Документальное подтверждение переменной части арендной платы

[AnelaToty]

По договору арендатор компенсирует арендодателю коммунальные услуги, которые являются переменной частью арендной платы. Комплект документов следующий: счёт арендодателя + акт оказания услуг ресурсоснабжающей организации. Должен ли быть ещё и акт оказания услуг между арендодателем (на УСН) и арендатором? Я считаю, что
его быть не должно, поскольку арендодатель не оказывает в этом случае никаких услуг арендатору. Может быть есть какие-то свежие письма или постановления на этот счёт?

[Юстас]

обычно прописывают в акте так- Переменная часть арендной платы: расписывается что там внутри либо не расписывается
а как без акта от арендодателя?
а поп поводу этой переменной части и ее особенностей в договоре все прописывается

[ZZZhanna]

Счет - не бухгалтерский документ, а для принятия затрат нужен какой-то передаточный документ, возможно, что-то типа расчета. Чужой акт (копия) годится только для подтверждения суммы.
Часто распечатывают типовой акт из программы.

[AnelaToty]

Типовой акт «из программы», это акт оказания услуг, в котором написано, примерно следующее: «Арендодатель оказал услугу арендатору по коммуналке, за такой-то период, в полном объеме на такую-то сумму». Однако, никакой услуги по коммуналке арендодатель не оказывал, ибо нет права у арендодателя оказывать такие услуги (нет лицензий, разрешений и и.п.). Услугу такую оказала арендодателю ресурсоснабдающая организация, при этом непосредственно получателем такой услуги является арендатор.
Согласна, что первичный документ должен быть, и в таком случае, комплект документов по компенсации переменной части арендной платы будет: копия акта от ресурсоснабжающей, расчёт от арендодателя о потреблённой арендатором услуге на основании вышеуказанного акта, счёт.

[ZZZhanna]

Типовой акт «из программы», это акт оказания услуг

у меня в программе этот акт называется просто "Акт", а в наименовании можно написать всё, что Вы считаете нужным и что предусмотрено договором.
Вообще ВСЕ документы утверждаются учетной политикой, и вы вправе разработать и использовать любой удобный документ и согласовать это с контрагентом.
Ни разу не слышала, чтобы по этому поводу были у кого-то какие-то претензии, главное - что написано в текстровой части акта.

[Бумашкина]

Согласна, что первичный документ должен быть, и в таком случае, комплект документов по компенсации переменной части арендной платы будет: копия акта от ресурсоснабжающей, расчёт от арендодателя о потреблённой арендатором услуге на основании вышеуказанного акта, счёт.

У нас схема возмещения расходов в составе переменной части арендной платы прописана в договоре, арендодатель выставляет акт на переменную часть с пояснением, что это ( электроэнергия за такой-то месяц). Прикладываем к этому акту заверенные копии подтверждающих документов от поставщика услуг ( Мосэнерго) ну и + счет на оплату.

[AnelaToty]

Я, наверное, как-то криво донесла свою мысль. Повторюсь.
Акт из программы (как бы он там не назывался), это типовой акт оказания услуг, в котором арендодатель-исполнитель, а арендатор-заказчик, и в нем примерно написано следующее: «исполнительно оказал заказчику коммунальные услуги за период в полном объёме, на сумму.» Мы, как арендодатель выставляем арендатору счёт, расчёт и копию акта ресурсоснабжающей, однако он усиленно требует вот такой вот акт «из программы, что услуга ему оказана».
Я не понимаю ЗАЧЕМ?!
Коммунальные услуги лицензируемый вид деятельности, мы не оказывали таких услуг, на основании чего я должна выписать такой акт (на основании чего вы его выписываете)? Зачем он нужен арендатору? Может быть для того, что бы на его основании отнести в расходы коммуналку? Но как он это сможет сделать, если получил лицензируемую услугу от организации не имеющей лицензии? Если разобраться, то наличие этого акта - прямой путь к снятию таких расходов при проверке.

[Январь]

мы не оказывали таких услуг, на основании чего я должна выписать такой акт

А на каком основании вы деньги за эти услуги собираете?

Зачем он нужен арендатору? Может быть для того, что бы на его основании отнести в расходы коммуналку?

Конечно, для этого

Но как он это сможет сделать, если получил лицензируемую услугу от организации не имеющей лицензии?

А это не его беда, а ваша, что вы незаконно передали услугу. У него по сути есть хоз.опереция, документально подтвержденная, экономически обоснованная. А нарушение у вас.

[ZZZhanna]

По договору арендатор компенсирует арендодателю коммунальные услуги, которые являются переменной частью арендной платы.

вы и должны выставлять документы, в которых будет слово "компенсация расходов", а не "передача услуги"

и в нем примерно написано следующее: «исполнительно оказал заказчику коммунальные услуги за период в полном объёме, на сумму.»

я никак не могу понять, в чем проблема написать ТО, ЧТО НУЖНО, то, что предусмотрено договором?

и в таком случае, комплект документов по компенсации переменной части арендной платы будет: копия акта от ресурсоснабжающей, расчёт от арендодателя о потреблённой арендатором услуге на основании вышеуказанного акта, счёт.

комплект документов устанавливается договором.

[AnelaToty]

А на каком основании вы деньги за эти услуги собираете?

На основании договора аренды, в котором ком.услуги являются переменной частью ежемесячной арендной платы.

Конечно, для этого

Так вот, как можно принять лицензируемые услуги в расходы, Оказывающая такие услуги организация не имеет этой лицензии? Медицинские услуги, строительство и и.п., вы тоже не интересуетесь наличием лицензии у того кто их вам оказывает и смело принимаете в расход? Расчёт (можно его обозвать и актом), со всеми атрибутами первичного документа (но без указания заказчика и исполнителя), со ссылкой на акт ресурсоснабжающей и копия их акта, разве не является достаточным основанием для принятия в расход?

