Мемориально-орд и журнально-орд форма в чем разница?

[новичок-чок]

Подскажите, пожалуиста адрес, где узнать о разнице форм учета -
мемориально ордерной и журнально -ордерной :?:

[ToT]

В первую очередь необходимо отметить недостатки мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета, которая принята для бюджетных учреждений. Общеизвестно так же, что трудоемкость ведения бухгалтерского учета по мемориально-ордерной системе выше, чем по журнально-ордерной. Необходимо отметить, что бюджетные учреждения имеют право вести учет и по журнально-ордерной системе, но только для учреждений тех министерств и ведомств, которые согласовали с Минфином РФ соответствующие указания.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета применяется издавна. Особенностью существующей мемориально-ордерной системы является формирование мемориальных ордеров по ограниченному перечню счетов. Для того чтобы определить обороты по счетам, не входящим в этот перечень, необходимо вести дополнительный аналитический учет по этим счетам, что увеличивает трудоемкость учета. Недостатком данной формы является отсутствие однообразности и четкого правила разноски мемориальных ордеров в итоговую накопительную ведомость – книгу "Журнал – главная".

К недостаткам так же необходимо отнести и то, что мемориальные ордера значительно отличаются между собой по своей структуре. Структура мемориальных ордеров жесткая и не позволяет вести учет в разрезе дополнительных (не предусмотренных инструкцией) уровней аналитического учета.

Установленный перечень мемориальных ордеров и пояснения по их формированию часто неудобно использовать на практике. Часто приходится сталкиваться с тем, что формы и взаимосвязь регистров бухгалтерского учета разрабатываются самими учреждениями, что является нарушением инструкции.

Кроме того, необходимо отметить, что мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета менее формализована и значительно сложнее, чем журнально-ордерная. Трудоемкость учета по мемориально-ордерной форме значительно выше.

Казалось бы, снизить трудоемкость и повысить качество бухгалтерской информации можно было бы с помощью автоматизации учета. Но в существующей нормативно-правовой базе бюджетного бухучета существует ряд противоречий по этому поводу. С одной стороны, Инструкция № 107н рекомендует вести автоматизированный учет. С другой стороны, выдвигается требование формирования мемориальных ордеров по формам, утвержденных Инструкцией № 107н.

Необходимо отметить, что даже при наличии определенных оговорок, данная инструкция регламентирует бухгалтерский учет по "ручной" мемориально-ордерной форме. Формы мемориальных ордеров, утвержденные инструкцией, являются учетными регистрами. Они построены таким образом, чтобы регистрировать в них хозяйственные операции в хронологическом порядке с указанием некоторых аналитических параметров. В компьютерной программе учетным регистром служит реестр документов или журнал проводок, а мемориальный ордер является отчетной формой. Поэтому требование формирования компьютерного мемориального ордера по установленной инструкцией форме ставит с ног на голову всю методологию учета.

Мемориальные ордера, составляемые при "ручной" форме учета не являются оптимальными с точки зрения содержательности информации. На основании мемориального ордера сложно составить акт сверки, составить инвентаризационную опись, определить сальдо по аналитическим и синтетическим счетам. Но эти формы удобны для регистрации хозяйственных операций. Учет же аналитических параметров в этих формах минимален. Так, например, в накопительной ведомости по расчету с подотчетными лицами (мемориальный ордер 8) ф.386 предусматривается учет по кодам экономической классификации только сумм расхода по авансовым отчетам. Суммы авансов, выдаваемых под отчет, по экономическим кодам не разбиваются. Вместе с тем, бухгалтер обязан следить за соответствием целей, на которые были выданы средства подотчетному лицу и целей, на которые они были израсходованы. Компьютерная же система бухучета может представить данные в виде одного или нескольких отчетных форм без дополнительных трудозатрат. Но формировать заранее неинформативный отчет только для того, чтобы он соответствовал инструкции бессмысленно.

Проблема даже не в том, что формируется не нужный отчет. Некоторые "ручные" формы попросту достаточно сложно автоматизировать, так как правила их заполнения с трудом поддаются формализации. Рассмотрим все тот же мемориальный ордер № 8 ф. З86. Форма построена таким образом, чтобы одна строка таблицы предназначалась для учета выдачи денежных средств и их списания по одному авансу. Так, в столбцы 8-10 вводится сумма аванса, выдаваемая расходным ордером. Сумма авансового отчета по средствам, полученным по кассовому ордеру, указанному в столбцах 8-10, вводится в столбцы 17-23. Если сумма авансового отчета меньше суммы аванса – то остаток средств вносится в кассу и разносится в столбцы 14-16, иначе подотчетному лицу возмещается перерасход и эта операция разносится в столбцы 11-13. Таким образом, в одной строке мемориального ордера группируются первичные документы, связанные одним фактом хозяйственной деятельности. Причем взаимосвязь этих документов неявна. Бухгалтер определяет, какой кассовый ордер к какому авансовому отчету относится скорее интуитивно, принимая решение на основании дат документов, назначений платежа в кассовом ордере и статей расходов авансового отчета. Но строгой связи между этими документами нет. А значит и автоматизация формирования данного мемориального ордера либо невозможна, либо будет сопровождаться дополнительными настройками и уровней аналитики, что приведет к утяжелению программы. При значительном документообороте соотнести кассовые ордера с авансовыми

[ToT]

[b:6e582d2097]Журнально-ордерная форма.[/b:6e582d2097]

Основным приёмом журнальной техники счетоводства является ведение накопительных и группировочных ведомостей и журналов. Он стал применяться ещё в тридцатых годах. Накапливание и систематизация данных первичных документов в сводных документах бухгалтерского оформления (накопительных и группировочных ведомостях) и в учётных регистрах делает ненужным составление мемориальных ордеров, так как сами учётные регистры, содержащие корреспонденцию счетов, заменяют мемориальные ордера. Отпадает и необходимость в журнале для обособленной хронологической регистрации.

