Отдел продаж и бухгалтерия - есть ли конфликт?

[Iren]

Это не та проблема которую стоит слишком заострять внимание.
Соберитесь руководством (Бухгалтерия, Отдел продаж, директор)

Выскажите друг другу свои претензии, и на ответы (обоснованные) что в этих претензиях не устраивает. И после этого составьте должностную инструкцию по оформлению и ведению документа оборота.

Договорившиеся стороны должны ее выполнять.

Не та проблема!? А если директору все равно, типа - разбирайтесь сами, точнее во всем поддерживает менеджеров, потому что сам наемный и получает премию от продаж, а отдел продаж считает, что бухгалтерия протирает штаны и ест чужой хлеб, а они деньги для "хозяина" зарабатывают. А ты всю душу вкладываешь в работу, т.к. очень ответсвенный.

[Марисабель]

Выскажите друг другу свои претензии, и на ответы (обоснованные) что в этих претензиях не устраивает. И после этого составьте должностную инструкцию по оформлению и ведению документа оборота.

Когда пугаешь рук-во возможными штрафами - оно пугается, говорит, что все будет, всех построю. А когда справа стоит главный бухгалтер, слева продажник и вопрос стоит о реальных деньгах, как вы думаете, на чьей стороне директор (он же учредитель-хозяин)? Да гори она синим пламенем, эта бухгалтерия! Будем решать вопросы по мере поступления, сейчас покупатель - все для покупателя. Вот придут государственные люди - будем разговаривать с ними.

Такое ощущение, что документы нужны для личного пользования.

200%!!!
Если при расчете зарплатных процентов менеджеров по продаже не учитывать продажи, не оформленные должным образом - зашевелятся все. Все дело в руководстве: рыба тухнет с головы.

[Kotara]

Это не та проблема которую стоит слишком заострять внимание.
Соберитесь руководством (Бухгалтерия, Отдел продаж, директор)

Выскажите друг другу свои претензии, и на ответы (обоснованные) что в этих претензиях не устраивает. И после этого составьте должностную инструкцию по оформлению и ведению документа оборота.

Договорившиеся стороны должны ее выполнять.

Согласна, это действительно решение, если только:
все не разрослось уже до уровня межличностного конфликта между руководителями соответствующих отделов,
если эти руководители не пытаются самоутвердиться друг за счет друга (что частенько бывает),
если такое решение лежит на поверхности и т.п.
Скорее всего такая встреча приведет к перепалке, взаимным обидам и обвинениям, огромной горе дополнительных бумаг, которые придется переправлять регулярно из отдела в отдел и т.п. и т.п.
Это мы уже не раз проходили...

[Mela]

Не та проблема!? А если директору все равно, типа - разбирайтесь сами, точнее во всем поддерживает менеджеров, потому что сам наемный и получает премию от продаж, а отдел продаж считает, что бухгалтерия протирает штаны и ест чужой хлеб, а они деньги для "хозяина" зарабатывают. А ты всю душу вкладываешь в работу, т.к. очень ответсвенный.

советы бывалых:
1. прекратите вкладывать душу - сама раньше этим страдала
теперь - моя душа в другом месте
2. гораздо проще работать с правильно "обработанным" диром - у меня такие учредители, там их до меня воспитали они свято веруют, что бухия - это как шаманство: шамана надо уважжять и поддерживать
когда бухию воспринимают как накладные расходы, с этим трудно бороться
упирайте на многомиллионные штрафы, проверки, милиция придет всех на пол положит - только не переусердствуйте: так, немножко, изредка и веско это единственный метод воздействия на подобных диров

[Демидова Татьяна]

Это не та проблема которую стоит слишком заострять внимание.
...составьте должностную инструкцию по оформлению и ведению документа оборота...
Договорившиеся стороны должны ее выполнять.

Проблема не в том, что не выполняют, а в том, что выполняют плохо и после пинка. А все потому, что не понимают зачем это надо. Хочу, чтобы было ПОНИМАНИЕ! как этого добиться?

[poncha]

Демидова Татьяна, Попробуйте проводить разъяснительную работу! Соберите собрание, расскажите, чем вы руководствуетесь, что грозит вам и фирме, если это не будет делаться и т.п.
Много сотрудников вполне адекватных, они поймут. Остальные вообще не готовы понимать никого, кроме себя!

[Просто бухгалтер]

Хочу, чтобы было ПОНИМАНИЕ! как этого добиться?

ИМХО только на сознательность надеяться нельзя, нужны механизмы поощрений/наказаний.

[Демидова Татьяна]

poncha, когда я провожу собрание, то вижу, что мне идут навстречу лишь из-за того, что понимают, что МНЕ это нужно. Но они не понимают зачем и из-за этого эффективность работы намного ниже.

