Выбор и внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Нужны советы

[Kirill Nesterenko]

Всем мое почтение.
Руководством металлотороговой компании, в которой работаю, была поставлена задача внедрения эффективной системы электронного документооборота. В единое информационное поле хотелось бы увязать головной офис в Москве и развитую сеть филиалов по всей стране, за Уралом и на Дальнем Востоке.
Какие вопросы должна решать выбранная система:
- выстраивание иерархии поручений;
- автоматизация работы с приказами (ознакомление, согласование);
- возможность согласования договоров и технической документации;
- служебки,
- канцелярия (объём писем достаточно большой (+обязательна интеграция с факсами и email), важная часть, оформляем всё по правилам делопроизводства),
- возможность работы с поручениями и отслеживания хода исполнения
По некоторым критериям (давайте их не будем обсуждать) отобрал ряд СЭД на базе очевидно доминирующей на сегодня платформы от MS Sharepoint:
- SharePoint Project,
- WSS DOCS,
- EOS for SharePoint,
- Itilan Know Docs,
Хотелось бы знать мнение профессионалов (лучше незаинтересованных), на чем все таки остановиться.

[Woombat]

Функционал, описанный вами, присутствует практически в каждой из перечисленных СЭД. Остается рассматривать преимущества каждого из решений именно в удачности реализации данного функционала, в архитектуре решения и таких субъективных вещах, как usability, например.
2 года назад в строительном холдинге, где и продолжаю работать и куда входят и проектная компания, и строители, и продажники и т.д, была аналогичная дилемма. На рынке много решений на шарике, адекватных мало. Мы выбирали из WSS Docs, EOS for SharePoint и Itillan. В итоге остановились на втором - EOS for SharePoint. Расписывать "почему" не буду, долго, но если интересно, вкратце озвучу критерии отбора и отбраковки.
Решения с ненативным функционалом, т.е. с использованием серверов приложений как у DocsVision отбросили на первом этапе знакомства. Дорого и проблемно в будущем.

[Kirill Nesterenko]

Смотрю, не особо много здесь собралось профессиональных экспертов, чутко разбирающихся в вопросах внедрения и эксплуатации систем электронного документооборота...это огорчает
Woombat
Спасибо за содействие! В принципе я тоже больше склонялся к EOS, не в последнюю очередь благодаря грамотной реализации мобильного потенциала и наличию полнофункциональной версии системы для IPad, равно как и возможностью интеграции с внешней ERP системой.
И все-таки хотелось бы услышать больше конкретики, для объективности, почему в итоге остановились именно не данной системе.
Какие объемы документов "тянет" система?
Как себя ведет при достаточно БОЛЬШОМ количестве от сканированных документов например PDF ?
У 2007 Sharepoina вроде была проблема, при объеме около 20 Гб документов в PDF он очень не стабильно начинал работать и "умирал" поиск.
Как можете это прокомментировать?

[Woombat]

Как ведут себя документы в PDF? Нормально ведут. правда мы их предварительно сканим в word, го с pdf'ками тоже работаем, но в хранилище.
Что касается хранения большого количества документов - советую предварительно просто порешать вопрос с подключением к хорошему провайдеру.
Со времён SharePoint 2007 много воды утекло...в свое время, да, притормаживала, но по видимому разрабы хорошо поработали над оптимизацией наиболее проблемных элементов.

[Елена Стаценко]

Я думаю в продолжение темы стоит отметить, что разработчики системы WSS Docs также добились впечатляющих результатов. Зарегистрированное время отклика системы при работе с 50 млн документов: 1,5-2 секунды. Насколько я знаю это стало возможным благодаря переписанному движку Sharepoint Workflow, все недостатки которого по словам разработчиков были устранены.

Наша компания выбрала WSS Docs три года назад путем жесткого отбора. При этом у нас также стояла необходимость связи головного офиса в Москве и филиалов в Самаре.
Больше всего радует возможность дорабатывать систему под себя без использования программирования, чем мы активно пользовались, особенно первое время. Отмечу, что перечисленные Вами требования к системе выполнены уже в коробочной версии продукта.

[Павел Соколов]

Да, мы много слышали про WSS Docs в последнее время. Очень интересное решение. Приятно, что у отечественных разработчиков есть хорошие конкурентоспособные решения. Лишь бы только цену не заламывали...
Мы уже три месяца выбираем СЭД и как раз склоняемся к этой системе, особенно интересным был этап проведения презентаций от разных компаний на котором равных WSS-Consulting просто не было. Наш кейс был четко разложен по полочкам и надеюсь уже в процессе внедрения ничего не изменится.

[Sweta_82]

Мы пользовались SharePoint, иногда сталкивались с тем, что информация у одних сотрудников обновлялась, у других нет О_о

[Кирилл Проскурин]

Работаю в ритейловой компании. Из перечисленных решений мы используем Worklite Docs. (в вашем списке это sharepoint project). У них действительно приятное классическое решение электронного документооборота на платформе MS Sharepoint 2013 и главное все очень интуитивно понятно. Притом они не следуют какому то безумному официозу - а всегда идут навстречу при консультировании. Систему ставили на бесплатную редакцию Sharepoint Foundation 2013 - сэкономили на лицензиях
Даже сотрудники нашей компании которые со сложными системами дружат слабо, с удовольствием используют систему. Так что - советую.