Структура бухгалтерской фирмы

[ПростоХорошийЧеловек]

Всем добрый день! Этот вопрос уже затрагивался на форуме, но предлагаю его обсудить более внимательно. Сейчас у меня каждый бухгалтер ведет 5-6 клиентов от первички до отчетности. К сложным вопросам подключаюсь я или мой заместитель. Есть еще пара помощников, сбегать, подшить,что-то такое. Эта схема ограничивает рост фирмы - проще найти 5-6 клиентов, чем бухгалтера для их обслуживания. А как у Вас?

[alexstrel]

А какой у вас создан механизм для того чтобы бухгалтера не уходили от вас вместе с клиентами, которых они ведут.

[ПростоХорошийЧеловек]

Нет у меня такого механизма. Стараюсь поддерживать теплые отношения с руководителями, по возможности провожу бесплатные круглые столы, минисеминары. Стараюсь, чтобы для клиентов фирма не заканчивалась на одном человеке, на обслуживающем бухгалтере. Случаи увода клиентов были, но они не критичны для меня. Три года назад бухгалтер организовал фирмую. Точно знаю двух клиентов, которым она предлагала перейти к ней. Один клиент пол года назад открыл новый бизнес, передал ей его введение. Вот сейчас вернулся назад, восстанавливаем учет. А второй клиент колебался-колебался, но не решился от нас уйти. И где-то год назад бухгалтер перешел в штат клиента. Не приятно, но такой противный клиент, что даже хорошая стоимость бухгалтерского обслуживания сутуацию не улучшала. Однако, давайте все-таки обсудим возможные альтернативные варианты оргструктуры. Все делают по функциональному признаку? По участкам?

[alexstrel]

Я вот тоже задумался о структуре но немного в другом ключе.
У меня 3 варианта общения с клиентами:
1 - каждый бухгалтер ведет своих клиентов,
2 - руководством само общается со всеми клиентами, а бухгалтера занимаются, либо только текучкой, либо всем,но с клиентами не общаются,
3 - есть руководитель группы, который является наемным сотрудником и общается со всеми клиентами, кто к нему относится, а бухгалтера в его подчинении с ними не общаются и он отдает им все поручения и полностью отслеживает всю работу по этим клиентами.

Первый вариант самый простой, но есть большое "НО", бухгалтер может уйти и забрать с собой клиентов. И никакие договора здесь не спасут. Потому что личный контакт в такой работе очень важен. И бухглатер воспринимается как свой человек, а руководство бухфирмы, как чужой дядя, который просто так получается часть прибыли.
Варинт номер два является полной противоположностью. Общения клиента с бухгалтером нет или почти нет и соответственно увести его бухглатер не может. Но по любой мелочи нас будут дергать звонками. И надо будет все передавать бухглатеру и контролировать выполнение. А такие звонки клиентов порой просто достают, когда дергают по любой мелочи.
Третий вариант является промежуточным и связан с ростом числа клиентов, когда всех отслеживать не возможно и принять столько звонков не реально. Хотя минусы все те же что в первом варианте, но только в большем мастштабе, потому что на руководителе группы завязано гораздо больше клиентов.

P.S. С завистью смотрю на клиентов, у которых для начала работы надо вложить средства в несколько сотен тысяч рублей чтобы запустить работу. У них-то никакой менеджер или рядовой работник не может взять и увести клиентов, у него просто денег не будет организовать свое производство. И руководство может замкнуть клиентов на менеджерах по продажам, само занимаясь только самыми общими вопросами и не боясь увода клиентов.

[alexstrel]

Я не сторонник разбивки работы по участкам. Я уже здесь писал про это. Суть в том что порой бизнес-процессы бывают сложными и нужно смотреть как одна операция проходит по различным участкам, по оплате, по поступлению, по отнесению на расходы и т.д.
Максимум можно отдельно выделить зарплату.
А разбивка фирм по работникам лучше делать по уровню квалификации. Например один заносит всю первичку, банк, печатает нужные документы. А другой делает все остальное - отнесение на счета учета, конттрольно прохождения цифр по разным счетам, отчетность и т.д.

[ПростоХорошийЧеловек]

Спасибо за ответ. Может у коллег есть собственный опыт организации по участкам или рабочими группами? Какие есть варианты создания рабочих групп? Бухгалтер + помощник? Бухгалтер + 2-3 старших бухгалтера + 3-5 помощника?

