С бумажными документами все понятно.
Захотел клиент купить товар: пришел человек с печатью или доверенностью, товар отпустили.
С электронными, например, договорами - все несколько сложнее.
Различные системы платного ЭДО, кроме всяких мелких плюшек, нахмурив брови объясняет свою необходимость для клиента примерно следующим образом:
"1. Оператор гарантирует достоверность информации об организациях в системе. Очень важно знать, что на другом конце «провода» находится реальная организация. Оператор сам проверяет организацию при регистрации в системе, следит за актуальностью информации о ней.
2. Оператор гарантирует юридическую значимость всех документов в системе. Это очень сложный организационный процесс, так как область электронных документов строго регулируется большим количеством федеральных законов и подзаконных актов. Для того, чтобы обеспечить юридическую силу электронных документов, требуются соответствующие лицензии на работу с криптографией, телематикой и др. То есть в случае, если бы процесс обмена электронными счетами-фактурами строился без участия операторов, компаниям бы пришлось самостоятельно озаботиться обеспечением юридической значимости документов и получением всех необходимых лицензий, а также отслеживать все изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы."
Не буду раскрывать вопрос подтверждения юридической значимости документа подробно. Во-первых сам в этом толком разобрался, во-вторых для понимания надо сходить на курс криптографии и проштудировать несколько ФЗ основательно.
Казалось бы, выбор очевиден: надо брать систему ЭДО с наиболее подходящим тарифом и пользоваться.
Но есть ли альтернатива!? Альтернатива есть.
Например, руководитель организации N1 получает квалифицированную ЭЦП (на флешке, даже за токен платить не надо), покупает бессрочно КриптоПРО, заключает с организацией N2 соглашение об ЭДО (с учетом всякого), подписывает договор бесплатной программой КриптоПРО PDF и отправляет его на e-mail контрагента.
Итого:
плата за перевыпуск ЭЦП ежегодная (?)
лицензия КриптоПРО один раз оплатить
флешка любая
Всё. ЭДО производится по всем правилам.
Можно, конечно, заморочиться и начать самостоятельно мониторировать юридическую значимость ЭЦП организации N2 и достоверность информации об организации. Но почему не принять ряд допущений!? Гораздо менее вольных, чем в классическом случае бумажного документооборота, описанного в самом начале поста. Ведь если подойти по всей строгости, то, прежде чем отпустить товар контрагенту, этот контрагент N2 должен:
1. Заключить с вами договор купли продажи. Не просто же так ему доверять организации N1 свои деньги на основании скана счета на оплату!?
2. В момент подписания с обеих сторон должны присутствовать руководители организаций N1 и N2. Эксперты по подлинности подчерка с обеих сторон должны проверить соответствие подписи лица, подписывающего договор, подписи в удостоверении личности подписанта. Кроме того, эксперты по подлинности удостоверений личности (с обеих сторон) должны подтвердить подлинность удостоверений личности подписантов. Кроме того, необходимо удостовериться, что именно этот Иванов Иван Иванович - тот самый Иванов Иван Иванович, директор фирмы N2, а не какой-то другой Иванов Иван Иванович с улицы.
3. После заключение договора при получении товара организацией N2, у организации N1 должен быть эталон подписи и квалифицированный специалист по сличение подписей, даже если директор N2 придет за товаром лично ("вас много, а я одна - всех не запомнить!"). А в случае, если товар получается по доверенности, надо повторить почти полностью пункт 2 в отношении доверенного лица и его документов.
Только после этого реализацию товара можно считать полностью юридически значимой. Без учета, конечно, погрешностей работы экспертов в вопросах идентификации подписей и удостоверений личности.
Вопрос: кто будет при такой строгости что-то покупать у организации N1 и как это отразиться на оперативности работы отдела продаж?)
С интересом выслушаю ваши мысли на этот счет.