Оформление счетов и реализации при наличии абонентской платы

[es3000]

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, какими документами правильно оформлять выполненные работы,
если между подрядчиком и заказчиком заключен договор на обслуживание компьютерной техники с абонентской платой.

Порядок работы такой.
В договоре указано, что абонентская плата составляет 5 тыс. руб. и подразумевает объем работ 10 часов.
Работы сверх этого объема тарифицируются по цене 700 руб. \ час.
Подрядчик в перед началом месяца выставляет счет на абонентскую плату,
заказчик в первых числах месяца должен оплатить этот счет.
В течение месяца заказчик обращается к подрядчику, и подрядчик выполняет какие-то конкретные работы.
После выполнения каждой работы подрядчик оформляет акт (реализацию) на эту работу и счет на оплату и передает ее заказчику.

Проблема в том, что непонятно: как акты и счета за конкретные работы,
состыковать со счетом на абонентское обслуживание?
Дело в том, что объем фактически выполненных работ может быть как больше, так и меньше заложенных в абонентское обслуживание 10 часов.

Например, случай, когда объем работы больше чем 10 часов:
1) выставлен счет на абонентское обслуживание на 5 тыс. за 10 часов.
2) счет оплачен
3) в течение месяца выполнено несколько работ по обслуживанию:
- 1-я работа - 7 часов
- 2-я работа - 8 часов
- 3-я работа - 9 часов

Сейчас мы оформляем это так.
Так как объем фактически выполненной работы составляет 7 + 8 + 9 = 24 часа, и счет на 10 часов уже оплачен,
то мы в конце месяца "подгоняем" фактически выполненные работы под 14 часов (24 - 10) и делаем следующие документы:
- акт на абонентское обслуживание на 10 часов
- акт и счет на фактические работы, но указываем в них не 24 часа, а 14 часов.

Но мы думаем, что так делать неправильно.
Однако, как по другому не знаем.

Помогите, пожалуйста, разобраться?
Какие бухгалтерские документы (счета и закрывающие документы) надо оформить в данном случае?

[Январь]

Нет тут правильно или не правильно, если в договоре не расписали порядок формирования документов. Исходить надо из того, как удобнее и понятнее.
Обычно делают так:
- счет на абонентку
- один акт на все часы за месяц
- счет на сверхлимитные часы

[es3000]

- один акт на все часы за месяц

А как в этом акте разбивать одну работу на две части: по абонентской плате и по сверхлимитному тарифу?

Приведите, пожалуйста, пример такого акта для моего примера из первого сообщения.
Там 10 часов - абонентка, и фактически выполнено три работы: по 7, 8, 9 часов.
Как в этом случае будет выглядеть акт?

[saigak]

Там 10 часов - абонентка, и фактически выполнено три работы: по 7, 8, 9 часов.
Как в этом случае будет выглядеть акт?

делаем следующие документы:
- акт на абонентское обслуживание на 10 часов
- акт и счет на фактические работы, но указываем в них не 24 часа, а 14 часов.

нормально на мой взгляд...я бы объединила все работы в один акт по пунктам просто, т.к. у них цена разная
1.работы по абонентской плате 10 час *500 руб/час
2. работы сверх абон. платы 14 часов*700 руб/час

[es3000]

нормально на мой взгляд...я бы объединила все работы в один акт по пунктам просто, т.к. у них цена разная
1.работы по абонентской плате 10 час *500 руб/час
2. работы сверх абон. платы 14 часов*700 руб/час

так дело в том, что вторая работа (которая на 8 часов) она как бы разбивается на две части:
- 3 часа этой работы оплачиваются по абонентке
- а остальные 5 часов - по тарифу 700 руб.

Как это "разделение" второй работы правильно отразить?

[saigak]

Как это "разделение" второй работы правильно отразить?

да как считаете нужным. чтобы и вам и клиенту было понятно за что и сколько надо заплатить.

