Начало работы с электронными документами

[Аноним]

В нашей компании обсуждается вопрос о начале работы с электронными документами. Мы торговая организация, крупный опт.
Однако меня, как бухгалтера, волнуют практические вопросы - допустим, с постоянными покупателями мы это все согласуем, но как быть разовыми клиентами, которых интересуют реальные документы?
Получается, что с кем-то у нас будет налажен документооборот, а с кем-то нет?
Насколько система электронного документооборота предполагает комбинирование?

[Карина Кассис]

Добрый вечер)

Непонятно, что вы подразумеваете под реальными документами. Электронные документы, подписанные электронной подписью равнозначны документам на бумаге. У них просто иное представление. Ваши клиенты также могут работать в сервисе обмена электронными документами. Если им необходимы бумажные документы, они всегда смогут выгрузить их из сервиса и распечатать с отметкой о том, что документы были подписаны электронной подписью.

Также в том, что часть ваших документов будет в электронном виде, а часть на бумаге нет ничего страшного. Электронный документооборот гармонично сочетается с бумажным, главное, в такой ситуации грамотно выстроить внутренние процессы в компании. К тому же на первоначальном этапе перехода на электронные документы в любом случае будет существовать 2 вида документооборота только потому, что нельзя сиюминутно осуществить переход.

Перейдя на электронный документооборот, можно работать в электронном виде и на бумаге по разным документам. Допускать дублирование документов не следует (см. Письмо Минфина России от 17.06.2013 N ЕД-4-3/10769 ). Работу с бумажными документами можно продолжить, не внося изменений в процессы. Работу с электронными документами выстроить с нуля. К примеру, ECM система Directum позволяет автоматизированно управлять как бумажными, так и электронными документами компании.