Задолженность перед подотчетными лицами

[Коркино]

Разъясните, пожалуйста, на каких счетах 20800.000 или 30200.000 будет правильно учитывать кредиторскую задолженность перед работниками (не получивших аванс на командировочные расходы) вернувшимися из командировки и предоставившими авансовый отчет с документами подтверждающими расходы?

[Мышь... серая...]

208

[topalov]

вернувшимися из командировки и предоставившими авансовый отчет

Авансовый отчет представляется лицом в израсходовании сумм, ранее полученных в подотчет. 208 счет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Если работник не получил деньги в подотчет - считать его таковым не следует.
Если аванс не выдавался, а сотрудник представил документы к оплате - начисляйте это как обычную кредиторскую задолженность. А то, что он составил авансовый отчет - в этом случае ничего не означает, с таким же успехом работник может написать заявление руководителю с просьбой оплатить расходы и перечислить в этом заявлении все документы (так же как он это делает на обратной стороне АО). В этом случае подпись работника свидетельствует о том, что эти документы он представил сам, а не "бухгалтерия чего-то там подсунула" (это если вдруг документы фиктивные окажутся).
Кроме того, в пояснении к порядку составления ф.0503169 (из 191н) прямо указано, что "отрицательные значения по счету 205 и счетам учета обязательств" указываются со знаком минус.
Счет 208 - счет по учету расчетов, операции по которому прямо связаны с первоначальным движением денежных средств (выдача сумм в подотчет).
Вы, конечно, можете принять от работника документы за командировку с составлением АО, но это не совсем корректно (но и не смертельно). В случае, если на дату составления бюджетной отчетности будет отрицательное сальдо по счету 208, нужно будет перенести его на счет 302.

[okst]

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 30 сентября 2011 г. N 02-06-05/4406

Департамент бюджетной политики и методологии рассмотрел обращение по вопросу отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед сотрудником учреждения в сумме осуществленных им расходов за услуги нотариуса в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств под отчет.
Согласно ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием.
Таким образом, в случае когда сотрудник учреждения с ведома или с согласия работодателя использовал свои личные денежные средства на оплату услуг нотариуса, но при этом не получил предварительно на указанные расходы денег под отчет, работодатель производит возмещение осуществленных сотрудником расходов.
В Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".
Инструкцией N 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 30200 "Расчеты по принятым обязательствам", так и счет 20800 "Расчеты с подотчетными лицами".
Принимая во внимание, что в соответствии с п. 6 Инструкции N 157н учреждение формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности, учреждение вправе самостоятельно при формировании учетной политики определить счет, на котором отражаются обязательства учреждения перед сотрудником в случае возмещения произведенных им расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
Аналогичные положения содержала Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.12.2008 N 148н, действовавшая до 1 января 2011 г.
С учетом изложенного отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" обязательств учреждения перед своими сотрудниками в рассматриваемом случае не является нарушением порядка ведения бюджетного учета.
Вместе с тем Департамент обращает внимание, что согласно Инструкции N 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах счета 20800 "Расчеты с подотчетными лицами" и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
Следуя общим принципам методологии бюджетного учета, изложенной в Инструкции N 157н, а также принимая во внимание, что получатель бюджетных средств принимает бюджетные обязательства в пределах доведенных до него лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), более корректно обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, принять к учету как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 050200000 "Принятые обязательства".

Заместитель директора Департамента
бюджетной политики и методологии
С.В.СИВЕЦ
30.09.2011

У меня в учетной политике прописан 302 счет

[Arhimed0]

У меня в учетной политике прописан 302 счет

Ну если не запрещается, зачем же тогда так усложнять ? Ведь появляется лишний контрагент со всеми вытекающими, да и удобнее когда ВЕСЬ подотчёт на 208 счёте. Ведь от того, что человек сначала купил, а потом ему дали денег, подотчёт остался подотчётом.
Тем более МинФин сам рекомендует

более корректно обязательство учреждения в сумме произведенного расхода сотрудником, не получившим предварительно денежных средств под отчет, принять к учету как денежное обязательство учреждения с отражением на соответствующих счетах аналитического учета счетов 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами""

Единственное неудобство - отрицательные цифры в балансе в случае кредитового остатка на конец отчётного периода. Но это уж пусть такими цифрами "любуются" те кто придумал "такую" структуру баланса.

[topalov]

Но это уж пусть такими цифрами "любуются" те кто придумал "такую" структуру баланса.

А никто не будет "любоваться". Вычеркнете как миленькие отрицательные значения по счету 208...
P.S. Интересно, а почему нет вопроса про фирму, от которой материалы получены раньше оплаты за них? Наверно и 206 со знаком "минус" у подобных умников появится?

[topalov]

Ведь от того, что человек сначала купил, а потом ему дали денег, подотчёт остался подотчётом.

А вот тут как раз подотчета и нет. Читаем, что такое подотчетное лицо.

[Sand Rostov]

А вот тут как раз подотчета и нет. Читаем, что такое подотчетное лицо.

Я извиняюсь - не "что", а "кто"....

[Arhimed0]

А никто не будет "любоваться". Вычеркнете как миленькие отрицательные значения по счету 208...

Сдаю с минусом по счёту 208 - никаких проблем, даже вопросов никто никаких не задаёт.

P.S. Интересно, а почему нет вопроса про фирму, от которой материалы получены раньше оплаты за них? Наверно и 206 со знаком "минус" у подобных умников появится?

А что в этом "такого"? Сначала поставка, потом оплата, нормальная экономическая сделка, значит она должна как-то и отражаться.
При безналичных расчётах это вообще НОРМА.

[topalov]

Сначала поставка, потом оплата, нормальная экономическая сделка, значит она должна как-то и отражаться.
При безналичных расчётах это вообще НОРМА.

То есть Вы допускаете наличие отрицательного остатка по счету 206?

[Arhimed0]

То есть Вы допускаете наличие отрицательного остатка по счету 206?

Нет по 206 - быть не может, это ведь "расчёты по АВАНСАМ ВЫДАННЫМ".
Я говорил про 208 счёт и не заметил, что Вы "плавно перешли" на обсуждение счёта 206 (см. пост № 6)
А на 208-м, считаю, вполне допустимо