Зачем данные бухучета в программе хранят так долго

[Srg]

На предприятии данные на компе хранятся с 2000 года, и просто ужас перетаскивать их не только из-за каждого обновления, но и при переходе на другую программу, был бэст, потом 1с..., что там дальше будет не понятно... Почему нельзя просто закрыть год положить программу с данными в архив и начать с нуля, ведь даже осваивая новую программу делаешь какие-то просчеты... и лучше начать год с новой базой заново с опытом который получил когда осваивал новую программу Не могу понять почему нельзя вбить остатки, а предпочитают перетаскивать данные с предыдущих годов...

[Старый ворчун]

На предприятии данные на компе хранятся с 2000 года, и просто ужас перетаскивать их не только из-за каждого обновления, но и при переходе на другую программу, был бэст, потом 1с..., что там дальше будет не понятно... Почему нельзя просто закрыть год положить программу с данными в архив и начать с нуля,

вы главбух?

[Srg]

Такие вопросы может задавать только главбух?, следующий вопрос, типа сколько сотрудников в компании, какой баланс и т.д. нет, не главбух...прост интересно...

[Над.К]

Srg, решать сколько и что хранить решает главбух.
И потом, что значит "вбить остатки"? Вы представляете себе работу бухгалтерии?

[бух2007]

и лучше начать год с новой базой заново

кому лучше?

[nix]

зачем перетаскивать? зачем вбивать?
есть обработки для свертки базы (в 1С)

[Srg]

1. Допустим не во всех программах есть обработки для свертки баз данных, но заново, это создать новые структурные подразделения, новых контрагентов и т.д., свертка только уменьшает размер базы, это не то
2. Я не представляю работу бухгалтерии, поэтому и хотелось бы знать причины, по которым нельзя отработав год, установить программу заново и заново заполнять её информацией.. допустим фирма два человека, зачем нужна бухгалтерская история в электронном виде, если она есть в бумажном... при каком количестве сотрудников, начинать заново затруднительно, лучше оставить все как есть...
В общем я так и не могу увидеть ответа зачем нужна бухгалтерская история в электронном виде, если она есть в бумажном...

[alexstrel]

В общем я так и не могу увидеть ответа зачем нужна бухгалтерская история в электронном виде, если она есть в бумажном...

Вот даже и не знаешь что ответить после таких слов.

А для бухгалтерская база служит только для записи документов, информацию оттуда вы наверно не пытаетесь получить, особенно за несколько лет.
Наверно нет. В бумажном виде это же намного удобнее.

[nix]

2. Я не представляю работу бухгалтерии, поэтому и хотелось бы знать причины, по которым нельзя отработав год...

тогда просто поверьте что база нужна
а чтобы убедиться в этом начните работать бухом или быть хотя бы пользователем учетных данных

[Над.К]

установить программу заново и заново заполнять её информацией..

Даже не смешно. Заново вносить сотни наименований номенклатуры, поставщиков/покупателей, работников, основные средства, материалы и пр. Вы явно ни малейшего представления о бухучете не имеете

[Srg]

тогда просто поверьте что база нужна
а чтобы убедиться в этом начните работать бухом или быть хотя бы пользователем учетных данных

Я не говорил, чтоб удалить базу, а переместить в другой каталог, например 2014, и если что нужно, выбрать эту базу(ярлык и т.д.) и посмотреть...

[Srg]

Даже не смешно. Заново вносить сотни наименований номенклатуры, поставщиков/покупателей, работников, основные средства, материалы и пр. Вы явно ни малейшего представления о бухучете не имеете

Вот именно сотни наименований номенклатуры, которые уже не нужны, у которых потерялись цепочки связей, половина работников уволилась, контрагенты исчезли, предприятие продали, новое руководство ввело новые структурные подразделения ... и все это будет переходить из года в год? Я не говорю об удалении предыдущих баз, информации и т.д., я говорю чтоб в базе на этот год была только актуальная информация, а не историческая...
Вы ж когда начинаете новый год, вы заводите новую папку, а не складываете документы этого года в предыдущий...
Но все равно ответы, типа поработай узнаешь и т.д., говорит о том, что все это делают, а зачем и почему никто не задумывается, раз не могут дать ясного ответа...

