Мотивация для офис-менеджера (своеобразный KPI)

[prik0l]

Добрый день, ввел в фирме систему мотивации (демотивации по мнению офис-менеджеров) необходимо ваше мнение. Офис-менеджеров в фирме 10. Мотивация была оклад 12 тыр. + премия как повезет от 500 до 2000 максимум за великие заслуги, и то одним и тем же. По статистике 75% персонала курили(в среднем по 1,5 часов в день), что очень сильно сказывалось на работе, часто опаздывали, иногда не желали исполнять поручения непосредственных руководителей. Плюс ко всему любили в курилке обсудить кому какую премию выписали и за какие услуги. В итоге было принято решение поставить следующую систему мотивации.
10000 оклад и 4000 бонусная часть. Которая делится на категории: Дисциплина: опоздания, частые административные за короткое время до оного - не давая возможности подстроиться или найти замену. Исполнительская дисциплина - Соблюдение должностных инструкций и выполнение заданий в срок. Курение в рабочее время (обед не в счет), Инициативность. Клиентоориентированность. Так же были расписана веса нарушений по всем категориям. Сотрудник сразу ставится в известность если он заработал штраф, и обосновние. Таким образом бонусная часть постепенно уменьшается у некоторых сотрудников. В общем и целом почти все получили в первый месяц больше чем в предыдущие. Меньше 12тыр никто не получил. Тем не менее на уровне офисменеджеров, а теперь и на уровне мидл-менеджеров пошла критика. Говорят что это не система мотивации, а система штрафов. Хотя 50% нормальных сотрудников, которыми руководители дорожат ничего в своем поведении не изменили, это банальное соблюдение трудовой дисциплины, не более.
Итак Ваше мнение по поводу ситуации.

[Irusya]

"офис-менеджеры" чем занимаются у вас, результатом их труда что должно быть (в идеале) и что получается (по факту)?

[prik0l]

Все занимаются разными вещами, зависит от отдела. Даже в одном отделе функции каждого сотрудника отличаются. Хотя должностные инструкции обобщенные, для всех одинаковые. Часто происходит ротация состава. Уточнить должностные инструкции не получится. Если кому нибудь и можно поставить план выработки по документации то зачастую получается много побочных факторов, например входящие звонки, или приходящие клиенты, день на день не приходится. Но как везде есть молодцы и шаляй-валяй сотрудники. А на премирование молодцов ворчат. Ну не обьяснить им чем они хуже.

[Irusya]

Инициативность. Клиентоориентированность. .

я бы оставила премии только за это. Иногда абсолютнейшие раздолбаи могут за 20 минут сделать работу всего отдела, включая начальника. А от "примерно смотрящих в монитор" не всегда есть "выхлоп"

Говорят что это не система мотивации, а система штрафов.

согласна. Вы готовы платить деньги за соблюдение трудовой дисциплины, исключая установление каких-то "производственных" планов (если говорите, что занимаются "всем и ничем"). Может быть сначала нужно понять, куда вести народ (направление четкое), а потом требовать исполнения и "наказывать"?

[prik0l]

т.е. опоздания, административные отпуска с формулировкой "мне надо", выход в курилку шумной толпой чтобы "поточить ляса", посплетничать, помериться зарплатой, провонять и вернуться к разрывающемуся телефону,или толпе скопившихся клиентов и дыхнуть на них табаком

Или - "это я буду делать но вы мне зп прибавьте".

[Irusya]

Хотя должностные инструкции обобщенные, для всех одинаковые

Уточнить должностные инструкции не получится

ну тогда вот такое

Или - "это я буду делать но вы мне зп прибавьте".

вполне закономерные процессы
вы не определили ЧТО им делать толком, люди слоняются

в курилку шумной толпой чтобы "поточить ляса", посплетничать, помериться зарплатой, провонять и вернуться

а вы их за свою неспособность органзовать процесс штрафуете

[Mouse Grey]

Хм, вспомнила недавно про поиск работы молодой девушкой в одном из блогов и уровень притязаний там и ЗП здесь. (Причем там говорилось про ЗП, на которую можно прожить). Конечно от региона тоже много зависит, но макс.ЗП в 14 т.р. - не особо замотивирует. Если не совсем молодежь, которая только набирается опыта.

[prik0l]

Хм, вспомнила недавно про поиск работы молодой девушкой в одном из блогов и уровень притязаний там и ЗП здесь. (Причем там говорилось про ЗП, на которую можно прожить). Конечно от региона тоже много зависит, но макс.ЗП в 14 т.р. - не особо замотивирует. Если не совсем молодежь, которая только набирается опыта.