[FA]

Я думаю по участкам - неэффективно. Мы же мелкий бизнес ведем, что там дробить-то? Важно, чтобы клиент не был в психологической связке с бухгалтером. Для этого нужно примерно следующее:
- руководитель фирмы должен общаться с клиентами (консультации, как дела? и т.п.);
- важно дать им чувство уверенности от сотрудничества именно с фирмой, не с человеком (например, постоянная взаимозаменяемость, причем не только на период болезни/отпуска, а даже на сходить поесть/в туалет );
- периодически менять сотрудников, ведущих учет клиентов (у нас это кстати постоянная практика: новых клиентов отдаем опытным бухам, проработанных передаем менее опытным, и так постоянно - клиенты уже привыкли, да и предупреждаем их сразу);
- ну и конечно все сотовые и e-mail'ы оформлены на фирму.

[ПростоХорошийЧеловек]

[QUOTE=FA;53849864]Я думаю по участкам - неэффективно. Мы же мелкий бизнес ведем, что там дробить-то? Важно, чтобы клиент не был в психологической связке с бухгалтером. Для этого нужно примерно следующее:
- руководитель фирмы должен общаться с клиентами (консультации, как дела? и т.п.);
- важно дать им чувство уверенности от сотрудничества именно с фирмой, не с человеком (например, постоянная взаимозаменяемость, причем не только на период болезни/отпуска, а даже на сходить поесть/в туалет );
QUOTE]
Поддерживаю.

А менее опытный, это какой? Где та минимальная планка, чтобы не потерять наработанного клиента? Сотовый телефон и номер Вы выделяете каждому сотруднику?

[FA]

Опытный/менее опытный - это все конечно субъективно. Ясно, что клиенты фирму оценивают по наименее квалифицированному сотруднику - из этого и исходить.
Сотовый - 1 на кабинет, т.е. на 3-4 чел. Городской телефон и e-mail - у каждого.

[ПростоХорошийЧеловек]

Про телефоны у меня также. Но наиболее клиентоориентированные сотрудники используют свои номера. Вот у них как раз и шансов больше увести клиентов. Интересно, в Вашем субъективном понимании менее опытный это какой? Это главный бухгалтер с опытом работы 1 год или девочка после института?

[FA]

Интересно, в Вашем субъективном понимании менее опытный это какой? Это главный бухгалтер с опытом работы 1 год или девочка после института?

Точно не последнее. Это бухгалтер, имеющий опыт самостоятельной работы года 2-3. Главным я бы его не назвал, т.к. речь как о единственном бухгалтере минифирмы, так и о бухгалтере, знающем большинство участков из большой компании.
А выпускники наших вузов в первое время самостоятельно разве что первичку разложить смогут.

[Демидова Татьяна]

проще найти 5-6 клиентов, чем бухгалтера для их обслуживания

Судя по всему, у вас отличный рынок. Какой город-то?

[ПростоХорошийЧеловек]

Судя по всему, у вас отличный рынок. Какой город-то?

Не с рынком хорошо, а с бухгалтерами плохо. Работает сотрудник год- полтора, всему учится. Дальше ему надоедает первичку проводить, да и зачем, если можно пойти штатным главным бухгалтером, да и зарплата выше будет. Вот и думаю над структурой: как использовать потенциал таких сотрудников и обеспечить им актуальную зарплату.

Город Брянск, около 400 тыс.жителей, известных коллег (конкурентов) около 10, неизвестных видимо-невидимо. Цены в целом по рынку очень низкие. У меня цены чуть выше этого низкого... Но эта больная тема предмет отдельного разговора.

[Mariya32]

А как стимулировать своих сотрудников помимо оклада? Девочки которые забивают «первичку» цель только придти попозже, уйти пораньше, а если поездка в налоговую то уже после обеда уйти. Еще какой возможен бонус (процент) если сотрудники привлекают новых клиентов?

[Зета]

Mariya32, лучше с бонусами и процентами не начинать.. А то только и будут, что сидеть деньги считать, какие им фирма должна. Оклад хороший и оплата пропорционально отработанному времени. Ушла после обеда - минус отплата за неотработанные часы. Работала сверхурочно - плюс оплата.

[ПростоХорошийЧеловек]

цель только придти попозже, уйти пораньше, а если поездка в налоговую то уже после обеда уйти

Может у них работы мало?
В любом случае, поощрять надо за выполненную работу... объем, качество, сроки, а не за приход-уход.