[es3000]

я бы объединила все работы в один акт по пунктам просто, т.к. у них цена разная

Еще хочу уточнить.

У нас на абонентское обслуживание перед началом месяца выставляется отдельный счет.
Наша бухгалтерия считает, что этот счет нужно закрыть в конце месяца отдельным актом.

То есть постольку есть счет с формулировкой "за абонентское обслуживание",
то должен быть и акт с такой же формулировкой и с такой же суммой.
Является ли это требование обязательным?

[saigak]

Да нет никаких обязательных требований. Как хотите так и делайте. Но возможно бухам так удобнне, чтобы не было путаницы. Главное реализацию провести и налоги заплатить.

[ZZZhanna]

В договоре указано, что абонентская плата составляет 5 тыс. руб. и подразумевает объем работ 10 часов.

интересно, а что именно подразумевали лица, подписавшие договор, под объемом работ в 10 часов? Вот этот объем и надо писать.
Если есть месяцы, в которые никакие работы не производятся, или на работы потрачено 2 часа, а не 10 - то это, простите, необоснованное обогащение.

[es3000]

интересно, а что именно подразумевали лица, подписавшие договор, под объемом работ в 10 часов?

А что подразумевается под абонентской платой, например, за телевидение?
Если оборудование исправно, телевидение работает - вы за что платите?

[Январь]

Если есть месяцы, в которые никакие работы не производятся, или на работы потрачено 2 часа, а не 10 - то это, простите, необоснованное обогащение

Почему это? На то она и абонентская плата, что взимается в любом случае. А что за эту плату вы можете получить, в договоре написано

[ZZZhanna]

А что подразумевается под абонентской платой, например, за телевидение?

На то она и абонентская плата, что взимается в любом случае.

правильно. Только автор пишет:

В договоре указано, что абонентская плата составляет 5 тыс. руб. и подразумевает объем работ 10 часов.

т.е. абон.плата за телевизор или за телефон подразумевает (и в договоре это написано) просто соединение с каналом или право пользования, и т.п.
У автора же составители договора придумали, что в абонентскую плату входят 10 часов каких-то РАБОТ. Вот пусть теперь и пишут клиенту, каких именно работ.

[Январь]

ZZZhanna, чего-то мудришь. Совершенно нормальная ситуация у автора. За 5000 руб. заказчик может получить 10 часов. То же самое право воспользоваться, только часами работы неких специалистов. А что именно за работы наверняка в договоре написано

[ZZZhanna]

Я считаю, что это они перемудрили, иначе бы вопрос не возник.

А что именно за работы наверняка в договоре написано

судя по вопросу, в договоре как раз не написано.

[saigak]

удя по вопросу, в договоре как раз не написано.

да все там понятно. Они просто не знают как в закрывающих документах разделить работы по аб.плате и остальные. Бояться, что есть какой то регламент.

[es3000]

судя по вопросу, в договоре как раз не написано.

Договор на обслуживание компьютерной техники.
Из этого понятно, что абонентская плата 5 тыс. оплачивается за любые работы по обслуживанию компьютерной техники объемом до 10 часов.
Все работы сверх этого объема оплачиваются по почасовому тарифу.

В принципе договор можно изменить.
Вы мне только подскажите что нужно изменить?

[es3000]

да все там понятно. Они просто не знают как в закрывающих документах разделить работы по аб.плате и остальные. Бояться, что есть какой то регламент.

В общем вы правильно поняли мой вопрос.
Только мы не регламента боимся.
А просто хотим, чтобы по документам было все понятно, чтобы информация в документах отражала реально выполненные работы, соответствовала договору, и суммы и тарифы были в соответствии с договором.

[ZZZhanna]

хотим, чтобы по документам было все понятно, чтобы информация в документах отражала реально выполненные работы, соответствовала договору,

у меня в договоре, например, в приложении-перечне работ есть пункты типа "профилактические работы - проверка работа антивирусной защиты, проверка резервного копирования, проверка системы безопасности..." и т.д. и т.п. Что, айтишники не могут сказать, что они делают регулярное-необходимое?