А это не его беда, а ваша, что вы незаконно передали услугу. У него по сути есть хоз.опереция, документально подтвержденная, экономически обоснованная. А нарушение у вас.

Так вот я и не хочу этой беды, но от меня настойчиво просят этот акт.

[ZZZhanna]

AnelaToty, простите, а Вы ответы читаете?

[Январь]

На основании договора аренды, в котором ком.услуги являются переменной частью ежемесячной арендной платы.

Как в договоре написано, так и в актах вы должны писать.

Расчёт (можно его обозвать и актом), со всеми атрибутами первичного документа (но без указания заказчика и исполнителя), со ссылкой на акт ресурсоснабжающей и копия их акта, разве не является достаточным основанием для принятия в расход?

Ну да, например, акт "переменная сумма арендной платы согласно расчета" и расчет прилагается. А не компенсация чего-то или оказание услуг, которые вы не имеете права оказывать. Им нужен первичный документ, где и вы как арендодатель и они как арендатор указаны.
А просто счет и акт между вами и ресуроснабженцами для арендатора не будет первичных документов

[AnelaToty]

AnelaToty, простите, а Вы ответы читаете?

Да, читаю, большое спасибо за ответы. Нашим договором предусмотрено, что арендодатель может самостоятельно оказывать коммунальные услуги (чего по факту, как вы поняли, не происходит, потому как их оказывают ресурсоснабжающие организации). В пункте про необходимый комплект документов включён и акт оказания услуг, наряду с расчётом за использованные ресурсы, я считаю, что это связано именно с пунктом договора, о котором упомянула выше. Считаю не правильным составлять такой акт (о чем, собственно и писала), но от меня его настойчиво требуют, и естественно, «без него не оплатим коммуналку». Поэтому искала на форуме дополнительную аргументацию в свою пользу. Но, как поняла, многие подписывают такие акты и не видят в этом проблемы,- я вижу, и не хочу его выставлять.

[AnelaToty]

Ну да, например, акт "переменная сумма арендной платы согласно расчета" и расчет прилагается. А не компенсация чего-то или оказание услуг, которые вы не имеете права оказывать. Им нужен первичный документ, где и вы как арендодатель и они как арендатор указаны.
А просто счет и акт между вами и ресуроснабженцами для арендатора не будет первичных документов

Январь, спасибо большое. У нас составлен акт- расчёт переменной арендной платы за период по договору такому-то, и далее таблица расчета на основе акта оказания услуг от ресурсоснабжающей и наша печать. Все, больше в этом акте ничего нет. Получается этот акт односторонний (хотя форму они нам скидывали). Как понимаю, нужно внести в него изменения, просто указать, что он составлен между арендатором и арендодателем (без указания заказчиков-исполнителей), и соответственно, две подписи-печати. Такого акта, по идее, должно быть достаточно, для принятия арендатором переменной части аренды в расходы. Ну и постараюсь их убедить, что составлять дополнительный акт о том что мы им оказали эти услуги не нужно.

[ZZZhanna]

Нашим договором предусмотрено, что арендодатель может самостоятельно оказывать коммунальные услуги (чего по факту, как вы поняли, не происходит, потому как их оказывают ресурсоснабжающие организации). В пункте про необходимый комплект документов включён и акт оказания услуг, наряду с расчётом за использованные ресурсы, я считаю, что это связано именно с пунктом договора, о котором упомянула выше

а Вы не пробовали об этом говорить с вашим юристом или руководителем (ну или кто там у вас составляет договоры) ?
Потому что не должен бухгалтер отсебятину пороть самостоятельно решать, что выдавать контрагентам, а что нет, это не уровень бухгалтера.

[AnelaToty]

а Вы не пробовали об этом говорить с вашим юристом или руководителем (ну или кто там у вас составляет договоры) ?
Потому что не должен бухгалтер отсебятину пороть самостоятельно решать, что выдавать контрагентам, а что нет, это не уровень бухгалтера.

Вносить изменения в договор никто не будет (ибо он типовой и рассчитан на разные ситуации с разными контрагентами) и нужно отталкиваться от того, что есть. А Вы, я так понимаю, чтобы не «пороть отсебятину», будете, в соответствии с договором, наряду с остальными документами составлять и акт оказания услуг, хотя по факту, таких услуг не оказывали и не можете оказать. К сожалению, очень часто, Договоры составляют одни, а «разруливать», как бы то ни было, приходится другим.

[ZZZhanna]

А Вы, я так понимаю, чтобы не «пороть отсебятину», будете, в соответствии с договором, наряду с остальными документами составлять и акт оказания услуг, хотя по факту, таких услуг не оказывали и не можете оказать.

нет, я стараюсь решить этот вопрос на стадии заключения договора. И они у нас нормальные, там указано "возмещение расходов" и пока никто не жаловался. А акты - кто просит - тем составляю, кто не просит - не составляю. Кто-то и на аренду просит акты, ну удобнее так людям, тоже составляю.

Вносить изменения в договор никто не будет

простите за резкость, но руководитель у вас по умолчанию идиот и заставляет сотрудников составлять такие договоры и документы, которые могут навредить фирме?
Или сотрудники тоже не умные или не смелые, и не в состоянии донести до руководителя проблему, которую сами себе на ровном месте создают?

он типовой и рассчитан на разные ситуации с разными контрагентами

видимо, не очень хорошо рассчитан. И принципиально не изменять договор в разных условиях - тоже как-то не очень умно...