в отдельную папку со всеми подписями. надо, наверное, еще флешку завести для этих целей

а разве в личном кабинете они не хранятся и так ?

[tv06]

а разве в личном кабинете они не хранятся и так ?

а если вам отключат личный кабинет?
я распечатываю только сч ф - так удобнее книгу покупок проверять - акты -нет

копии храним на сервере и еще на 2 дисках архивах

вот из диадока куча файлов еще скачивается - вот они нужны? или только печатная копия документов?

[Аноним]

а если вам отключат личный кабинет?

почему его вдруг должны отключить?

у меня было закрытие в одном кабинете и открытие в новом. так там можно сразу все документы выгрузить было до закрытия

[juska]

почему его вдруг должны отключить?

один маленький ИП не распечатывал банковские выписки, а потом закрыл счет в банке, спустя некоторое время потребовались платежки), и пришлось этому ИП ехать в банк и уже за денежку все распечатывать.

[Аноним]

один маленький ИП не распечатывал банковские выписки, а потом закрыл счет в банке, спустя некоторое время потребовались платежки), и пришлось этому ИП ехать в банк и уже за денежку все распечатывать.

нет, ну при закрытии понятное дело, что надо скачивать документы

[olga-osina]

вот из диадока куча файлов еще скачивается - вот они нужны? или только печатная копия документов?

я всю кучу скачиваю.

один маленький ИП не распечатывал банковские выписки, а потом закрыл счет в банке, спустя некоторое время потребовались платежки), и пришлось этому ИП ехать в банк и уже за денежку все распечатывать.

был случай - в 2011 году при создании вступили в сро, заплатили вступительный взнос. а в 2019 году это сро накрылось, и мы вступили в новое, а из старого сро деньги должны были вернуть. хорошо, что были распечатаны из клиент-банка (и еще не уничтожены - значит вообще не надо ничего уничтожать, все хранить) все выписки и все платежки к этим выпискам. В банке на наших платежках синюю печать поставили и 700 тыс. нам вернулись. А так бы не знай, в банке тоже - ох, прошло больше трех лет, может найдем, может не найдем. за это время клиент-банк три раза поменялся, архивов в нем не сохранилось.

[juska]

был случай - в 2011 году

это ж сколько надо барахло всякое хранить
вот и ответ на вопрос топика

[Январь]

почему его вдруг должны отключить?

Ну например, вы захотите сменить оператора. Лучше заранее быть готовым, выгрузка документов за несколько лет не самое приятное развлечение

[Крысавица]

В наше время вероятность вируса или программного сбоя выше, чем вероятность порчи бумажки.
Я бы рекомендовала хотя бы при помощи какого-нибудь виртуального принтера перекидывать документы в формат pdf и хранить на компютере и флешке (возможно, даже не одной). Потому как программы меняются, обновляются и не факт, что через 3-5 лет вы сможете найти и выгрузить нужный документ. Банки закрываются, реорганизуются, потом следов не найдёшь.
А налоговая скоро будет доки по делам 10-15-тилетней давности запрашивать, что им ваши сроки давности в 3 года... И всё вне рамок налоговых проверок.

[Аноним]

Ну например, вы захотите сменить оператора. Лучше заранее быть готовым, выгрузка документов за несколько лет не самое приятное развлечение

у меня при смене ЛК все документы за все годы выгрузились весьма быстро.

но хранить электронно на диске, а не в ЛК, большого смысла не вижу.

для себя многие документы печатаю на бумаге, так удобнее в них рыться при сверках/проверках.
отчётность тоже какую-то печатаю на бумаге, но не всю

[Старый ворчун]

В наше время вероятность вируса или программного сбоя выше, чем вероятность порчи бумажки.
Я бы рекомендовала хотя бы при помощи какого-нибудь виртуального принтера перекидывать документы в формат pdf и хранить на компютере и флешке (возможно, даже не одной). Потому как программы меняются, обновляются и не факт, что через 3-5 лет вы сможете найти и выгрузить нужный документ. Банки закрываются, реорганизуются, потом следов не найдёшь.
А налоговая скоро будет доки по делам 10-15-тилетней давности запрашивать, что им ваши сроки давности в 3 года... И всё вне рамок налоговых проверок.

Диадок прекрасно сам формирует pdf'ы, без доп. конвертации. Вот их и хранить - естественно, в нескольких местах. Бумагу переводить только в отдельных случаях, когда это действительно необходимо.

[Coreopsis]

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания.


Это Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

[Аноним]

не печатаем, отдельно никаких манипуляций не производим. Зачем тогда вообще ЭДО надо, если еще и печатать? Бухгалтер должен быть дотошным, но не патологически. у нас Крупнейшее предприятие.

[olga-osina]

у нас Крупнейшее предприятие.

а расскажите пож-та, как ведете архив ЭДО.
мне, например, с бумаги проще заносить. у вас автоматом в программу загружается?

[Аноним]

а расскажите пож-та, как ведете архив ЭДО.
мне, например, с бумаги проще заносить. у вас автоматом в программу загружается?

что то автоматом настроено, это в основном товары, услуги руками заносим. Иногда конечно печатаем (если кто то из девочек сидит в другом кабинете, а документ уже открыл другой сотрудник), но это не обязательно.