[saigak]

В общем вы правильно поняли мой вопрос.
Только мы не регламента боимся.
А просто хотим, чтобы по документам было все понятно, чтобы информация в документах отражала реально выполненные работы, соответствовала договору, и суммы и тарифы были в соответствии с договором.

Ну, вот сейчас сходу, не видя договора, перечня выполненных работ это написать просто не возможно. Я не понимаю вообще в чем проблема. Вы видите договор, предполагаемые тарифы, фактически выполненные работы. Берет и расписываете в акте что и по чем.

[es3000]

у меня в договоре, например, в приложении-перечне работ есть пункты типа...

И у меня в договоре эти пункты есть.

Что, айтишники не могут сказать, что они делают регулярное-необходимое

Конечно, они могут назвать конкретные выполненные работы.

Я не понимаю вообще в чем проблема. Вы видите договор, предполагаемые тарифы, фактически выполненные работы. Берет и расписываете в акте что и по чем.

Вы же поняли мою проблему, в предыдущем своем сообщении вы ее точно сформулировали.
Проблема в том, что часть работ выполняются в рамках абонентского обслуживания по сниженному тарифу.
Все существенные условия договора я написал, то есть вся информация известна.

Я просто прошу предложить мне хоть какой-то вариант решения.

Предлагаю снова вернуться к моему примеру:
а) клиенту выставлен счет на абонентское обслуживание на 5 тыс. за 10 часов возможных работ.
б) по договору тариф сверх 10 часов - 700 руб.
в) в течение месяца выполнено несколько работ:
- 1-я работа - 7 часов - допустим "проверка работа антивирусной защиты"
- 2-я работа - 8 часов - "проверка резервного копирования"
- 3-я работа - 9 часов - "проверка системы безопасности"

Какие надо сделать в конце месяца акты по этим работам?

[ZZZhanna]

в течение месяца выполнено несколько работ:
- 1-я работа - 7 часов - допустим "проверка работа антивирусной защиты"
- 2-я работа - 8 часов - "проверка резервного копирования"
- 3-я работа - 9 часов - "проверка системы безопасности"

почему нельзя именно это в актах и написать?

[es3000]

почему нельзя именно это в актах и написать?

потому что работа "2" как бы разбивается на две части - из 8 часов этой работы:
- 3 часа входят в счет абонентского обслуживания,
- 5 часов по тарифу 700 руб.\час.

Как это в актах отразить?

[saigak]

Вы же поняли мою проблему, в предыдущем своем сообщении вы ее точно сформулировали.

неа, не поняла. где?

потому что работа "2" как бы разбивается на две части - из 8 часов этой работы:
- 3 часа входят в счет абонентского обслуживания,
- 5 часов по тарифу 700 руб.\час.

Как это в актах отразить?

ну я вроде написала уже:

1.работы по абонентской плате 10 час *500 руб/час
2. работы сверх абон. платы 14 часов*700 руб/час

Ну хотя бы так:
1. Абонентское обслуживание:
работа 1*7ч * 500
работа 2*3ч*500
2. Работы сверх а/п:
работа 2*5ч*700
работа 3*9ч*700

В чем проблема то?

[es3000]

Ну хотя бы так:
1. Абонентское обслуживание:
работа 1*7ч * 500
работа 2*3ч*500
2. Работы сверх а/п:
работа 2*5ч*700
работа 3*9ч*700

В чем проблема то?

Получается, вы предлагаете сделать два акта?

Если так, то первая проблема: это соответствие счетов и актов.
Насколько я понимаю, каждому счету должен соответствовать "закрывающий" акт.
Исходя из этого моего понимания, поскольку был выставлен счет на абонентское обслуживание (10ч * 500руб. = 5000 руб.),
в котором так и сформулировано "за абонентское обслуживание",
то значит должен быть и акт, "закрывающий" этот счет, с такой же формулировкой.