Да от региона многое зависит, перед выставлением зп мониторится рынок, офис-менеджеры это линейные сотрудники на элементарные задачи.

Irysya, Вы, вырываете слова из контекста. Это нельзя назвать конструктивной критикой за которой я сюда зашел.

Вот вы говорите "люди слоняются", т.е. у них нет задач, и при этом Вы приветствуете что они согласны занять пробелы в своей "трудовой деятельности" важными поручениями руководства толька за дополнительную плату.
Потом, Вы слышали когда нибудь про постоянную ротацию внутри предприятия? Как вы представляете внесение изменений в должностные инструкции по 3 раза в месяц???

+ ко всему фирма находится на стадии перехода от малого бизнеса к среднему с нестабильными оборотами, людей то мало, то слишком много, и мне как директору приходится иной раз машину разгрузить, а то и пол подмести. Так что офис-менеджеров с металлургического факультета политеха у которых притязания на внушительный соцпакет, зп свыше 14тыр и 2-3 банальными задачами внутри рабочего дня у нас не очень любят..

[Irusya]

Irysya, Вы, вырываете слова из контекста. Это нельзя назвать конструктивной критикой за которой я сюда зашел.

prik0l, вы не за "конструктивной критикой" сюда пришли (ибо призывать ее к ситуации, когда непонятно очень многое - как минимум странно), а за подтверждением того факта, что вокруг неблагодарные из

шумной толпой чтобы "поточить ляса", посплетничать, помериться зарплатой, провонять и вернуться к...

одна эта характеристика Вами своих подчиненных говорит почти обо всем.
Не найдя подтверждения тому, что Ваша система мотивации нова, гениальна и продуктивна - Вы решили "отгородиться" от информации, которая не соответствует Вашим ожиданиям. Все гораздо проще

Вот вы говорите "люди слоняются", т.е. у них нет задач, и при этом Вы приветствуете что они согласны занять пробелы в своей "трудовой деятельности" важными поручениями руководства толька за дополнительную плату.

не передергивайте мои слова

Потом, Вы слышали когда нибудь про постоянную ротацию внутри предприятия?

и не только слышала
не обижайтесь токо на мои слова

[Badey]

Сталкивался с аналогичными проблемами, и вот какие у меня действующие решения на текущий момент:
На данный момент у сотрудников есть оклад плюс премия к примеру оклад 17000р премия 20000р
Когда предыдущий раз делал повышение зп всем сказал дескать 3000р это премия которую я буду давать регулярно, но если я посчитаю что в этом месяце человек ее не заслужил, то я ее давать не буду, мои доводы в пользу не выдачи премии не обсуждаются и безапеляционны
Но стараюсь к данной мере не прибегать - слишком высока демотивация в данном случае, это просто для того, чтобы все знали, что ружье есть, а когда оно выстрелит хз.
С курением - есть в компании кодекс деловой этики - там написано про опоздания штраф за опоздание такой то, при повторном опоздании, курить разрешается когда угодно и сколько угодно, НО в момент времени может курить только 1 человек из отдела, тоесть могут курить человек из отдела рекламы и экономического вдвоем, но никак не 2 человека из экономического отдела, таким образом если отдел большой то курить часто не будут давать другие сотрудники данного отдела которые дожидаются своей внутренней очереди, плюс в отделе всегда есть кому ответить на телефон, плюс человек уже курит как правило в одиночестве, что тоже не всегда весело и на курение не мотивирует.
Опоздания - строго ведется журнал прихода сотрудников секретарем (помимо, того что в офисе камеры) так как некоторые отделы по выходным работают, как только человек (как правило это кто нибудь новенький) приглашается строго индивидуально в кабинет ко мне (генеральному) жестко пресуется, чтоб не повадно было опаздывать идет ищет листок бумаги и пишет обьяснительную, обязательно у меня в кабинете и при мне, чем я конечно же недоволен о чем я сообщаю данному сотруднику, который торчит в моем кабинете и отнимает мое время, после такого опаздать повторно мало кому захочеться. Тем самым я предупреждаю нарушения трудового распорядка без использования штрафов. Если кто то опоздает повторно возможно тогда уже с него удержиться фиксированная сумма штрафа за опоздания, дальше при третьем опоздании можно уже не дать премию нач. отдела - типа его сотрудники часто опаздывают (чтоб свои же уже провели воспитательную работу над нерадивым сотрудником). Но пока случаев повторного опоздания у меня не было. Негласно для себя обнуляю счетчик опозданий сотрудника раз 2 месяца (всякое может быть, я снисходителен ) Важно! Не в коем счлучае, не ругать за опоздания при других сотрудников - как правило это хорошо мотивирует к повторным опозданиям.
Еще правило личные разговоры по сотовым разрешены и нелимитированы- разрешены только в определенном месте - на кухне, в туалете, или незадействованном кабинете, так как говорящий по личным делам нарушает концентрацию работающих. И сразу видно, кто работает, а кто треплется по мобильнику целыми днями.

