Хранение документов

[Елена4646]

На работе шкафы с документами, в них подшитые бухгалтерские документы. Выписки с платежками за 12-15гг. и другие бухгалтерские документы. Коммерческий директор настаивает все вывезти на склад - в 2 км от офиса, остановок 6 на автобусе, подвальное помещение, пол бетон с пылью, полок нет, отопления тоже. Я против, так как считай, что выкинуть, температурного режима нет, пыль, они просто не сохранятся. Настаивает, что смысла нет хранить это в бумажном виде - а там часть из документов вообще не достать, выписки и платежки из банка который поменяли на другой (электронных версий нет). Организация маленькая, 1 год занимает 1 полку в обычном шкафу.

Как вы доказываете, что документы за 3 года обязательно хранить пусть не в шаговой доступности, но хотя бы в нормальных условиях?

[titova-tlt]

объясните ему, что ФНС постоянно запрашивает копии доков и непредставление-грозит штрафами... Документы испортятся-это будет значить что при выездной не подтвердятся расходы и на всю сумму выручки по декларациям начислят 18% НДС+20% налог на прибыль=38% и придется дубликаты запрашивать у поставщиков, что на практике нереально. НК обязывает хранить оригиналы документов (есть перечень со сроками)

Отвезите в гос.архив их-как вариант
Я бы посадила кого-нибудь и отсканировала (выписки+накладные+сч/ф+договора) и сканы прикрепила в 1С (оцифровала), а потом отвезла...

[Елена4646]

объясните ему, что ФНС постоянно запрашивает копии доков и непредставление-грозит штрафами... Документы испортятся-это будет значить что при выездной не подтвердятся расходы и на всю сумму выручки по декларациям начислят 18% НДС+20% налог на прибыль=38% и придется дубликаты запрашивать у поставщиков, что на практике нереально. НК обязывает хранить оригиналы документов (есть перечень со сроками)

Отвезите в гос.архив их-как вариант
Я бы посадила кого-нибудь и отсканировала (выписки+накладные+сч/ф+договора) и сканы прикрепила в 1С (оцифровала), а потом отвезла...

Про запрашивание документов объясняла - крайний ответ - съездиешь, найдешь, привезешь. Платежки не документы вообще, хранить только выписки. Говорю вот недавно запрашивали за 3 года платежки перечисления сбора - ответ - не имели права, не надо им было ничего не давать. Говорю зачем выписку за день отдавать - там много платежей, мало ли кому что, а мы им выписку за день. Не кого сажать, я вообще смысла не вижу, аккуратно занимают 4 нижних полки в шкафу.

[Лёнка]

Я бы посадила кого-нибудь и отсканировала (выписки+накладные+сч/ф+договора) и сканы прикрепила в 1С (оцифровала)

это ж сколько сил и времени????

аккуратно занимают 4 нижних полки в шкафу.

забрала бы себе домой...

[Елена4646]

это ж сколько сил и времени????

забрала бы себе домой...

О! вот точно, будет настаивать, заберу.

[Изабелина]

иногда бывает, что спорить действительно бесполезно, лучше домой забрать, а потом видно будет)