В приведенном же вами варианте такого акта не будет.
Будет другой акт, в нем будут указаны "работа 1, работа 2" на ту же сумму.
Это допускается? Что отсутствует акт, в точности закрывающий счет?
Или мое понимание неправильное?

[Январь]

Получается, вы предлагаете сделать два акта?

В одном акте может быть много строк

первая проблема: это соответствие счетов и актов.

Нет никакой проблемы, потому что не должно быть никакого соответствия

Будет другой акт, в нем будут указаны "работа 1, работа 2" на ту же сумму.
Это допускается? Что отсутствует акт, в точности закрывающий счет?

Это не только допускается, но присутствует в работе большинства организаций.

[saigak]

в котором так и сформулировано "за абонентское обслуживание",

В приведенном же вами варианте такого акта не будет.

неужели? А это что:

1. Абонентское обслуживание:
работа 1*7ч * 500
работа 2*3ч*500

?
Тем более, что судя по вашему договору, предварительно работы, которые будут выполнены в рамках абонентской платы предугадать просто не возможно.

[es3000]

Тем более, что судя по вашему договору, предварительно работы, которые будут выполнены в рамках абонентской платы предугадать просто не возможно.

Да, это так.

неужели? А это что: ... ?

Ну у вас в примере написано:

1. Абонентское обслуживание:
работа 1*7ч * 500
работа 2*3ч*500

Но ведь в акте в каждой строке должны быть наименование, количество, сумма.
Значит, из вашего примера, строками акта будут только:

работа 1*7ч * 500
работа 2*3ч*500

А фразу 1. Абонентское обслуживание: куда в акте писать?
Получается эту фразу надо в каждую строку добавить.
Типа так:

работа 1 (в рамках абонентского обслуживания) *7ч * 500
работа 2 (в рамках абонентского обслуживания) * 3ч*500

Так правильно будет?

[saigak]

Типа так:
работа 1 (в рамках абонентского обслуживания) *7ч * 500
работа 2 (в рамках абонентского обслуживания) * 3ч*500

можно и так...а чем не устроит

1. Абонентское обслуживание в т.ч. :
работа 1*7ч * 500
работа 2*3ч*500
?

Так правильно будет?

без разницы как! Главное, чтобы было понятно вам и контрагенту.

[es3000]

можно и так...а чем не устроит

Ну в программе, в которой я веду бух.учет,
когда вводишь акт, там в табличной части этого акта нужно добавлять строки,
каждая строка состоит из нескольких полей (колонок),
и в каждой строке нужно указать значения следующих полей:
- наименование товара\услуги
- количество
- единица измерения
- цена
- сумма (вычисляется программой).

Вот я и ввожу две строки:
---------------------
1-я строка:
- наименование: "работа 1"
- количество: 7
- ед.изм: "ч"
- цена: 500
---------------------
2-я строка:
- наименование: "работа 2"
- количество: 3
- ед.изм: "ч"
- цена: 500
---------------------

Просто не понятно куда тут писать "1. Абонентское обслуживание в т.ч." из вашего примера.
Поэтому и не устраивает

[bivserg]

Добрый день!

У меня очень похожая ситуация, как описывалось выше в этой теме.
Только договор еще не заключен, пока на этапе согласования.
В договоре также есть ежемесячная абонентская плата и ежемесячный объем работ "до 15 часов в месяц".

Вопрос такой.
Какой акт надо выписывать клиенту, если за прошедший месяц фактически выполненные работы по объему оказались меньше, чем 15 часов, например всего 5 часов?
В договоре указано "до 15 часов". Но как это сформулировать в счете и акте?

И другая, еще более интересная ситуация. Допустим в каком-то конкретном месяце клиент вообще не обращался ни по каким вопросам.
Соответственно никакие работы не выполнялись. Но клиент ведь все равно должен оплатить ежемесячную сумму по договору.
Как в этом случае сформулировать счет и акт?