[Легко по жизни]

Я не архивирую по простой причине - лень потом распаковывать и рыться в архивах. С данными прошлых периодов постоянно приходится работать - то общение с налоговой, то сверка с контрагентами, то еще какие-нибудь разборки... Недавно вот пришлось в 2011 год залезть по сверке.... Мы уже так архивировали однажды старые года - очень неудобно работать. И раздражает сильно, когда оперативно нельзя свериться с контрагентом - бухгалтера говорят, мол база сархивирована, сейчас посмотреть не можем (да еще программиста надо позвать) и т.д.... Нет, идея мною опробирована однажды, очень не понравилось.

[Январь]

Я не обрезаю базу, есть и с 2001 года. Организации, правда, не большие, поэтому могу себе это позволить. Основная причина: с нового года жизнь не начинается с чистого листа, и не достаточно просто перетащить остатки. Вопросы по старым периода возникают постоянно, и даже не только прошлого года.
Вот буквально на днях искали, за сколько продали услугу контрагенту в 2010 году. 5 минут - ответ готов. А сколько бы это заняло времени, если б где-то в архивах искать?

[Анжелика Ник]

масса вопросов почем купили, почем продали, а у кого купили, а что купили..а этот работал? а с какого числа, а уволился когда, а кем,а зачем? и так постоянно...

[Над.К]

Вот именно сотни наименований номенклатуры, которые уже не нужны, у которых потерялись цепочки связей, половина работников уволилась,

Это не значит, что информация по ним не нужна. Данные по работникам вообще 75 лет должны хранится.

Вот именно сотни наименований номенклатуры, которые уже не нужны,

С чего Вы взяли, что не нужны?

контрагенты исчезли,

Это не значит, что данные по ним не нужны. Может еще кредиторка-дебиторка висит.

Вы ж когда начинаете новый год, вы заводите новую папку, а не складываете документы этого года в предыдущий...

Это очень примитивное представление о работе бухгалтера.
Вы же предлагаете каждый год начинать новую базу. Т.е. вносить все данные по новой - работников, номенклартуру, поставщиков-покупателей, основные средства и пр. Это полный абсурд. И огромный объем лишней работы.

[Тишина]

Вот именно сотни наименований номенклатуры, которые уже не нужны, у которых потерялись цепочки связей, половина работников уволилась, контрагенты исчезли, предприятие продали, новое руководство ввело новые структурные подразделения ... и все это будет переходить из года в год? Я не говорю об удалении предыдущих баз, информации и т.д., я говорю чтоб в базе на этот год была только актуальная информация, а не историческая...

Поддержу, базу нужно вычищать, но в новой базе, у меня была такая история когда было 6000 наименований из которых использовалось только 1500, то же с контрагентами 80% уже не существует. Это бред ворочать такой информацией ни кому не нужной, производительность, тех же бухгалтеров в разы ниже они тыкаются в эту не нужную номенклатуру. Информация должна быть актуальной.

Но если номенклатуры много и контрагентов конечно все это нужно делать в автоматизированном режиме, руками вводить это не реально, мне писали обработку и я перенесла в новую базу номенклатуру которая использовалась только в течении года, контрагентов по которым были движения в течении года и остались остатки по дз и кз, Вообще много условий проговаривалось с программистами для обработки, например у контрагента могло быть 10 договоров, а остаток только по одному, соответственно контрагент переносится с одним договором. Вообщем это творческий процесс.

[Старый ворчун]

Если база начинает заметно тормозить (по техническим причинам или на уровне пользователя, см. #17 от Тишина), есть смысл с очередного года что-то свернуть.
Иначе должно действовать правило номер ноль.

В любом случае решать главбуху.

[alexstrel]

Поддержу, базу нужно вычищать, но в новой базе, у меня была такая история когда было 6000 наименований из которых использовалось только 1500, то же с контрагентами 80% уже не существует. Это бред ворочать такой информацией ни кому не нужной, производительность, тех же бухгалтеров в разы ниже они тыкаются в эту не нужную номенклатуру. Информация должна быть актуальной

Можно перенести не используемые названия в отдельную папку. И в их название вставить символ или символы, на которые не начинаются используемые названия, например . .. --- и т.д. чтобы они не появлялись при вводе начала названия. Это намного проще чем делать только ради этого новую базу.

[Тишина]

Можно перенести не используемые названия в отдельную папку. И в их название вставить символ или символы, на которые не начинаются используемые названия, например . .. --- и т.д. чтобы они не появлялись при вводе начала названия. Это намного проще чем делать только ради этого новую базу.

