Трудовые книжки, как выпутаться?

[Бухгалтеp]

Доброго дня!
Я сделал страшную и непростительную глупость и нет мне прощения...
В ООО числятся два сотрудника. Я и еще один. Второму зарплата никогда не начислялась, он на работу никогда не приходил, в трудовую запись внесена больше года назад о его приеме на работу. Он нужен был как специалист со своими документами, дипломами и сертификатами, для работы с клиентами.
Но когда я его взял на работу, в Пенсионный фонд сдал СЗВМ по другому человеку, который по факту работает. Ему зарплата начислялась, и так далее весь год отчетность в ПФ и ИФНС сдавалась по нему. А трудовой книжки у него нет.
Я уже не помню почему так сделал, но вот так оно всё и продолжалось своим чередом.
Короче говоря. Числится официально у меня один человек, а запись в трудовой книжке у другого.
А теперь нужно какой-то отчет сдавать по электронным трудовым книжкам
Я знаю, что сделал глупость, и сам себя уже осуждаю
Помогите выпутаться, с наименьшими потерями.
В идеале оставить официально сотрудника того, у которого запись в трудовой. Но если пересдавать все отчеты более чем за год, тут и штрафы и всё прочее, может и проверка.
И еще, где найти подробную инструкцию, что это за отчет по трудовым книжкам, как его делать?

[бух2007]

Оформите на второго трудовую книжку или пусть как совместитель. А первому сделайте запись об увольнении и забудьте про него)

[YUM]

Оформите на второго трудовую книжку или пусть как совместитель. А первому сделайте запись об увольнении и забудьте про него)

там в "идеале" как раз "подснежник". И его увольнять не хочется.
ИМХО, надо принять-таки на работу реального труженика. Оформить запись в ТрК. Или оформить ему новую, если её нет.
Далее, по обстоятельствам.
1. если очень нужен профильный спец, оставить всё как есть. Переведя его на "разовые" работы.
2.если нужен и тот, и это, который работает, ..ну будет 3 работника в конторе.

[GSokolov]

Лучше всего ИМХО сделать так. Тому, у кого трудовая с приёмом, но он не работает, оформить отпуск без содержания с даты приёма. Не забыть отразить это в СЗВ-СТАЖ за 2019 год. Всё равно это время ему в стаж не войдёт. Тому, кто работает, если у него есть другое место работы, где у него трудовая книжка, то оформить внешним совместителем, в этом случае запись в трудовую не делается. Если же он нигде больше не работает, примите его на работу задним числом с записью в трудовую книжку.

И еще, где найти подробную инструкцию, что это за отчет по трудовым книжкам, как его делать?

Поиск в интернете и читайте здесь и здесь.

[бух2007]

Не забыть отразить это в СЗВ-СТАЖ за 2019 год.

если сдавать этот отчет, то надо и СЗВ-М сдавать за весь год (штраф платить) и РСВ переделывать.
Оно надо? Я бы просто забыла про этого сотрудника с записью.
Кстати непонятно зачем вообще запись делали. Если надо было куда-то предъявлять его трудовую, сделали бы запись на ксерокопии.

[Бухгалтеp]

А первому сделайте запись об увольнении и забудьте про него)

Не могу. Он нужен в штате.

Кстати непонятно зачем вообще запись делали. Если надо было куда-то предъявлять его трудовую, сделали бы запись на ксерокопии.

Нужна была запись и оригинал трудовой книжки.

1. если очень нужен профильный спец, оставить всё как есть. Переведя его на "разовые" работы.

Что значит переведя на разовые? Разве в этом случае не нужно отчитывается в ПФ и ИФНС?

2.если нужен и тот, и это, который работает, ..ну будет 3 работника в конторе.

Пускай будет 3 работника, мне всё равно. Но что делать с неоформленным? Оформлять с 1 января? Будет противоречие с записью в трудовой книжке, по электронной трудовой он принят с 1 января, а по бумажном годом раньше.
Можно не оформлять вообще, но однажды и это вскроется. Сейчас этот человек ИП, а его трудовая у меня как наемного сотрудника. Если он вдруг уволится от меня и устроится по найму, новый работодатель сопоставит его бумажную трудовую с электронной и увидит несоответствие.
Или когда он на пенсию выйдет. Или как еще. Но всё равно однажды возникнут проблемы...

И вообще однажды этот человек может быть заменен на другого специалиста. Тогда ему можно будет сделать запись в трудовой об увольнении. А он отдаст свою трудовую книжку в другое место.

[q_q]

Сделайте запись о приеме недействительной. С 1 января 2020 г. примите уже реально, если он нужен. Будет 3 сотрудника в штате.

[Бухгалтеp]

Сделайте запись о приеме недействительной. С 1 января 2020 г. примите уже реально, если он нужен. Будет 3 сотрудника в штате.

Не вариант. Мне нужна его трудовая и она уже "использовалась".

[q_q]

Использовалась как? И как будет дальше использоваться? Для лицензирования показываете? Он нужен обязательно как основной сотрудник?

[Бухгалтеp]

Использовалась как? И как будет дальше использоваться? Для лицензирования показываете?

По разному Ну это же не имеет значение в рамках данной темы.

Он нужен обязательно как основной сотрудник?

Не обязательно.

[q_q]

Я бы все таки сделала запись о приеме недействительной. Для всей отчетности все без изменений, вы без штрафов.
С 1 января 2020 принимаю в штат.
Делаю уже верную запись в ТК о приеме.
Для того, кому показываете наличие сотрудника, показываю фейковый приказ о приеме по совместительству и говорю что такая запись в трудовую вносится по желанию сотрудника, а он протестует. А вот с 2020 на основной.

[Бухгалтеp]

Решил я сделать следующим образом.
Запись в отчет по трудовым книжкам делаю 01.01.2020 г.
В бумажной трудовой книжке пусть останется как есть.
Вопрос. Спустя какое время меня уже нельзя будет привлечь к ответственности за давностью?
А если привлекут, то какой штраф?