Основными регистрами, используемыми при этой форме, являются журналы-ордера и вспомогательные к ним ведомости. По мере поступления первичных документов в бухгалтерию операции записывают в учётные регистры либо непосредственно с первичных документов, либо как итоги накопительных и группировочных ведомостей, т.е. сводных документов бухгалтерского оформления. Накопительные ведомости применяют в тех случаях, когда технически сложно обеспечить непосредственную запись с первичных документов в учётные регистры, т.е. когда по однородным операциям в течение месяца имеется значительное число документов. Для отражения в текущем учёте расходов, требующих систематизации по статьям (например, цеховых расходов, общезаводских расходов, расходов будущих периодов и др.), составляют группировочные ведомости, которые не только служат основанием для записей в журналы-ордера, но и сами являются регистрами аналитического учёта.

Во всех журналах-ордерах и вспомогательных к ним ведомостях записи производят по шахматному принципу, т.е. в один рабочий приём сумма операции записывается по дебету и кредиту корреспондирующих счетов (однократная запись).

Общее число журналов-ордеров значительно меньше числа синтетических счетов, предусмотренных планом счетов, так как большинство журналов-ордеров предназначено для записей операций не по одному, а по нескольким взаимосвязанным синтетическим счетам.

По окончании месяца регистры подписываются лицами, заполнявшими их, и главным бухгалтером. Затем месячные итоги журналов-ордеров переносятся в главную книгу, о чем в них делается отметка. В отличие от подавляющего большинства регистров, применяемых при журнально-ордерной форме счетоводства, главная книга рассчитана не на месяц, а на год. Для каждого счёта в ней открывается разворот страниц. Кредитовый оборот за месяц переносится сюда из соответствующего журнала-ордера одной записью. Оборот же по дебету собирается из разных журналов по корреспондирующим счетам. После записи оборотов и их проверки выводится сальдо на следующий месяц по каждому счёту.

На основании главной книги составляется бухгалтерский баланс. Итоги журналов служат основанием для составления других форм отчётности.



[b:6e582d2097]Мемориально-ордерная форма.[/b:6e582d2097]

Эта форма учёта возникла на базе когда-то широко распространенной контрольно-шахматной формы. При контрольно-шахматной форме, которая сложилась в конце двадцатых годов, проводки делали, как правило, непосредственно на оправдательных документах путем наложения и заполнения так называемого контировочного штампа. Их записывали в хронологическом порядке в регистрационный журнал, а затем разносили по счетам синтетического и аналитического учёта.

Для синтетических счетов вели контрольно-шахматную ведомость, заменявшую главную книгу. Эту ведомость, в виде большой тетради, открывали на один месяц. Для дебетовых оборотов каждого счёта в ней отводили страницу. Все страницы были разграфлены на колонки, записи в которых группировались по корреспондирующим счетам. Для получения оборотов по кредиту счетов составляли раз в месяц шахматную оборотную ведомость. Остатки по счетам выводили обычно в оборотной ведомости простой формы. На основании оборотной ведомости составлялся бухгалтерский баланс на 1-е число следующего месяца.

Аналитический учёт вели по всем счетам параллельно синтетическому, как правило, на карточках с составлением оборотных ведомостей, итоги которых служили для сверки с оборотной ведомостью по счетам синтетического учёта. Последняя в свою очередь сверялась с итогом регистрационного журнала.

В послевоенный период, когда всвязи с приходом на работу в бухгалтерию кадров, не имеющих достаточного опыта и квалификации, было вменено в обязанность ведение главной книги по дебету и кредиту всех синтетических счетов и предусмотрено применение для всех проводок мемориальных ордеров, оформляемых подписью главного (старшего) бухгалтера.

В результате этих изменений сложилась та форма учёта, которая носит теперь название мемориально-ордерной. Все бухгалтерские проводки при этой форме, как правило, составляются в мемориальных ордерах. Первичные оправдательные документы, а также группировочные и накопительные ведомости, служащие основанием бухгалтерских записей, прилагаются к мемориальному ордеру. Мемориальные ордера (бухгалтерские проводки) составляются либо по каждому документу в отдельности, либо по итогам ведомостей.

Синтетический учёт ведётся в регистрационном журнале и главной книге. Регистрационный журнал служит для хронологической записи. В нём регистрируются все мемориальные ордера (бухгалтерские проводки). В главной книге, предназначенной для систематической записи, отводится разворот страниц под записи текущих оборотов по каждому синтетическому счёту. Каждая запись в дебет счёта главной книги одновременно показывает корреспондирующий счёт по кредиту и наоборот. В главную книгу записывают номера бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров), даты их составления и суммы операций. По окончании месяца по каждому синтетическому счёту подсчитывают обороты дебета и кредита и составляют простую оборотную ведомость, в которой выводят остатки по счетам. Итоги оборотов в этой ведомости сверяются с итогом по регистрационному журналу.

Параллельно с записями в регистрах синтетического учёта делают записи в счетах аналитического учёта, на основании которых составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам. Они сверяются с оборотной ведомостью по счетам синтетического учёта. Затем составляют бухгалтерский баланс и другие формы отчётности.