Поручили заниматься кадрами. С чего начать?

[Kassir]

Здравствуйте уважаемые участники форума!
Прошу у Вас совета вот по какому поводу: поручили мне заняться кадрами в нашей фирме, так как с Нового года никто этим на фирме не занимался и все кадровые документы в беспорядке. А были и приемы на работу и увольнения, в том числе и иностранцев. А я вообще не в теме и даже не знаю с какой стороны подступить к кадровой работе. Подскажите, с чего начать? Что сделать?
С благодарностью выслушаю любые Ваши советы по данной ситуации.

[Elen.ka]

1. прочитать ТК РФ + правила заполнения трудовых книжек.
2. сверить наличие трудовых книжек с книгой учета трудовых книжек - выяснить что появилось, что "пропало"
3. сверить фактическое наличие людей с трудоустроенным по документам.
4. прошерстить личные дела "выявленных" людей со всеми вытекающими последствиями.

[марусяО]

сверить фактическое наличие людей с трудоустроенным по документам.

и оформить сличительную ведомость как при инвентаризации, излишки/недостачи ... ой, че делать то с ними

[mln]

«Кадровая первичка»
Это формы приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени, трудовые договоры, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и других документов по учету кадров, расчету рабочего времени
Причем эти формы должны использовать «организации независимо от формы собственности»
Часто в документы забывают включить важнейшие условия, которые есть в законе. Например, в приказах многие не пишут, на основную работу принят работник или на работу по совместительству. С какого числа, он обязан приступить к работе или с какого числа уволен. В штатных расписаниях, составленных не по форме, подчас забывают указать оклады или количество штатных единиц по должности или даже часть должностей.
Типичная ошибка – сотрудника «забывают» ознакомить с тем или иным приказом под расписку. Причем, кроме подписи, он должен и ставить дату ознакомления.
И основания к приказам (заявления, акты, докладные и т. д.).
Также обратите внимание:
• использовать в трудовом договоре формулировки «с оплатой согласно штатному расписанию» без точного указания размера оклада (тарифной ставки) нельзя. Это незаконно, так как нарушает статью 57 Трудового кодекса;
• установить на период испытательного срока меньшую зарплату тоже не совсем правильно – нарушается требование статьи 132 Трудового кодекса о равной оплате за равный труд;
• в срочных трудовых договорах обязательно нужно указать основание его срочности (ст. 59 Трудового кодекса).
• есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдет в этом случае журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.
• есть ли у работника экземпляр трудового договора. Вполне подойдет в этом случае журнал учета выданных экземпляров с подписями сотрудников.
• нет ли у вашей фирмы незаконно заключенных с сотрудниками гражданских договоров (подряд, выполнение работ, услуги).
• не отличаются ли условия в ваших внутренних документах от тех, которые указаны в Трудовом кодексе. Разницы в сторону ухудшения условий для работников быть не должно. Например, статья 192 Трудового кодекса предусматривает три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор, увольнение. А у Вас есть и строгий выговор, и лишение премий, и штрафы. Это нарушение.
Участок «Отпуска»
• все ли работники ходили в отпуск за последние годы;
• соблюдался ли при этом график отпусков;
Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения по приказам и заявлениям работников.
По статье 122 Трудового кодекса, отпуск должен предоставляться ежегодно. А не пускать в отпуск больше двух лет совсем нельзя.
Если есть юрист, пусть поможет. Если нет - доля незавидная, но ТК - изучить "назубок"

[Elen.ka]

Кстати, можно и нужно обратиться к бухгалтеру, который занимается зарплатой. У нее же есть данные кому и в каком количестве она платила ЗП, а кому КНО и отпускные. По ним можно будет вычислить даты увольнения и приема на работу.

[saigak]

А про иностранцев воспользуйтесь поиском и поищите как их трудоустраивают.Сообщал ли кто-нибудь у вас о них в ФЗ, ФМС, ФНС?

[Kassir]

Elen.ka и mln - большое спасибо за Ваши советы.

saigak - да, сообщали, но не я, а другой сотрудник. Я этот процесс только начинаю изучать.

И еще несколько вопросов, если позволите:
1. Существуют ли каки-нибудь приличные курсы для такого случая, как у меня? Хочется все-таки системных знаний по данному вопросу.
2. Какие-то компьютерные программы существуют для кадровиков?
3. Какие-нибудь кнгиги, периодику посоветуйте пожалуйста. (Про ТК уже понятно )

Подскажите пожалуйста

[mln]

Kassir, начните с Интернета – обширный материал в «Кадровое дело», «Кадровик»……
Воспользуйтесь даже фразой: «Проверка трудинспекцией кадрового документооборота», меняйте формулировки и все найдете.

[Elen.ka]

Kassir, есть курсы "Кадровое делопроизводство", но мне там ничего нового, кроме портфеля кадровика, не дали (бланки приказов, личных карточек и т.д.).
Программа, обычно блок Зарплата и Кадры к 1С:Бухгалтерия, но это нужно смотреть в чем работает Ваш расчетчик, т.к. Вы вносите в программу людей, табели, приказы, а она на основе этих данных расчитывает зарплату.
Книги, Интернет

[Kassir]

У "Центра компьютерного обучения при МГТУ им. Баумана" есть несколько курсов по кадровым вопросам. Кто-нибудь может что-либо сказать про это учебное заведение и качество обучения?

[mln]

МГУ, Бауманка, Плехановка – сами за себя говорят – лидеры Московских Вузов, выпускники которых в Правительстве, Министерствах …..

