Оптимизация расходов на транспорт

[montesuma]

Здравствуйте, в настоящий момент разрабатываю политику учета расходов на транспорт. В связи с этим прошу уважаемых форумчан поделиться опытом.

Существующие проблемы:
1. Учет ГСМ. При учете ГСМ нет реальных данных о расходе, только по нормам, поэтому даже если есть экономия, водители в путевых сдают пробег и расход по нормам, разницу себе в карман. Первое, что планирую - заправка по карточкам с лимитами. Остается проблема учета пробега и реального расхода.

2. Запчасти и ремонт. Столкнулся с тем, что водители отправляя машину в ремонт, например в сервис, делают доп. ремонт узлов не требующих ремонта, с этого получают откат. Планирую поработать над предварительный актом.

3. Рабочее время. Несколько раз видел в городе, машины нашего предприятия, стоящие продолжительное время. Другой водитель постоянно говорит по сотовому, подозреваю в работе налево. Ну и учет времени по п.2. Ремонт идет, у водителя простой, а моточасы насчитываются, планирую учет этого времени, чтобы вычитать из зарплаты, водитель будет заинтересован в быстром ремонте.

4. Командировочные расходы. Сталкивался с ситуацией, когда предоставленные документы из гостиниц были липовые. Звонил, узнавал. Водитель спит на трассе или едет без остановки, на трассе же покупает липовые документы, компенсацию себе в карман. Или поездка в 500-600 км на Камазе сознательно разбивается на 2 дня, хотя реально укладывается в 1. Плюс ко всему водители в рейс уходят в пятницу, чтобы вернуться в субботу и получить компенсацию за работу в выходные. Планирую усилить контроль за рейсами в пятницу, по гостиницам пока идей нет.

5. Амортизация, медомсотр и ОСАГО здесь проблем нет, ибо учитывается и оплачивается по договорам.

Моя задача пресечь или максимально исключить данные уловки водителей. Часть фонда из экономического эффекта планирую отправить на мотивацию водителей, которые в результате должны потерять в черном доходе.
ПРОШУ ВАС, если у вас есть идеи, информация способах хищения и борьбы с ними, ПОДЕЛИТЕСЬ.

P.S. Есть вариант установки на транспорт оборудования контроля расхода, пробега, рабочего времени. Пока у меня вышло в среднем 30000 рублей на авто, плюс 1200-1500 в месяц на каждое авто, расходы по связи GPS/GSM.
Оставляю как последний вариант, ибо серьезно надо просчитывать экономический эффект и срок окупаемости, т.е. полноценный инвестпроект, который отвлечет оборотные средства. Хочу сейчас попробовать малозатратные способы.

[owned]

1. Учет ГСМ. При учете ГСМ нет реальных данных о расходе, только по нормам, поэтому даже если есть экономия, водители в путевых сдают пробег и расход по нормам, разницу себе в карман. Первое, что планирую - заправка по карточкам с лимитами. Остается проблема учета пробега и реального расхода.

По карточкам с лимитами - это геморр какого поискать еще надо... пробывал... Я делал так : (у меня рейсы на машинах каждый день примерно одинаковые по километражу) Садился с водилой и ехал - замерял расстояние. (У меня работают 25 водил, я замерил у всех) Далее составил документ о протяженности маршрутов т.е как ни крутись они сверх этого лимита уже не прыгнут, тоже самое и по ГСМ там указал нормы по зиме и по лету. Сделал максимально экономично для себя, но водилы они всеравно крутятся и экономят, но мне то уже на это ровно). Учёт ГСМ веду отталкиваясь от этого документа и путевых листов. По часам тоже самое можно сделать.

2. Запчасти и ремонт. Столкнулся с тем, что водители отправляя машину в ремонт, например в сервис, делают доп. ремонт узлов не требующих ремонта, с этого получают откат. Планирую поработать над предварительный актом.

А оплату ремонта кто производит предприятие или водитель?

3. Рабочее время. Несколько раз видел в городе, машины нашего предприятия, стоящие продолжительное время. Другой водитель постоянно говорит по сотовому, подозреваю в работе налево. Ну и учет времени по п.2. Ремонт идет, у водителя простой, а моточасы насчитываются, планирую учет этого времени, чтобы вычитать из зарплаты, водитель будет заинтересован в быстром ремонте.

В договоре укажите, что время ремонта не учитывается... опять же не знаю какой у вас договор... аренда или оффициально проводите водителей по предприятию.

по гостиницам пока идей нет

В гостинице должны предоставлять документы по присутствию человека в них, можно даже по факсу заказывать.

Самый малозатратный способ это проводить их по договору, а в договоре уже предусматривать все мелочи жизни которая финансово выгодна для вас.