[Accwell]

Всем добрый день! Этот вопрос уже затрагивался на форуме, но предлагаю его обсудить более внимательно. Сейчас у меня каждый бухгалтер ведет 5-6 клиентов от первички до отчетности. К сложным вопросам подключаюсь я или мой заместитель. Есть еще пара помощников, сбегать, подшить,что-то такое. Эта схема ограничивает рост фирмы - проще найти 5-6 клиентов, чем бухгалтера для их обслуживания. А как у Вас?

В другой ветке обсуждалось:

Практика показала, что наиболее эффективна такая схема:

(предположим, есть группа из n-количества "не нулевых" клиентов)

создаются операционная команда, состоящая из:

(МОЗГИ) -1 ведущий (главный бухгалтер) - общее руководство и налоги - РУКОВОДИТЕЛЬ
(РУКИ) - 2-3 старших бухгалтера (руководители участков: ЗП, банк, первичка и т.д. - в зависимости от специфики большинства клиентов) - КВАЛИФИЦИРОВАННЫЙ СПЕЦИАЛИСТ
(НОГИ) - 3-5 младших бухгалтеров - помощники руководителей участков - РАБОЧАЯ СИЛА


При увеличении количества клиентов создаются аналогичные команды, дублирующие друг друга.

Возможно создание отдельных кросс-клиентных групп по участкам (например группа, обслуживающая только участок ЗП для всех групп клиентов).

Команда ведет свою группу клиентов только 1 год, затем происходит обмен с другой группой.
Старшие бухгалтера раз в год могут сменить участок.

Результат: узкие специалисты+дублирование\взаимозаменяемось = качество услуг

Конечно, такая схема возможна только при наличии высокого уровня зрелости всех бизнес-процессов.

[Алексей Папанов]

интересная тема, у меня возник вопрос относительно боязни перехода буха к клиенту.
при большом количестве клиентов один бух ведет несколько фирм само собой. и соответственно получает з/п за это.
если он уйдет к клиенту, то бух будет вести всего одну фирму.
вопрос то весь упирается в оплату труда буха, а не в его контакте с клиентом. ну по большому счету...

[Dietcola]

Алексей Папанов, сотруднику не обязательно увольняться от вас, чтобы увести клиента, т.е. он будет и у вас получать зп, и дома заниматься уведенным у вас клиентом.

[Зета]

Dietcola, как это дома? На работу он ходить не будет что ли?

[Dietcola]

Зета, в свободное от основной работы время, либо тайком в рабочее время на работе.

[Зета]

Dietcola, тайком - это как?

И в свободное - это вечером что ли? Нормальные клиенты вечером отдыхают

[Dietcola]

Зета, тайком -- это так, чтобы работодатель не заметил.
Да, вечером, в выходные. Клиенты, которым нужно только "склепать" отчеты или готовые общаться исключительно по эл. почте, ради экономии в стоимости обслуживания будут и вечером общаться, и в выходные.

[Зета]

Dietcola, я понимаю, что

тайком -- это так, чтобы работодатель не заметил.

Пример приведите

А такие "экономные" клиенты обычно очень вредные. И рано или поздно такие "подработки" вылезут. Сам же недовольный клиент "заложит"

[Dietcola]

Зета, например, общение по личной эл. почте (т.е. чтоб вслух не было ничего произнесено, не услышал начальник, коллеги).
Да, экономные клиенты -- неперспективные клиенты, но они есть, и их немало. Ради экономии в 1000р, "позволят" себя легко увести.

[Зета]

Так запретить общение по личной почте вообще
Не знаю, у меня наоборот как-то. Работники приводят клиентов

[Dietcola]

Зета, вы не сможете запретить общение с личных гаджетов (а выйти, допустим, в туалет с телефоном и быстренько настрочить ответ, если что-то срочное, это не проблема).
Вам повезло с работниками)) У меня, как человека, около 10 лет назад работавшего бухгалтером в аутсорсинговой фирме (причем, весьма неплохой фирме с не самым бестолковым руководством) за 6 лет работы набралось немало примеров увода клиентов.. От увода удерживает либо совесть, либо страх не справиться.

[Зета]

Dietcola, а клиенту это зачем? Пусть просто ищет бухгалтера-фрилансера. Зачем приходить в бухфирму, а потом "ныкаться" по углам с бухгалтером из фирмы

[Dietcola]

Зета, клиенту проще уйти к бухгалтеру, с которым уже работает, чем к неизвестному. А зачем -- так платить можно будет меньше.

[Зета]

"Сколько веревочке не виться, конец будет"