[Anti]

В Консультант плюс есть выборка по кадровой работе - из трудового, налогового кодексов, законы. Вы можете распечатать из Консультанта, а еще лучше просто скопировать, а то там очень много, будет книга ))

[Kassir]

Да не купят мне "Консультант" боюсь. И 1С тоже скорее всего не купят.

[Elen.ka]

Да не купят мне "Консультант" боюсь. И 1С тоже скорее всего не купят.

После 20.00 консультант работает в интернете в свободном доступе. Покупать 1С Вам и не нужно, если расчетчик (бухгалтер) работает в ней, то Вам ее просто установят. А вот бухгалтера без бухгалтерской программы я смутно представляю

[ГАВ]

Консультант есть в интернете. В свободном доступе в онлайн версии масса всего, все основное по законодательству есть.
Про 1С - уточните в чем работает бухгалтер, может, и не нужно ничего покупать? Уж как минимум приказы о приеме-увольнении можно даже в самой обычной 1С Бухгалтерии делать.

[каплюнчик]

неплохо по кадровому учету оснащен Налогоплательщик 2010, а также стоит ознакомиться вот с этим http://mvf.klerk.ru/spr/spr72.htm

[Kassir]

Elen.ka, ГАВ, каплюнчик, спасибо Вам огромное за подсказки

По поводу программы для кадровика - сам пока смотрю пристально в сторону программы "Сотрудники предприятия". Она вроде как бесплатная. Вот изучаю ее, пытаюсь понять подходит она для работы или нет.

[Elen.ka]

Kassir, нельзя так, Вы будете с расчетчиком выполнять двойную работу. Узнайте, в чем работает она, а там уже будете плясать от имеющегося.

[ГАВ]

Kassir, поверьте жизненому опыту. Посмотрите сначала в сторону софта на котором работает ваш бухгалтер. Вам обоим НАМНОГО легче будет работать, если вы сможете максимально совместить ваши данные. Лучше всего работать в одной базе.

[Kassir]

Elen.ka, ГАВ, бухгалтер у нас один - главный. Она же и з/п рассчитывает. Работает на 1С 7,7 не сетевой.

[Elen.ka]

тогда Вам от Зарплаты и Кадры никуда не деться, будете документики ваять в ней, а бухгалтеру выгрузку делать.

[каплюнчик]

если народу мало, то можно первое время и "ручками" в 1с итоговые суммы заносить, а если много - то согласна с Elen.ka.. без 1С - никуда...

[Kassir]

каплюнчик, а про какие суммы Вы говорите, разъясните пожалуйста, а то я пока не понимаю, где кадровик работает с суммами?

[каплюнчик]

а вы разве зарплату, отпускные и компенсации рассчитывать не будете??..
если "нет" - то вам повезло

[Kassir]

каплюнчик, это будет рассчитывать бухгалтер.

[Elen.ka]

каплюнчик, это будет рассчитывать бухгалтер.

позволю продолжить, на основании данных, которые предоставит ей кадровик. А в каком виде Вы будете ей предоставлять - табель! А для того, чтобы составить табель Вам (кадровику) нужно учесть все приказы, графики отпусков, штатные расписания и прочее. Считать страховой стаж на больничных и дни КНО тоже нужно будет Вам, т.к. Вы отражаете это в приказах. Думаю, в ближайшем будущем Вам перепадет и расчет зарплаты, а тут без 1С ну никак.

[каплюнчик]

При "плохом"раскладе, если руководство откажет в приобретении 1С..:
-расчет стажа можно посчитать в бесплатной программке - их в интернете валом,
-больничные - на сайте ФСС,
-приказы, трудовые договора - создать вордовские шаблоны... а в названии указывать нумерацию... пример - трудовой договор 1 Иванов Иван Иванович 28-01-2010
-приказы также можно вести единым файлом..
- табель удобно вести в экселе.. там листы книги добавляешь и получается - 1 файл - 1 год.. Кстати трудовые договора, приказы при небольшом количестве сотрудников можно также вести в 1м экселевском файле... Лист книги - приказ/договор. Ктому же эксель позволяет использовать функции.. и можно многое автоматизировать... главное ячейки с формулами заблокировать от внешнего вмешательства ))
Безусловно, 1с позволяет автоматизировать многое... но отчаиваться без нее тоже не стоит... ведь когда сам создаешь новые формы... под себя (имею ввиду эксель, в котором я вела бухгалтерию и кадры производственного ИП на 10 чел) - чувствуешь себя творцом. изобретателем велосипеда ..

[Elen.ka]

каплюнчик, вряд ли там народа мало. Если бы так и было, то главный бухгалтер не выбивала бы единицу кадровика, а сама все это делала и думается мне, что делала она это с перспективой передачи блока Зарплата и Кадры в руки автора.

[каплюнчик]

каплюнчик, вряд ли там народа мало. Если бы так и было, то главный бухгалтер не выбивала бы единицу кадровика, а сама все это делала и думается мне, что делала она это с перспективой передачи блока Зарплата и Кадры в руки автора.

скорее всего

[ГАВ]

Мне кажется, в любом случае хорошо бы обсудить кадровый докумнтооборот с бухгалтером, он же не в отрыве от бухгалтерии существует. Соответственно нужно договориться с бухгалтером, какие документы, в каком виде и в какие сроки она хочет получать от кадров. И уже исходя из этого подбирать софт.
Если сотрудников много - идеально было бы прикупить Зарплату и Кадры сетевую, если попросите вы вместе с бухгалтером, то может и купят вам Бухгалтер ведь тоже заинтересована, чтобы кадры хорошо и правильно велись.