[Fosihas]

Демидова Татьяна, да лишите премии за не правильное оформление документов. А лучше наоборот премируйте за првильное оформление.

[Kotara]

Демидова Татьяна, мне кажется, уж Вы-то вполне можете объяснить, зачем это нужно. Доходчиво и на уровне 2+2=4. Другой вопрос, а не может ли это быть результат того, что они от Вас тоже чего-то хотят, а Вы им это не даете или тормозите какой-то их процесс?.. Любые отношения - как хлопок в ладоши. Хлопок - он всегда в 2 ладоши. В одну - не получится!
Может у них к Вам тоже есть какие-то претензии и решать надо проблемы с двух сторон?

[poncha]

poncha, когда я провожу собрание, то вижу, что мне идут навстречу лишь из-за того, что понимают, что МНЕ это нужно. Но они не понимают зачем и из-за этого эффективность работы намного ниже.

У меня та же ситуация. Идут навстречу лично МНЕ. Я каждый раз стараюсь объяснить, зачем мне это нужно. Не могу сказать, что достигла огромных результатов, но в определенном смысле прогресс есть!!! Так что буду продолжать просветительскую работу на своем предприятии

[Fosihas]

А зачем демократию разводить....
Прыгать вокруг с бубном: скушай за маму, скушай за папу. Хочешь работать, делай как сказано, а нет....

[Просто бухгалтер]

Хочешь работать, делай как сказано, а нет....

Можно лишиться ценных работников, причем руководство еще подумает кого лишаться - либо умелого продажника либо упрямого буха.

[Fosihas]

упрямого буха.

который заставляет печати и подписи ставить в договорах и документа.

[Просто бухгалтер]

который заставляет печати и подписи ставить в договорах и документа.

Ну если только этим ограничивается, то может и ничего. Хотя всякие рукойводители бывают, мне правда совсем безбашенные не попадались, но знакомые бухи рассказывали всякие истории.

[Kotara]

Кстати, господа и дамы, аналогичная тема уже обсуждалась здесь на форуме: А бывают ли у вас конфликты?
Тогда так ни к чему и не пришли. И я опять упираю на то, что все дело в том, что проблема - двусторонняя!
Сами-то себе честно ответьте, наверняка задолбали отдел продаж своими требованиями, списками-отчетами-сроками-...
Надо сделать так, чтобы им вам эти отчеты тоже хотелось сделать. Что-то типа "ты-мне, я-тебе" (это я не про премии - с премиями каждый справится).
Ну например: Они вам: Клиент "ХХХ" оплатил счет №УУУ? А Вы им: Документы по сделкам "РРР" и "ЛЛЛ" дашь - скажу!

[Kotara]

Татьяне Демидовой персональное спасибо!

Kotara, ну а про менеджеров можете что-нибудь посоветовать? мы такую могучую ветку развили! Очень хочется услышать что-то дельное от умного человека!

Это мне Таня на предыдущей ветке по теме "Чем занят главбух на работе" отписала. Это я хвастаюсь...

Я, если посмотрите, тоже уже кое что писала.

Другой вопрос, а не может ли это быть результат того, что они от Вас тоже чего-то хотят, а Вы им это не даете или тормозите какой-то их процесс?.. Любые отношения - как хлопок в ладоши. Хлопок - он всегда в 2 ладоши. В одну - не получится!

Только, Татьяна, народ в основном свои эмоции выплевывает. Конкретики очень мало, а рекомендации по абстракциям уже все даны: четкие должностные инструкции, дисциплина с поощрениями и наказаниями, хорошая автоматизация с контроллируемым вводом данных. Для решения задач - собрания с участием и бухгалтерии и отдела продаж.
Если честно, я Вам очень благодарна, потому как следующий тренинг, который у меня стоит в плане по написанию - как раз: взаимодействие бухгалтерии и отдела продаж - для достаточно крупной фирмы. Я уже видела много проблем, а вы мне еще накидали. Спасибо.
К сожалению, я так устроена, что разбирать могу конкретную ситуацию, иначе мне кажется, что все и так все знают
Плюс - нужна версия второй стороны конфликта (этоя опять о своем...)

[Демидова Татьяна]

Kotara, мне кажется я достаточно четко озвучила свою проблему: как замотивировать отдел продаж с РАДОСТЬЮ И СЧАСТЬЕМ В ГЛАЗАХ выполнять распоряжения бухгалтерии?

PS: написала и поняла, что позвучало не очень вежливо. Это я сегодня "закомандовалась" на работе.

Если знаете как, подскажите плиз?