Должностные инструкции есть не у всех и не в каждом отделе:
Планируется ввести обязательное наличие инструкции для каждого сотрудника, даже если его деятельность плохо регламентируется и поддается описанию, пишется просто например всего один пункт пример:
Ежедневно записывать в журнал время прихода на работу всех сотрудников головного офиса
Получилась инструкция из одно пункта.
Дальше у каждого сотрудника в ежедневнике обязана быть страница под названием КОСЯКИ на которую в обязательном порядке должны быть записаны косяки сотрудника в его работе в случае если я на них указываю
Потом как только косяки немного подкопятся я поручаю: Изменить должностную инструкцию - самому же косячному сотруднику, описать все варианты косяков порядок работы в данных ситуациях и т.д. и предоставить мне на утверждение. При утверждении смотрю где еще он может косячнуть и отправляю на доработку.

Дальше: ОТГУЛЫ
Гуляй не гуляй, компания все равно оплатит эти дни. Но их придется отрабатывать, и обязательно в неудобное для сотрудника время.
Если девочка пошла гулять на свадьбу сестры 4 марта, то когда вы думаете она будет отрабатывать этот день? Правильно, 8 марта, и обязательно результат ее отработки будет количественным, или просто осязаемым. Например будет изменять должностную инструкци. Еще перед 8 марта человек составляет очень строгий план на день, который обязательно утверждается только мной. И там конечно только четкие задачи с возможностью проверки результата.
Изменить должн. инструкцию
Разложить файлы по папкам по строгой иерархии
Написать статью для газеты и т.д.

Далее: Соц. сети, пока забиваю, но если замечу мало не покажется, часто бывало сидели посредством мобилы, дабы в истории браузера не было бы видно. Было время смотрел мониторинг активности в соц сетях на специальных сайтах, мер не принимал, но якобы случайно дал увидеть у себя на мониторе сию фичу у особо активных пользователей, о которой они тутже незамедлили сообщить своим коллегам, дабы предупредить. Результат: ни кого не наказывал, а в соцсетях ни кто не сидит. Но давно не проверял надо будет посмотреть.

В планах:
Заставить подписываться в уведомлениях о размере зп и ОТДЕЛЬНО в положении о премировании в котором четко будет прописано в каких случаях человек точно не получит премию - в случае несоблюдения кодекса корпоративной этики, сроков и правил должностной инструкции и т.д. и будут лишать премии только за это.
Про соц. сети например можно написать, в кодексе деловой этики, типя сидеть нельзя, если увидел, что сидит коллега сообщить туда то, так как он отнимает временной резерв отдела, и вся невыполненная работа будет свалена на тебя коллега. Соответственно не сообщить = нарушить кодекс этики = не получить премию. И тогда самому перед коллегой будет в соц сети залипать не удобно, так как знаешь что он ведь не стуканет, а премии его лишат и лишат из за тебя.

Еще в каждой должностной пишем - что отсутствие обратной связи в конечный день поручения перед поручителем = невыполнению поручения = нарушение.
Чтобы было что не ты за сотрудником бегаешь сделал он или не сделал, а он за тобой.

Надеюсь сия информация будет кому то полезна, час печатал блин .

[Badey]

Забыл про меренья ЗП, размер зп каждого в компании есть коммерческая тайна, которая строго блюдется, и хоть они обмеряются ею в курилке, ни кто не придет, типа а у него вон какая большая, так как если придет, то значит выведывал коммерческую тайну, а другой ее разглашал, и не то что повышение, а строгое наказание будет для каждого и конечно индивидуальное .

[Kantry]

Круто, кое-что взяла на вооружение. Спасибо за уделенное время.

[Аноним]

Надеюсь сия информация будет кому то полезна, час печатал блин .