[montesuma]

1. Для меня это не реально... камаз ходит из Твери в Мытищи, Череповец, Питер...поэтому нереально. Кстати карты с лмитами сделал. РН-карт. Вторым этапом опломбирую одометры и еженедельный контроль пробега.
2. Оплачивает предприятие. сделал так: предварительный запрос на объем работ согласовывается у двух замов. Далее пребую на объем работ три счета разных организаций.
3. Водители официально. Добавить пункт к трудовому, о неоплате простоя в ремонте.
4. Все готиницы прозвонили, не было там наших, т.е. липа. с другой стороны они не могу ехать сверх нормы...

[Тоня]

Ремонт идет, у водителя простой, а моточасы насчитываются, планирую учет этого времени, чтобы вычитать из зарплаты

У вас система оплаты труда у водителей какая?

[montesuma]

оклад + премия

[Тоня]

Размер премии от каких показателей зависит? И какую часть урезать собираетесь?

[Аноним]

Садился с водилой и ехал - замерял расстояние. (У меня работают 25 водил, я замерил у всех) Далее составил документ о протяженности маршрутов т.е как ни крутись они сверх этого лимита уже не прыгнут, тоже самое и по ГСМ там указал нормы по зиме и по лету. Сделал максимально экономично для себя, но водилы они всеравно крутятся и экономят, но мне то уже на это ровно). Учёт ГСМ веду отталкиваясь от этого документа и путевых листов. По часам тоже самое можно сделать.

В договоре укажите, что время ремонта не учитывается... опять же не знаю какой у вас договор... аренда или оффициально проводите водителей по предприятию.

В гостинице должны предоставлять документы по присутствию человека в них, можно даже по факсу заказывать.

Самый малозатратный способ это проводить их по договору, а в договоре уже предусматривать все мелочи жизни которая финансово выгодна для вас.

1- про лимиты на километраж и время рейса - это самое оптимальное. как ни крути - водители особая расса людей. все равно хитрить будут! лучше установить подходящий лимит и все.
2-время нахождения в ремонте надо учитывать. но по другому тарифу. и только в случае, если водитель учавствует в ремонте. если не учавствует - за свой счет без работы.
3- командировочные расходы не имете право не выдавать. тем более если предприятие в белую работает. рейс, превышающий оптимальный рабочий день, расценивается как командировка. если командировка более дня, по - моему, должны быть суточные. другой вопрос если вы помониторите гостиницы по пути следования и суточные выдадите в соответствии со стоимостью этих гостиниц...

[Тоня]

если не учавствует - за свой счет без работы.

рейс, превышающий оптимальный рабочий день, расценивается как командировка.

Это вы откуда взяли?

если командировка более дня, по - моему, должны быть суточные

И это?

[Тоша1]

Тоня 05.05.2009 16:51 "если командировка более дня, по - моему, должны быть суточные " - -И это?

Так суточные выплачивать необязательно да 1 день?

[Лора Палмер]

насчёт gps - я бы обратился на технарские форумы, такие как ixbt, mobile-review. навскидку - вам нужно устройство с GPS + программа, способная записывать маршрут, пройденный за несколько дней. устройство - 5-10 тысяч. либо просто gps-приёмник с такой продвинутой возможностью, либо кпк/смартфон, на который поставлена специализированная программа. скажем, nokia 5800 - заодно и сотовый у водителя будет, и какие-то даннны если ему необходимо для работы можно туда записать

ps: "расходы по связи gps" - это сильно кстати, помимо gps есть a-gps. для ваших целей его точности может хватить

[Лора Палмер]

кстати, может вам для начала нужен просто руководитель АХО? в общем-то это задача менеджера - бороться с мухлежом своих подчинённых, для чего он должен обладать определёнными знаниями в руководимой им области

[Аноним]

Я щас занимаюсь тем же вопросом и полный отчет выложу в конце апреля. Там будет ВСЁЁЁ!!!!!! Заодно и обсудим.
На счет гостиниц и навигации:
1. Гостинницы (т.е. автокемпинг). У водил следующий интерес. Имеются наличные средства на гостинницу, которые подогревают интерес к переводу их к себе в карман. Надо просто организовать безналичный расчет с гостинницами. В данном случае будет сложно организовать систему откатов водителю, хотя и не исключен такой вид хищения.
2. Навигация. Лучше ее ставить на дежурный транспорт, где присутствует неограниченное количество точек прибытия. На грузовом транспорте, где точек прибытия мало, хватит и обычного планирования работы, планирования пробега.
И кстати очень интересную идею я прочитал здесь про смартфон.

[Антон1]

Интересно, сколько там водители в итоге накручивают? Как показывает практика, не так уж и много... Закрутите гайки - разбегуться люди.

[Лора Палмер]

насчёт смартов - я сейчас сам себе покупаю. до 10 тыщ есть несколько вариантов, например nokia 5230 (symbian), htc tattoo (android), наверняка и на winmobile что-то найдётся. так что ищите программу под одну из этих ос