ТСЖ, подотчет председателю на цель + его доп расходы

[Горожанка]

В свете особенностей деятельности ТСЖ иногда нужны деньги на быстрое реагирование (трубу прорвало, снег неожиданно выпал в выходные и надо вызвать трактор и т.п. при этом расплатиться наличкой, а потом делают закрывающие документы). Чтобы не дергать бухгалтера и не давать всем ключи от сейфа председатель иногда берет суммы в подотчет именно на такие расходы. РКО оформляется. Все расходы из целевых взносов на содержание дома.
При этом время от времени что-то покупает за свой счет (есть такая привычка не набирать про запас расходных материалов и т.п., а покупать строго по мере необходимости). Деньги по таким расходом выплачиваются как возврат перерасхода.
Обратила внимание, что в программе 1С в авансовые отчеты суммы "целевого подотчета" (находящиеся на руках у председателя) не попадают. т.е. в авансовом стоит только перерасход.
Председатель считает, что это нормально, мотивируя что "целевые деньги он потратить на канцтовары, лампочки, краску и тп не может", а значит и авансовый отчет приводящий к уменьшению выданной ему суммы на аварийные работы составляться не может. Если удается договориться выполнить работы по безналу, то он просто возвращает всю "целевую" сумму в кассу.
Вопросы:
1) Предусмотрены ли штрафные санкции за неотражение в авансовом всех выданных сумм? И за выплату как бы перерасхода?
2) Служебные записки на выдачу сумм председатель так же не пишет исходя из принципа: "зачем мне самому себе их писать, тем более я трачу средства в рамках сметы на год". Предусмотрены ли штрафные санкции за отсутствие служебных записок в такой ситуации?

[Александр7272]

Обратила внимание, что в программе 1С в авансовые отчеты суммы "целевого подотчета" (находящиеся на руках у председателя) не попадают. т.е. в авансовом стоит только перерасход.

Ну..., программа точно не знает аргументацию вашего председателя и сумм там этих нет, т.к. вы их просто не отразили.
Вопрос технический, войдите в закладку авансы и проведите расходники за данный период.

1) Предусмотрены ли штрафные санкции за неотражение в авансовом всех выданных сумм? И за выплату как бы перерасхода?

Посмотрите, что предусмотрено за недостоверную отчетность, в случае проверки все расхождения вылезут.

[Горожанка]

1. Суммы в 1С отражены на 71 счете, но проходят по разным статьям, одни как авансы выданные, другие как Выплата перерасхода по авансовому отчету. Почему статьи ДДС повлияли на отражение в авансовом сказать не могу, возможно реализованная задумка председателя с программистом.

2. Председатель категорически хочет получать выплату за расходные материалы как перерасход не имеющий отношение к целевым, чтобы не было путаницы. Доводы не воспринимает.
Что посоветуете? Задним числом проводить по кассе как авансовый (выданный при наличие другого аванса) не вариант, т.к. кассу подписывает день в день (есть прием нал.ден средств от населения). Как можно разрулить ситуацию?

[Александр7272]

1. Суммы в 1С отражены на 71 счете, но проходят по разным статьям, одни как авансы выданные, другие как Выплата перерасхода по авансовому отчету. Почему статьи ДДС повлияли на отражение в авансовом сказать не могу, возможно реализованная задумка председателя с программистом.

Расходник формирует проводку по сч.71 и с этим проблем не будет, а вот для отражения в авансовом, нужно это расходник отразить в отчете (см.выше)

2. Председатель категорически хочет получать выплату за расходные материалы как перерасход не имеющий отношение к целевым

Очень просто, он не должен тратить на не целевые расходы, деньги полученные из кассы, а только из своих и делайте ему отдельные отчеты на целевые и не целевые расходы. Только перед проведение не целевых пусть сдаст деньги в кассу, тогда весь отчет будет перерасходом.