Электронный архив

[sveetna]

У кого есть электронный архив (накладные, счета-фактуры, договоры)?
Нужен простой и удобный. Может кто что посоветует.
"1С : документооборот" кто использует?

[Ali]

Учет ведете в чем ? В БП? Вот в нем и видите архив. Для этого в БП 3.0 есть все средства. А если подключите 1С-Отчетность, то автоматом сканы в налоговую будут уходить вместе с требованиями и не надо дополнительно ничего цеплять

[sveetna]

У нас 8.2 упп

[Ali]

Переходите на БП 3.0, там это реализовано

[Климов Сергей]

Или на ERP. И, кстати, и БП 3.0 и ERP интегрируются с Документооборотом.

[sveetna]

спасибо

[sveetna]

Здорово! Мне БП не подходит. Вернее ,мне оно подходит. Для учета деятельности предприятия -нет.

[Климов Сергей]

sveetna, прямые ссылки здесь давать нельзя. Погуглите на тему "скан-архив", может заинтересует.

[ВячеславЗ]

Использовать 1С документооборот для того что указал ТС - это забивать микроскопом гвоздь.
Совсем простой - Excel, с вставленными гиперссылками на отсканированные файлы.
Для договоров очень удобно.
Вообще сами отсканированные документы можно хранить в самой УПП.
Вы уточните для каких целей Вам эти сканы

[sveetna]

Нужно для выборки документов по контрагетнам, периоду, номенклатуре. Петать документов по выбранному списку или отправлять по электронной почте

[ВячеславЗ]

Нужно для выборки документов по контрагетнам, периоду, номенклатуре. Петать документов по выбранному списку или отправлять по электронной почте

Какие объемы документов ?

[Татьяна- Васильевна]

ВячеславЗ, ответьте пожалуйста, у нас объемы по контрагентам небольшие, нам тоже важно знать какую программу покупать. Сейчас используем надстройку "Договора" привязан. к 1С (она лицензионная), но юрист ее ругает. Где можно посмотреть принц.построения Exell для договоров (формулы, ссылки и т.д)? Не могу понять стоит ли заморачиваться с приобретением другой программы или оставить ту, которая есть. Спасибо.

[ВячеславЗ]

Скину чуть позже образчик.

[Winny Buh]

ВячеславЗ, ответьте пожалуйста, у нас объемы по контрагентам небольшие, нам тоже важно знать какую программу покупать. Сейчас используем надстройку "Договора" привязан. к 1С (она лицензионная), но юрист ее ругает. Где можно посмотреть принц.построения Exell для договоров (формулы, ссылки и т.д)? Не могу понять стоит ли заморачиваться с приобретением другой программы или оставить ту, которая есть. Спасибо.

Посмотрите 1С:Договорчики - это можно сказать "младший брат" 1С:Документооборота, оставили только подсистему учета договоров, но при этом стоит значительно дешевле (от 4600 руб. за базовую версию).

P.S.
А довольных юристов я что-то и не припомню,
щеки надувать это для них обычное дело )

[ВячеславЗ]

Договорчики...... Это...хМММ..... Попользуйтесь сначала...
Но продукт достойный.... ... достойный пользователей которые поймут всю его прелесть
Это как УНФ в своем старте...

[Winny Buh]

ВячеславЗ,
за свои деньги вполне нормальное решение, не без "нюансов" конечно )

[ВячеславЗ]

нюансов ???

[Татьяна- Васильевна]

Всем спасибо, обязательно посмотрю! и про юристов мне понравилось))))

[Татьяна- Васильевна]

Поскольку плотно занялась электронным архивом, прикрепляю свежую статью. У кого есть какие мысли (надо ли дописывать про электронку в УП и т.д. и т.п.), уж больно много писанины или достаточно указать нормативку. Как думаете?Электр архив храниния документов.doc

[ВячеславЗ]

в УП -это в УПП?

Прелесть отсканированных документов ( договора, акты) - при запросе из ИФНС ты отправляешь их, подписав своей ЭЦП. и не надо копии делать.

[ВячеславЗ]

Файл пока не не нашел.
Концепция.
1. Определяем ответственного, тот кто будет вести файл Excel) - как правило это бухгалтер по 60/62 счетам
2. Определяем место хранения файлов. - файлы (отсканированные) для всех только для чтения
2.1. Определяем формат имени файла ( это важно) для отсканированного документа
2.2. Пишем инструкцию ( где указываем все важные моменты, вплоть до формата файла и ориентации листов)
2.3. Пишем распоряжение о предоставлении электронных (отсканированных) копий ответсвенному сотруднику
3. Определяем структуру полей. Например
Вид документа ( тут делаем предопределенные значения для выбора)
Документ- основание
Дата документа
Номер документа
Контрагент по документу
Файл - в это поле прикрепляем гиперссылку на отсканированный файл.
Статус документа (тут делаем предопределенные значения для выбора)
Для всех -файл Excel в режиме только чтения. Размещаем файл в удобном месте. Доступный НУЖНЫМ пользователям - как правило это бухгалтерия, юристы, и руководители подразделений. ВСЕМ давать доступ ПРОТИВОПОКАЗАНО.
Все, садим студента(-ку), стажера, он сканирует и именует первые файлы ( за прошедшие три года например) и делает первичное заполнение базы. Потом передает ответственному в работу. У нас на это ушел месяц неторопливой работы.
Ну как то все.
Мы хранили только договора и доп соглашения. Все остальное избыточно.

[ВячеславЗ]

Определяем структуру полей. - файла Excel

[Татьяна- Васильевна]

ВячеславЗ, ах!!!! как замечательно и понятно)))) спасибо

[ВячеславЗ]

Пошел, взял с полки пирожок...
сканировать лучше в pdf, разрешение 300dpi, в градациях серого.
-взял еще один

папку с отсканированными файл и файл EXCEl обязательно делать архивные копии регулярно. И не забываем про информационную безопсаность.

[Красный Мак]

то автоматом сканы в налоговую будут уходить вместе с требованиями и не надо дополнительно ничего цеплять

Можно немного подробнее, собираюсь обновляться до 8.3

[ВячеславЗ]

Причем тут платформа 8.3?

[Ali]

Красный Мак, http://its.1c.ru/db/elreps#content:36:hdoc

[ВячеславЗ]

Красный Мак, http://its.1c.ru/db/elreps#content:36:hdoc

Отправить электронные коппи по запросу, можно по любой сертифицированной системе.
Ни 1с отчетность ни платформа 1с 8.3 тут ни причом абсолютно. Дело в эцп и провайдере.

[Красный Мак]

Всем спасибо, будет время залезу на свой ИТС ПРОФ, посмотрю регламент, у меня есть.

[Красный Мак]

и не надо копии делать.

Ну да, скан то с подписями уже готов.