Представительские расходы

[Чиж]

Требуется помощь коллективного разума.

Ситуация такая. Мы (поставщик РФ на ОСНО) поставляем оборудование иностранному заказчику 1, который собирает заказ с разных стран и отправляет его головному заказчику (ГЗ). Заключен договор поставки с З1, но заказ будет поставляться напрямую ГЗ, поэтому его существование для нас не секрет, как и наше для него.

В ближайшее время планируется прибытие ГЗ, чтобы ознакомиться заранее с состоянием техники-от этого зависит наше дальнейшее финансирование.
Помимо прибытия к нам на рабочую площадку, З1 планирует дополнительно организовать и оплатить проживание делегации и экскурсию по Москве.

Мы обзвонили кого нужно, заказчик выбрал отель и экскурсионную программу, все счета на проживание и экскурсию мы отправили З1. И вот тут нас ждала неожиданность. Заказчик добросовестно перевел все счета в валюту и отправил деньги нам на счет. Теперь надо это как-то разрулить. Выхода видится два:
1) Вернуть деньги как ошибочно отправленные.
2) Составить под эту сумму какой-то договор. Какой? Если на оказание какой-либо услуги, то вылезает НДС-правильно я понимаю? Видится какой-то агентский, но какой?

[Тата13]

Выставить счет на компенсацию затрат. Этого достаточно. Без контракта. На основании счета зачтете деньги в банке. Для себя имеете все подтверждающие доки