[Kotara]

Татьян, Вы действительно закомандовались, смотрите что Вы пишете:"... отдел продаж ... выполнять распоряжения бухгалтерии..."
Отдел продаж не подчиняется бухгалтерии. А посему распоряжения бухгалтерии выполнять не должен. Отдел продаж должен выполнять распоряжения своего начальника. Значит, Вы, совместно с Вашим руководством должны объяснить руководителю отдела продаж, почему Ваши требования должны выполняться их отделом. Одному человеку объяснить проще, да и уровень понимания, что для предприятия важно, у него выше. А дальше, по идее, это проблемы его - как замотивировать своих подчиненных. С вашей стороны должен быть составлен документ: Такие-то документы принимаются строго в таком-то виде, строго в такие-то сроки.
Татьяна! продолжим в понедельник. - прошу прощения - дела...

[Демидова Татьяна]

А давайте вот что обсудим:
Насколько четко выполняют должностные инструкции сотрудники? Насколько я понимаю, не только я, но и многие другие бухи имеют поддержку в лице руководства, мы продумываем должностные инструкции, распространяем в массы. И что толку? Каждый раз, когда случается конфликт, это наверняка оказывается "та самая экстренная ситуация, при которой инструкцию выполнить не смогли". И как всегда надо ее разруливать, а не выяснять, кто виноват.

Kotara, фраза звучит конечно некорректно. Давайте читать ее так:
как замотивировать отдел продаж с РАДОСТЬЮ И СЧАСТЬЕМ В ГЛАЗАХ выполнять распоряжения своего начальника, касающиеся бумажной работы, правильность выполнения которой контролирует бухгалтерия?

И не принимайте близко к сердцу слова "с радостью и счастьем". Мне хочется сотрудничать с отделом продаж на уровне понимания (когда все знают что делают и делают это вовремя и заранее), а не на уровне распоряжений и приказов (в последний срок и наверняка неправильно)

[Штруня]

Проблема не в том, что не выполняют, а в том, что выполняют плохо и после пинка. А все потому, что не понимают зачем это надо. Хочу, чтобы было ПОНИМАНИЕ! как этого добиться?

У нас та же история была.. Довели меня можно сказать до точки. К счатью мне удалось убедить директора провести аттестацию наших торговых представителей на тему права. Дали им месяц на подготовку, в течение которого (спасибо отдельное нашему юр. отделу) они могли приходить на консультации к нашим юристам.
Теперь всем понятно зачем нужны документы на отгрузку подписанные с обеих сторон и доверенности на получение ТМЦ....

[Kotara]

Дорогие дамы и господа!
Я переговорила со своей партнершей по тренингу для бухгалтеров. Мы решили, что если форумчане захотят - мы готовы провести небольшой тренинг по проблемам бухгалтеров специально для Вас и бесплатно.
Единственное - необходимо будет оплатить зал и чай-кофе-печенье. В зависимости от того, сколько придет народу - это будет стоить от 200 до 500 рублей на человека.
Зал находится на Ленинском проспекте около универмага "Москва". Так как в пятницу-субботу у нас обычно тренинги, а Вы наверняка не захотите пропускать рабочие дни есть предложение провести его в будний день с 18-00 до 22-00.
Жду ваших комментариев в форуме. А те, кто решит, что точно хочет к нам прийти - пишите на e-mail: ktv777@id.ru - ФИО, должность, контактный телефон, если захотите - напишите чем занимается Ваша фирма (чтобы готовясь к тренингу мы понимали в какой области Вы работаете). Пишите вопросы, которые вы бы хотели затронуть.
Мы плнируем поговорить о конфликтных ситуациях, немножко об управлении временем и взаимодействии с подчиненными, руководителями и "смежниками" - в первую очередь - отделом продаж. О том, как снимать стресс и т.п.
Обращаю Ваше внимание, что зал вмещает 20 человек.
Заявки Ваши очень важны, т.к. от этого будет зависеть сумма оргвзноса на человека
Жду Ваших откликов,
Курдюмова Татьяна

[poncha]

А давайте вот что обсудим:
Насколько четко выполняют должностные инструкции сотрудники? Насколько я понимаю, не только я, но и многие другие бухи имеют поддержку в лице руководства, мы продумываем должностные инструкции, распространяем в массы. И что толку? Каждый раз, когда случается конфликт, это наверняка оказывается "та самая экстренная ситуация, при которой инструкцию выполнить не смогли". И как всегда надо ее разруливать, а не выяснять, кто виноват.

Должностные инструкции действуют только на дисциплинированных сотрудников. А эти дисциплинированные сотрудники и без инструкций все делают правильно и четко. На тех же, кто не хочет "заморачиваться на бумажную бюрократию" никакие инструкции не подействуют, т.к. это будет часть "бумажной бюрократии"...