на мой взгляд, Вам как руководителю просто заняться нечем, "не царское это дело" такой мелочевкой заниматься, самостоятельно просматривать камеры, ловить с секундомером опаздывающих, должностные инструкции вычитывать и т.п.

[Badey]

А чье тогда это дело? Как не работа с подчиненными?

[Irusya]

Надеюсь сия информация будет кому то полезна, час печатал блин .

"чо дееца, чо дееца..."(с)

[Аноним]

Спасибо! Интересно, кое-что надо взять на вооружение. А отрицательные заметки пишут подчиненные))

[balabolec]

В общем и целом почти все получили в первый месяц больше чем в предыдущие. Меньше 12тыр никто не получил. Тем не менее на уровне офисменеджеров, а теперь и на уровне мидл-менеджеров пошла критика. Говорят что это не система мотивации, а система штрафов.

хаха сделайте не минус, а плюс т.е. начисляйте за некурение в раб время, неопоздание и т.п.

и почитайте про сиситему сбалансированных показателей. вообще непонятно чем фирма занимается 10 офис манагеров ерунда какаято)

[Индрек]

Иногда абсолютнейшие раздолбаи могут за 20 минут сделать работу всего отдела, включая начальника. А от "примерно смотрящих в монитор" не всегда есть "выхлоп"

что правда, то правда
многие и поболтать успевают и работу сделать за пятерых, а многие ничего не успевают, хотя всё время сидят на работе, уткнувшись в монитор

[ТильШвайгер]

Сталкивался с аналогичными проблемами, и вот какие у меня действующие решения на текущий момент:
На данный момент у сотрудников есть оклад плюс премия к примеру оклад 17000р премия 20000р
Когда предыдущий раз делал повышение зп всем сказал дескать 3000р это премия которую я буду давать регулярно, но если я посчитаю что в этом месяце человек ее не заслужил, то я ее давать не буду, мои доводы в пользу не выдачи премии не обсуждаются и безапеляционны
Но стараюсь к данной мере не прибегать - слишком высока демотивация в данном случае, это просто для того, чтобы все знали, что ружье есть, а когда оно выстрелит хз.
С курением - есть в компании кодекс деловой этики - там написано про опоздания штраф за опоздание такой то, при повторном опоздании, курить разрешается когда угодно и сколько угодно, НО в момент времени может курить только 1 человек из отдела, тоесть могут курить человек из отдела рекламы и экономического вдвоем, но никак не 2 человека из экономического отдела, таким образом если отдел большой то курить часто не будут давать другие сотрудники данного отдела которые дожидаются своей внутренней очереди, плюс в отделе всегда есть кому ответить на телефон, плюс человек уже курит как правило в одиночестве, что тоже не всегда весело и на курение не мотивирует.
Опоздания - строго ведется журнал прихода сотрудников секретарем (помимо, того что в офисе камеры) так как некоторые отделы по выходным работают, как только человек (как правило это кто нибудь новенький) приглашается строго индивидуально в кабинет ко мне (генеральному) жестко пресуется, чтоб не повадно было опаздывать идет ищет листок бумаги и пишет обьяснительную, обязательно у меня в кабинете и при мне, чем я конечно же недоволен о чем я сообщаю данному сотруднику, который торчит в моем кабинете и отнимает мое время, после такого опаздать повторно мало кому захочеться. Тем самым я предупреждаю нарушения трудового распорядка без использования штрафов. Если кто то опоздает повторно возможно тогда уже с него удержиться фиксированная сумма штрафа за опоздания, дальше при третьем опоздании можно уже не дать премию нач. отдела - типа его сотрудники часто опаздывают (чтоб свои же уже провели воспитательную работу над нерадивым сотрудником). Но пока случаев повторного опоздания у меня не было. Негласно для себя обнуляю счетчик опозданий сотрудника раз 2 месяца (всякое может быть, я снисходителен ) Важно! Не в коем счлучае, не ругать за опоздания при других сотрудников - как правило это хорошо мотивирует к повторным опозданиям.
Еще правило личные разговоры по сотовым разрешены и нелимитированы- разрешены только в определенном месте - на кухне, в туалете, или незадействованном кабинете, так как говорящий по личным делам нарушает концентрацию работающих. И сразу видно, кто работает, а кто треплется по мобильнику целыми днями.