Соглашусь, что проше, мне такое предлагали. Но мне нужно все идеально, чистенко и от старого хлама избиваться вообще, что бы он случайно нигде не всплыл, у меня на тот момент было 38 пользователей в УПП и уверенности, что хоть один не влезет в эту папочку волшебным образом не было, потому как чудес происходило очень много и труднообъяснимых. Да и по деньгам, что та, что другая обработка стоили одинаково. Хотя соглашусь, что это решать главбуху, но в любом случае, что изолировать эту информацию, что начать с новой базы, все равно нужно. Да и смысл 10 лет ворочать этой информацией. фирмы сейчас максимум на 3 года открываются, зачем 10 лет на несуществующие фирмы смотреть и хранить о них информацию, я лично не понимаю.
Да и большой плюс этой процедуры, волшебным образом в бухгалтерии наводится порядок, возникает необходимость сверится с конрагентами, списать ДЗ и КЗ которую нужно списать было еще 10 лет назад, необходимо провести инвентаризацию, с кладовщиками и технологами пробежатся по номенклатуре и столько всего выясняется, что мама дорогая.
А бухгалтер упирается, просто лень работать, столко косяков на всплывает, и во всем придется разбираться, а не охотаа.
Извините это мое личное мнение.

[Над.К]

фирмы сейчас максимум на 3 года открываются,

Да что Вы говорите? Вот так номер, а фирмы, существующие не одно десятилетие, оказывается, это фантом, который нам только видится?
Автор темы ни слова не писал про то, что у них данные несуществующих фирм.

[Январь]

Да и большой плюс этой процедуры, волшебным образом в бухгалтерии наводится порядок, возникает необходимость сверится с конрагентами, списать ДЗ и КЗ которую нужно списать было еще 10 лет назад, необходимо провести инвентаризацию, с кладовщиками и технологами пробежатся по номенклатуре и столько всего выясняется, что мама дорогая.

А без обрезания базы такие мысли в голову не приходят?

[I'am]

Надо каждый год заставлять программистов полностью переписывать базы, так как они с полученным опытом каждый раз будут делать производительней и функциональней.
Также сисадминам надо резать все их сетевые провода и разбирать компы, чтобы они по новой они делали все оптимальней и надежней.
Глядишь у них будет меньше времени занимать оптимизацией не своего хозяйства... :-)

[Srg]

Есть такое понятие энтропия(мера неупорядоченности), или аналог компьютерная игра тетрис(стакан), как только бардак накопился, то game ovrer, программы все переписывают, начиная от 1с, сети тоже все меняют раньше были локалки, сейчас удаленки и т.д., только бухг. помимо бумажных копий надо ещё их электронный вариант, а потом годами разбираются, это то или не то, не могут сопоставить электронный вариант с бумажным... Перебросить нужную номенклатуру(хоть миллион позиций) в чистую базу, эта обработка занимает не больше 5 минут, но запуская ярлык например Бухг._2015, мы видим только актуальную инф. 2015, надо поискать в 2014 , ярлык Бухг._2014...
В общем я думал хранение информации за предыдущие года, влияет как-то на какой-нибудь расчет стажа, или отпускных... а так что для просмотра...теперь понятно....

[Над.К]

мы видим только актуальную инф. 2015, надо поискать в 2014 , ярлык Бухг._2014...

Зачем? Это неудобно
Занимайтесь своими делами, не надо лезть на чужую территорию.

В общем я думал хранение информации за предыдущие года, влияет как-то на какой-нибудь расчет стажа, или отпускных...

Влияет. И не только на это. С какой радости Вы решили, что только для просмотра?

[Srg]

Влияет. И не только на это. С какой радости Вы решили, что только для просмотра?

Я это решил исходя из ответов, если бы знал на что это влияет, на какой расчет, вопрос не задавал... И конечно же извините, что залез на чужую территорию, т.к. знак вход не профессионалам запрещён не увидел...

[Тишина]

Да что Вы говорите?

Над.К, вот ваша манера разговаривать, уже раздражает, как бабка на лавочке с семечками. Я говорю, то что знаю наверняка, фирм с 10 летней историей сейчас 5% максимум. и то это крупняк как правило.

[Тишина]

А без обрезания базы такие мысли в голову не приходят?

У моих предшественников не приходили.

[Январь]

Так им бы с обрезание базы тогда ничего путного в голову не пришло. Дело не в базе. Инвентаризации по закону положено проводить, а порядок нормальный бух так и так наводит.
И кстати, фирмы с большим стажем совсем не обязательно крупняк.

[Тишина]

Влияет. И не только на это. С какой радости Вы решили, что только для просмотра?

на что влияет например расскажите? ну просто очень интересно.