×
×
Показано с 1 по 4 из 4
  1. #1
    Аноним
    Гость

    Старые бумажные документы

    Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?
    Поделиться с друзьями

  2. #2
    Ведущий
    Регистрация
    12.09.2015
    Адрес
    Москва, ул.Авиамоторная, д.8А, стр. 5
    Сообщений
    15
    Цитата Сообщение от Аноним Посмотреть сообщение
    Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?
    Если особой необходимости в переводе в эл. вид нет (законодательство этого не требует), то со старыми документами делать ничего дополнительно не нужно. Храните в течение установленного законодательством срока.
    Что касается новых (электронных) документов, то порядок их архивного хранения нужно обязательно предусмотреть при внедрении электронного документооборота.
    С уважением,
    ЗАО «Национальный удостоверяющий центр»

  3. #3
    Ведущий
    Регистрация
    12.09.2015
    Сообщений
    20
    Добрый день! Спасибо за вопрос.

    Ненужные документы – в шрёдер, нужные – на полку в архив

    О том, каким образом и на протяжении какого времени следует хранить бумажные документы, подробно описано в Федеральных законах – № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Вопрос об оцифровке бумажных документов, как правило, встает в тех организациях, где накопился большой объем бумаги. Это и бухгалтерские документы, и договоры, и различные справки, спецификации, официальные письма, и пр. Если в вашей организации бумажных документов настолько много, что они в какой-то мере мешают вам в работе, верным решением, конечно же, будет их оцифровка

    Какие задачи вы при этом решаете? Во-первых, ускорите поиск нужной информации. Согласитесь, одно дело искать данные в электронной базе, другое – ручками перебирать сотни документов в поисках того самого заветного. Во-вторых, освободите, наконец, полки в офисе, и здесь больше не будет скапливаться пыль. Плюсов много, не будем их все сейчас перечислять. Однако есть и одно серьезное «но». Если изначально документ был создан и подписан в бумаге, то оригиналом всегда будет именно бумага. А самое главное, в течение всего срока хранения такой документ уничтожать нельзя, даже если вы его оцифровали.

    Здесь вы должны решить для себя, как вам удобнее работать – в бумаге или в «цифре». Если в «цифре» - спокойно оцифровываете важные документы, а бумагу отправляете подальше на склад (но не выбрасываете!).

    Теперь немного об оцифровке. Оцифровка начинается со сканирования. Вы прогоняете бумажный документ через сканер и получаете на выходе либо изображение, либо текстовый файл. Рекомендуем сохранять документ в виде изображения в таких распространенных форматах, как .JPG, .PNG, .TIFF, а также .PDF. В этом случае сохранится стиль исходника. Эти форматы на сегодняшний день наиболее популярны. К тому же открыть их можно через любое приложение-просмотрщик графических файлов.

    После того как вы оцифровали свои бумажные документы, естественно встает вопрос, где их хранить? Здесь перед вами несколько вариантов: 1) локальное хранение – вы просто помещаете оцифрованный массив данных в папку на своем компьютере; 2) удаленное хранение – используете обычные сейчас съемные накопители данных; 3) система электронного документооборота – если в вашей компании такая система уже используется, проще всего будет организовать в ней электронный архив; 4) «облачное» хранение – это наиболее современный способ хранения электронных документов. Кстати, если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные через него документы автоматически сохраняются в облаке.
    С уважением
    «Synerdocs»

  4. #4
    Добрый день, гость
    Мы дополним ответ наших коллег.
    В вашем случае: «Что нам делать со старыми бумажными документами? Оцифровывать? Как хранить?», - стоит разобраться, какие документы, возможно, потребуются вам в будущем, а от каких вы и сами хотели бы избавиться, но не можете, так как они имеют срок хранения в соответствии с требованиями законодательства.

    Итак, документы которые могут потребоваться в будущем, рекомендую использовать локальные архивохранилища типа «Архивариус», их прелесть в структурированной логике хранения, в последующем без особых трудностей сможете найти давно забытый документ «столетней» давности. При этом архивохранилище сможет его сохранить как в виде картинки, так и в виде открытого текста, чтобы не пришлось выбирать.


    Документы, от каких вы и сами хотели бы избавиться, но не можете, так как они имеют срок хранения в соответствии с требованиями законодательства, рекомендую оставить как есть, через какое-то время у них закончится срок обязательного хранения, как и рекомендовали вам мои уважаемые коллеги чуть выше.
    С уважением
    «Электронный экспресс»

Информация о теме

Пользователи, просматривающие эту тему

Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)

Ваши права

  • Вы не можете создавать новые темы
  • Вы не можете отвечать в темах
  • Вы не можете прикреплять вложения
  • Вы не можете редактировать свои сообщения
  •