[poncha]

У нас та же история была.. Довели меня можно сказать до точки. К счатью мне удалось убедить директора провести аттестацию наших торговых представителей на тему права. Дали им месяц на подготовку, в течение которого (спасибо отдельное нашему юр. отделу) они могли приходить на консультации к нашим юристам.
Теперь всем понятно зачем нужны документы на отгрузку подписанные с обеих сторон и доверенности на получение ТМЦ....

Ой, какая идея хорошая! Жаль только, что у меня фирма маленькая и юр. отдела нет
Но мысль очень хорошая!

[Catherine]

ИМХО, если руководство не желает (по различным соображениям) считаться с бухгалтерией - надо провести разъяснительную работу с четким обозначением персональной ответственности и возможных последствий. Если и дальше не понимает - то зачем тогда такое руководство? Если же нет альтернативы - остается расслабиться и получить удовольствие. Ну разные бывают в жизни ситуации.
Если поддержка руководства получена - надо писать положение по документообороту (сама сейчас этим занимаюсь) и внедрять его использование. Если хотите, чтобы правила соблюдались - следите за этим лично. Желательно предусмотреть персональную ответственность за предоставление всех необходимых правильно оформленных документов. А также - процедуру согласования платежей/договоров и пр. Это, по крайней мере, позволит в случае неблагоприятного развития ситуации, оградить себя от возможных неприятностей.

[Catherine]

А с отделами продаж у нас развито сотрудничество - если они не обеспечивают своевременное предоставление документов - мы не регистрируем продажи. А живет компания по бюджету. Соответственно, мы некоторым образом участвуем в формировании их показателей, и их заинтересованность присутствует.

[Kotara]

А с отделами продаж у нас развито сотрудничество - если они не обеспечивают своевременное предоставление документов - мы не регистрируем продажи. А живет компания по бюджету. Соответственно, мы некоторым образом участвуем в формировании их показателей, и их заинтересованность присутствует.

Очень поддерживаю!
Еще можно в базе, в которой они работают предусмотреть перечень документов по каждой операции. Бухгалтерия ставит галочки: нет галочки - продажа в текущий период не засчитывается. Наверняка же мотивация для продажников прописана так, что они получают в добавок к зарплате процент от объема продаж?

[Аня Русская]

Fosihas, собрались, обсудили, расписали... А через неделю те, что расписывались отказываются понимать, то, под чем они визу поставили... или вообще ничего не подписывают... Лишняя бюрократия, тягомотина... "Усложняет работу"... А кому сейчас легко и вроде того... А вообще все зависит от позиции директората... Если сквозь пальцы на менеджеров, то наверняка стражает матчасть в виде бухгалтерии... Сквозь пальцы на бухов никто не посмотрит - за это посадят... Поэтому приходится юлить, изворачиваться, ухищряться... А знаете, как надоело?

[Аня Русская]

Можно лишиться ценных работников, причем руководство еще подумает кого лишаться - либо умелого продажника либо упрямого буха.

ой как мне эта фраза понравилась!

Ладно, так и быть... История-страшилка из жизни... я собственно сбыт, отгрузки, бухгалтерия, т.е. стороны противоположная подажам... Сначала на меня смотрели как на чудо-юдо... чего-то хочет, чего-то ей все надо... Теперь уже тихо бухтят себе под нос, что да, вроде как и менеджер виноват во всех своих ошибках, но есть же бухгалтерия, которая решит любую проблему!..
Отсутствуют оригиналы договоров, лизинг как то так, стороной обходит, хотя требования к оформительскому творчеству бумаг еще те!.. Доверенности факсимильно, клиенты злые, руководство недовольно...
Объясняешь каждому конкретно: "Федя, так делать нельзя"... Через сутки Федя идет и делает то же самое, абы "Господь терпел и нам велел"... Итак, руководство...
Смотрит на все двояко... Продажи это хлеб фирмы... мы продали, а вы уж сами разгребайте кучи мусора после нас... Предпочитает решать все проблемы в текучке... На перспективу смотрит только через план будущих поступлений денежных средств, т.е. лишь бы брали, а какие проблемы... Ну это проблема "выжить" у клиентов...
Причем все это понимают прекрасно, но ситуацию менять в корне никто не собирается...
Собрание от собрания все остается по-прежнему... Пишем бумажки всякие красивые, подписываются вроде даже некоторые... И...
Кака только реальная ситуация - бухгалтерия все решит... Все тип-топ...
Главное - продать...
Идея движет массами, людьми - жажда наживы, а вот мной как бухгалтерией движет мысль самой пойти в отдел продаж и показать как работать надо... Правильно... или уволиться... Больше я выхода не вижу...
И это вопросы не личного контакта, ни бухгалтерского сопровождения сделки (уж лучше бы менеджеры туда носы не совали), а конкретного подхода к общему делу и персонального к живым пока еще специалистам...

[Демидова Татьяна]

Аня Русская, уволиться не выход! Надо построить систему!