Кто как подшивает счета-фактуры

[БуХ на всю голову]

1. Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.
2. Покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от продавцов, а продавцы ведут учет счетов-фактур, выставленных покупателям, в хронологическом порядке.

Это из Постановления № 914

[Blondi]

нужно ли указывать в с/ф п/п если она более поздним числом чем платежка

[Над.К]

Blondi, интересно, а как Вы это сделаете? Если в момент выписки счета-фактуры Вы ни даты не знаете, ни номера?

[buharik]

Над.К, есть 2 варианта
1. сч/ф выставляете тоже задним числом и в настоящий момент, получается, вы знаете какой платежкой оплачена та сч/фактура))
2. (у меня 1 поставщик так делает) звоните и спрашиваете: "какой платежкой оплачивать будете?" ) ответ сразу вписываете)

может есть еще варианты) но я не догадалась )

[marina0575]

Еще по опыту проверок могу сказать, что иногда удобно, что налоговики не видят весь комплект документов обновременно.

Сшиваем как положено: журнал учета полученных счетов-фактур с полученными счет-фактурами, журнал учета выставленных счетов-фактур с выставленными. При проверке налоговичка листала полученные счета-фактуры и все ей сразу видно было видно по затратам.

[svetusia]

Сшиваем как положено: журнал учета полученных счетов-фактур с полученными счет-фактурами, журнал учета выставленных счетов-фактур с выставленными. При проверке налоговичка листала полученные счета-фактуры и все ей сразу видно было видно по затратам.

Вот-вот. Поэтому они и требуют именно так делать - им удобно, и нам тоже, меньше проблем...меньше от них вопросов

[Аноним]

Я, работая на старом предприятии, все счета фактуры (полученные и выставленные) подшивала отдельно.
Вела журнал учета полученных (выставленных) счетов-фактур. Когда передавала дела новому бухгалтеру,
она сказала а зачем ты так делала, ведь когда все документы "в куче", то так удобнее и стала
все документы подшивать вместе. Я пришла на новую работу и столкнулась с тем же.
Документы от поставщиков подшиваются все вместе (сч.ф. + накл./акт и т.п.), выставленные документы также
подшиваются все вместе.
поэтому у меня возник вопрос. Может я зря заморачиваюсь? Стоит ли ломать сложившийся порядок?

все зависит от того, сколько этих счетов-фактур за месяц))хотя у нас высавленных за месяц не более 10)а полученных около 40, и все равно полученные подшиваем в кучу!

[buharik]

я, если честно, не понимаю в чем удобство хранения счетов фактур " в куче" (уж бог с ним, с порядком, установленным зак-вом) но в чем удобство именно хранения? ок, пока документы не "провели" удобно как раз чтобы вместе лежали (на предмет гтд, да просто чтобы номера "забить" не всегда же совпадают), но как только провели документы, то все удобства хранения "в куче" на мой взгляд исчерпаны. а как искать нужный счет-фактуру? по реестру приходов? а если и акты и накладные входящие - тоже в одной куче со счетами-фактурами? а по аренде нежелых помещений среди хранящих "в куче" не встречается чтобы только счет-фактуру выдавали, без акта на каждый месяц? или как насчет варианта когда счет-фактура выдается позже отгрузочных документов(хоть такое редко встречается)
на мой взгляд, мало того что "кучей" нарушается установленный зак-вом порядок, так и конкретики не прибавляется. если документы хранятся в куче, то и о их прошивании стало-быть речи не идет? или всю кучу вместе?

[Анна ТРК]

Счета-фактуры полученные и выданные отдельно, акты отдельно. Вообщем толпа папок но найти намного проще.

[Эвелина,гл.бух]

Господи! Доргие коллеги! Весна на дворе. На что уходит наша жизнь? На подшивку, подписку и тд и тп. Немного грустно. По-хорошему позавидовала некоторым бух-рам: так всё аккуратно и красиво подшивают, а у меня что-то сил и желания не хватает. Давайте начнем тему : "Как организовать свой труд и труд починенных, чтобы они работали, а я не очень. И все было бы в строчку..."

