Проведение деловой миссии - как оформить?

[Alesha]

У нас НКО (члены - юр. лица), которая занимается только неком. деятельностью (живем исключительно на взносы). Руководящий орган состоит из директоров предприятий.
Они решили съездить с деловой миссией в Архангельскую область.
Нам будут вносить целевые взносы на проведение миссии. А мы уже будем перечислять средство принимающей стороне. В оплату будет входить проживание, питание, трансферы и обслуживание.
Как то я вообще в растерянности как это все оформлять, не возникнут ли у нас налоги прибыль и НДС (ведь это могут расценить как оказание услуг с нашей стороны).
Принимающая сторона уже предупредила, что они без НДС работают.
Какие документы принимающая сторона должна дать, что и как в этих документах лучше прописывать? Ума не дам.
Если у кого-то есть опыт или мысли по такой вот ситуации очень прошу поделиться.

__________________

[FM]

Что за миссия? Как она связана с вашей уставной деятельностью?

[Alesha]

Как бы деловая встреча бизнеса нашего региона и Архангельского. У нас в уставные цели и задачи такое входит (способствовать расширению деловых связей и все такое).

[FM]

Тогда НДС и налог на прибыль не возникнут.

[Alesha]

Сомнения еще вызывает, что мы оплачиваем проживание и питание тех, кто поедет. НДФЛ может возникнуть?

[FM]

Если цель поездки не предполагает посещения каких-либо развлечений, то нет.

[Alesha]

А если кроме основных целей, развлечения все таки будут?

[FM]

Тогда у участников на эти суммы будет НДФЛ...

[Alesha]

Если за участников наша организация перечисляет деньги, значит мы должны удерживать НДФЛ? А в документах принимающей стороны должна быть выделена сумма на развлечения, что бы нам знать с чего НДФЛ удерживать?

[FM]

НДФЛ удерживается при выплате дохода физикам. Если будете выплачивать членам руководящего органа какие либо доходы - удержите. Не будете выплачивать - подадите сведения в налоговую.

[Alesha]

Значит мне нужно оформить решение руководящего органа о мероприятии, утверждение сметы мероприятия, осуществить сбор с участников целевых средств. Далее оформить договор с принимающей стороной, где будут отражены условия для участников и перечислить средства. При подаче отчетности по НДФЛ, потом подать сведения на участников. Правильно я мыслю? А вот при подаче сведений по НДФЛ попадают суммы проживания, питания и развлечений или как?

[FM]

Значит мне нужно оформить решение руководящего органа о мероприятии, утверждение сметы мероприятия, осуществить сбор с участников целевых средств. Далее оформить договор с принимающей стороной, где будут отражены условия для участников и перечислить средства.

да

При подаче отчетности по НДФЛ, потом подать сведения на участников.

если не можете удержать сведения в налоговую в течение месяца...

А вот при подаче сведений по НДФЛ попадают суммы проживания, питания и развлечений или как?

только развлечения и питания, да и то питания - спорно.

[Alesha]

За неподачу сведений по НДФЛ что бывает?

[FM]

штраф 50 р. за 1 шт.

[Alesha]

Спасибо за ответы