Должностные инструкции есть не у всех и не в каждом отделе:
Планируется ввести обязательное наличие инструкции для каждого сотрудника, даже если его деятельность плохо регламентируется и поддается описанию, пишется просто например всего один пункт пример:
Ежедневно записывать в журнал время прихода на работу всех сотрудников головного офиса
Получилась инструкция из одно пункта.
Дальше у каждого сотрудника в ежедневнике обязана быть страница под названием КОСЯКИ на которую в обязательном порядке должны быть записаны косяки сотрудника в его работе в случае если я на них указываю
Потом как только косяки немного подкопятся я поручаю: Изменить должностную инструкцию - самому же косячному сотруднику, описать все варианты косяков порядок работы в данных ситуациях и т.д. и предоставить мне на утверждение. При утверждении смотрю где еще он может косячнуть и отправляю на доработку.

Дальше: ОТГУЛЫ
Гуляй не гуляй, компания все равно оплатит эти дни. Но их придется отрабатывать, и обязательно в неудобное для сотрудника время.
Если девочка пошла гулять на свадьбу сестры 4 марта, то когда вы думаете она будет отрабатывать этот день? Правильно, 8 марта, и обязательно результат ее отработки будет количественным, или просто осязаемым. Например будет изменять должностную инструкци. Еще перед 8 марта человек составляет очень строгий план на день, который обязательно утверждается только мной. И там конечно только четкие задачи с возможностью проверки результата.
Изменить должн. инструкцию
Разложить файлы по папкам по строгой иерархии
Написать статью для газеты и т.д.

Далее: Соц. сети, пока забиваю, но если замечу мало не покажется, часто бывало сидели посредством мобилы, дабы в истории браузера не было бы видно. Было время смотрел мониторинг активности в соц сетях на специальных сайтах, мер не принимал, но якобы случайно дал увидеть у себя на мониторе сию фичу у особо активных пользователей, о которой они тутже незамедлили сообщить своим коллегам, дабы предупредить. Результат: ни кого не наказывал, а в соцсетях ни кто не сидит. Но давно не проверял надо будет посмотреть.

В планах:
Заставить подписываться в уведомлениях о размере зп и ОТДЕЛЬНО в положении о премировании в котором четко будет прописано в каких случаях человек точно не получит премию - в случае несоблюдения кодекса корпоративной этики, сроков и правил должностной инструкции и т.д. и будут лишать премии только за это.
Про соц. сети например можно написать, в кодексе деловой этики, типя сидеть нельзя, если увидел, что сидит коллега сообщить туда то, так как он отнимает временной резерв отдела, и вся невыполненная работа будет свалена на тебя коллега. Соответственно не сообщить = нарушить кодекс этики = не получить премию. И тогда самому перед коллегой будет в соц сети залипать не удобно, так как знаешь что он ведь не стуканет, а премии его лишат и лишат из за тебя.

Еще в каждой должностной пишем - что отсутствие обратной связи в конечный день поручения перед поручителем = невыполнению поручения = нарушение.
Чтобы было что не ты за сотрудником бегаешь сделал он или не сделал, а он за тобой.

Надеюсь сия информация будет кому то полезна, час печатал блин .

Вы знаете, я проработала в подобной конторе 1,5 недели и уволилась. Я не смогла, не потому, что я ленивая, нет. Для меня оказалось неприемлимым изображать видимость работы, когда её дать не могут (я делаю все быстро, и мне было просто напросто мало того, что давали) и при этом открыть страничку с новостями или поболтать немного с коллегой, которая тоже закончила что-то я не могу (мне сделали за это выговор). Там тоже были какие-то штрафы, к курению относились негативно, все боятся-трясутся, в интернет не выходят, приходят в 9 нуль нуль. Но больше всего меня поразило даже не это,а уныние и безрадостность в коллективе. Так что .... уволилась и ни капли не жалею. Лично я против таких вещей. Все должно быть РАЗУМНО.

[Аноним]

По статистике 75% персонала курили(в среднем по 1,5 часов в день), что очень сильно сказывалось на работе, часто опаздывали, иногда не желали исполнять поручения непосредственных руководителей.

Извините, конечно, но таких увольнять надо, а не стимулировать. Столько времени потратить на разработку системы штрафов, а потом на администрирование - это втупую потраченное время. Лучше потратить на поиск нормальных сотрудников. ИМХО.

[Крошечка Хаврошечка]

Спасибо! Интересно, кое-что надо взять на вооружение. А отрицательные заметки пишут подчиненные))

+ 1000

[Маринка-бух]

на мой взгляд, Вам как руководителю просто заняться нечем,

Согласна. Начальников отделов что ли нет? Грозный Гена отчитывает самолично новенького за опоздания - нонсенс.