[-Stella-]

Я подшиваю счета-фактуры - отдельно. А накладные и акты - к договорам прикладываю, и копию счета-фактуры со штампиком "копия". Т.е. учет по НДС - отдельно, учет в целом по сделкам - отдельно.

[Аноним]

Господи! Доргие коллеги! Весна на дворе. На что уходит наша жизнь? На подшивку, подписку и тд и тп. Немного грустно. По-хорошему позавидовала некоторым бух-рам: так всё аккуратно и красиво подшивают, а у меня что-то сил и желания не хватает. Давайте начнем тему : "Как организовать свой труд и труд починенных, чтобы они работали, а я не очень. И все было бы в строчку..."

Когда я начинала работать в бухгалтерии, мой главбух (с приличным стажем) считала, что аккуратно оформленные и подшитые документы - полдела при налоговой проверке. Я привыкла. Мне удобнее, когда все в порядке, разобрано по папкам и полкам. А беспорядок - раздражает, выбивает из рабочего ритма.

[agur]

подшиваю счета-фактуры - отдельно. А накладные и акты - к договорам прикладываю, и копию счета-фактуры со штампиком "копия". Т.е. учет по НДС - отдельно, учет в целом по сделкам - отдельно.

почти как у -Stella-, только без штампика

[Благодать]

У меня большой опыт работы и в маленьких компаниях и в больших. Я всегда подшиваю счета-фактуры к журналу учета счетов-фактур.
Бухгалтеры для камеральных проверок ИФНС документы подбирают быстро. Есть реестр актов, журнал учета-счетов-фактур, реестр договоров, реестр накладных и бухгалтерская программа 1С в которой можно посмотреть номер и дату счет-фактуры относящуюся к определенному акту или товарной накладной.
Зато при документальных проверках, когда вываливаешь папки с документами, налоговикам приходится попотеть. Сперва открывают одну папку, потом нужно открыть другу, затем третью. Поэтому не на долго и не на многое их хватает. На больших фирмах всегда есть недочеты в оформлении первички (нарушения срока выставления счетов-фактур, несоотвествие (незначительное) грузополучателей в ТОРГ-12 и счетах-фактурах, различные подписанты на документах). За всем не уследишь. Особенно, если расчетом налогов занимается отдельное подразделение.

[svetusia]

Зато при документальных проверках, когда вываливаешь папки с документами, налоговикам приходится попотеть. Сперва открывают одну папку, потом нужно открыть другу, затем третью. Поэтому не на долго и не на многое их хватает.

Ну, тут они не вспотеют - когда они уясняют как сформированы документы - все очень быстро находится...
А вот за нарушение правил хранения и учета счетов-фактур могут и наказать при случае. Поэтому, велено подшивать сч-фактуры к журналу - будем подшивать к журналу...
А вот другие документы (которые некоторые хранят с счетами-фактурами - типа актов, договоров и т.д.) я бы без надобности показывать не стала - меньше видят - меньше вопросов. Попросят - дам папку, пусть ищут...

[энka]

Я в папку с полученными сч/ф так же подшиваю книгу покупок и журнал учета. То же с выставленными. А акты и накладные - отдельно (в отличие от книг покупок и продаж и самих сч/ф акты и накл. требуются ГОРАЗДО реже. Да и книгу продаж/покупок так сверять гораздо легче)

[BRJU]

Счета-фактуры выданные и накладные отдельно.

А по полученным мне удобнее вместе с актами, накладными.

[Афигля]

Подшиваю счета-фактуры отдельно входящие и выданные в хронологическом порядке вместе с книгой покупок и книгой продаж. Формирую папки по контрагентам с накладными на реализацию, накладные входящие с журналом - ордером 6, акты на услуги в папку с ж/о по 76.5.

[Аноним]

Подшиваю счета-фактуры отдельно входящие и выданные в хронологическом порядке вместе с книгой покупок и книгой продаж. Формирую папки по контрагентам с накладными на реализацию, накладные входящие с журналом - ордером 6, акты на услуги в папку с ж/о по 76.5.

А если контрагентов 50 или более, тоже будете на каждого папку заводить???
Накладные на реализацию подшиваются в хронологическом порядке с реестрами за месяц или квартал в зависимости от документооборота фирмы.

[Афигля]

А если контрагентов 50 или более, тоже будете на каждого папку заводить???
Накладные на реализацию подшиваются в хронологическом порядке с реестрами за месяц или квартал в зависимости от документооборота фирмы.

Вы немного не поняли) Папка у меня по 60 счету одна, а в ней согласно ж/о 6 подшиты накладные - по контрагентам. Аналогично и по покупателям.

[Лики]

Цитата:
Сообщение от accountant_spb
а счета/фактуры как правило тоже в хрон.порядке, но иногда, когда НДС получается к возмещению, делаю так, что некоторые счета-фактуры как будто поступили позже-в др.налоговом периоде (он у меня месяц). Очень удобно и НДС не получается к возмещению -налоговая не бежит с проверками, а в сле. месяце не получается, что нужно платить большую сумму НДС.

Я тихо фигею... А дата поступления то у вас какая??? По почтовому штемпелю???
Если нет почтового штемпеля - мне вас жаль. Налоговикам все равно, когда вы эту сч-ф получили. Есть дата сч-ф и все... Не приняли к вычету в этом периоде, в следующем принять не можете, т.к. она к этому периоду не относится. И вообще: были же разъяснения налоговой, что даже если вы действительно позже получили сч-ф - получили и сдаете уточненную декларацию.
И нечего умничать... Только себе проблем наживаете на ровном месте.

а если реально получилось, что счет-фактура пока дошла в нормальном виде, декларация по ндс уже была сдана. В итоге числа на ней с прошлого налогового периода, а она (с/ф) и сам товар оприходованы только в новом? неужели доначислят ндс?

[ELLenaA]

В соответствии с п.1 Постановления N 914 продавцы обязаны вести журнал учета выставленных счетов-фактур, в котором и хранят сами счета-фактуры. На покупателя возложена обязанность по ведению журнала учета счетов-фактур полученных. Именно в этом журнале покупатель обязан хранить полученные счета-фактуры от поставщиков и прочих контрагентов. Типовых форм журналов учета полученных и выданных счетов-фактур в Постановлении N 914, ни в каком-либо другом нормативном документе просто нет.
Журнал учета полученных сч-ф предназначен в первую очередь для учета счетов-фактур по мере их поступления от продавцов. Поэтому налогоплательщик в этом журнале должен зафиксировать дату поступления счета-фактуры, что позволит избежать разногласий и вопросов, почему налог по тому или иному счету-фактуре был предъявлен к вычету позднее периода, в котором он выписан и оплачен.
Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы (п.6 Постановления № 914).
Соответвенно сшивать нужно, и что бы непутаться лучше сшивать счета-ф в соответствии с порядком записей в журнале учета.

[Китри]

А у меня контора хоть и большая, но я с-ф от накладных (актов) отдельно держу, но и те и другие складываю в том порядке в каком они в книге-покупок-продаж идут. Те акты и счета-фактуры которые в книгу не попадают просто сверху кладу.

[ALYZA]

Подскажите кто нибудь новичку что значит ИМХО

[agur]

Подскажите кто нибудь новичку что значит ИМХО

о, это Вам сюда
http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=57673

[Шальная]

У меня, на заре моей карьеры, мой главбух тоже любила порядок. Сейчас я тоже сшиваю фактуры полученные - с книгой покупок, выставленные - с книгой продаж. А на накладных и актах, ставлю штампик самонаборный "Счет-фактура №... от....". И все...Бывало и такое, что компы не работают, свет например выключили, но нужно СРОЧНО найти накладную или счет-фактуру. Все находится очень быстро. Так как на накладной уже стоит номер и дата фактуры (если они не одинаковые). Берем кн. покупок и находим её в 5 секунд. По крайней мере - Удобно..

[Elenia]

А кто как подшивает акты поступления/перемещения МПЗ, акты ОС-1, ОС-6 и относящиеся к ним накладные/акты?

[Шальная]

Я делаю так. Если у меня в одной накладной и материалы и ОС, то тогда ксерокопирую эту накладную, и копию подшиваю к ОС-1. Если все ОС - тогда подшиваю оригинал.

[we_both]

Я тихо фигею... А дата поступления то у вас какая??? По почтовому штемпелю???
Если нет почтового штемпеля - мне вас жаль.

Вы предлагаете конверты к счетам-фактурам подшивать?

Налоговикам все равно, когда вы эту сч-ф получили. Есть дата сч-ф и все...

зачем тогда почтовый штемпель?

Не приняли к вычету в этом периоде, в следующем принять не можете, т.к. она к этому периоду не относится. И вообще: были же разъяснения налоговой, что даже если вы действительно позже получили сч-ф - получили и сдаете уточненную декларацию.
И нечего умничать... Только себе проблем наживаете на ровном месте.

разъяснения в студию!

до 2006 года для принятия НДС к вычету обязательной была оплата.
у меня, бывало, одна фактура оплачивалась в течение 3 последующих месяцев после ее проведения.
в апреле провела сч-ф на 2 300 000
в мае оплатила 1 000 000, указала в майской книге покупок
в июне - еще 1 000 000, указала это в июньской
в июле - 300 000, указала в июльской 300 000

или Вы предлагаете, если вычет не сделан в апреле, просто выбросить фактуру на 2 с лишним млн?

вспомните еще переходный период по НДС - первое полугодие 2006-го.
Минфин кучу писем написал о том, как принимать к вычету суммы НДС по фактурам, полученным в 2005-ом, а оплаченным в 2006-ом.

кроме того, обязательным условием для принятия НДС к вычету явл-ся принятие к учету. поставщик отгрузил товар 30 ноября, оформил товарную накладную и сч-ф. товар приехал 2 декабря и на накладной грузополучатель поставил подпись, печать и дату (внимание!) 2 декабря. бухгалтер второго декабря оприходовал товар. провел сч-ф полученный 2-ым декабря, указав дату самого сч-ф 30.11.07. и этот сч-ф попал и в книгу покупок и в журнал регистрации сч-ф за ДЕКАБРЬ! я не имею права включить такой сч-ф в книгу покупок за ноябрь, и уточненка ни при чем

рада буду услышать аргументированную критику

[we_both]

счета на оплату подкалываю к платежкам и храню в папке с банковскими документами
акты - с договорами

накладные входящие - отдельно, причем не делю их на поступление товаров, материалов, основных средств
накладные исходящие - отдельно
сшиваю, нумерую, "сверху" обложка, "снизу" лист с подписями и печатями, указанием количества листов

журналы регистрации сч-ф печатаю из 1С
сшиваю листки с такой же обложкой и листом с указанием страниц
и всё!

книгу покупок и книгу продаж с той же обложкой и "нижним" листом сшиваю каждую отдельно

счета-фактуры выданные собираю по книге продаж (хотя можно и по журналу регистрации выданных сч-ф, разницы не будет), нумерую сшиваю кипу сч-ф с обложкой и листом с указанием кол-ва листов.
сч-ф на аванс нумеруются отдельно с префиксом АВ, вести сквозную нумерацию не представляется возможным!

сч-ф полученные собираю ТОЛЬКО по книге покупок. во-первых, в журнал регистрации входящих сч-ф, который формирует 1С, не попадают сч-ф на аванс, по которым в данном налоговом периоде принимаются к вычету суммы ранее уплаченного НДС; во-вторых, в книгу покупок текущего месяца могут попасть фактуры прошлых месяцев, а в журнале регистрации текущего месяца их не будет

в конце каждого месяца у меня получается 8 "книжек"