Встречная проверка (сопроводительное письмо)

[Оксана7]

Добрый день Уважаемые Клерковчане!

У нас встречная проверка. Пакет документов подготовила, только вот какой вопрос: Требуют три экземпляра сопроводительного письма. С пачкой которая сшивается нужно сшивать один из экземпляров или все отдельно?

Спасибо.

[Оксана7]

Еще вопрос: а на книги покупок (продаж) печать ставится?

[AlexeyG]

Еще вопрос: а на книги покупок (продаж) печать ставится?

Конечно, прошнурованы, пронумерованы, и скреплены печатью с подписью.



а по первому-не знаю, м.б. подшить к каждоой и приложить отдельно еще 3 шт?

[pimposa]

Обычное оформление согласно утвержденного Положения по делопроизводству.

[Аноним]

Добрый день! Мне нужно представить документы по встречной проверке в виде заверенных копий. Можно ли заверить копии подписью главбуха и печатью, т.к. директор в командировке?

[AnTaya]

Может пригодиться ) Тема "КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИИ"
(Комментарии к Письму Федеральной налоговой службы от 02.08.05 № 01-2-04/1087)

Журнал "Документы и комментарии" № 18, 2005

КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИИ

Как видно из сказанного выше, налоговики вправе затребовать документы, которые могут быть необходимы в повседневной деятельности как самому плательщику, так и другим лицам. Поэтому в инспекцию нужно представлять не оригиналы документов, а их копии (абз. 3 п. 1 ст. 93 НК РФ). Но копии следует должным образом заверить. Как следует понимать эту фразу, налоговики рассказали в комментируемом письме.





Они объяснили, что вовсе не обязательно идти к нотариусу. Чтобы копии приобрели юридическую силу, заверить их может единоличный исполнительный орган плательщика (директор, генеральный директор). То есть лицо, которое на основании устава организации вправе действовать от ее имени без доверенности.

Налоговики объяснили, что заверенной копия документа будет считаться после того, как на ней проставят необходимые реквизиты, которые придадут ей юридическую силу (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»).

Но единых требований к таким реквизитам нет. На практике правила оформления копий документов различные ведомства и организации закрепляют в своих положениях (инструкциях и т. п.) по делопроизводству.

Эти правила сводятся к следующему. На копии документа необходимо проставить заверительную надпись вида: «Копия верна», «С подлинным верно» и т. п., наименование должности лица, заверившего документ, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения, а также оттиск печати организации. Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа. То есть там же, где документ скреплен.

Чтобы избежать возможных придирок налоговиков, порядок изготовления копий документов в организации можно закрепить в разделе «Правила документооборота и технология обработки учетной информации» учетной политики организации. Если же изготовить копию самостоятельно по какой-либо причине невозможно (например, руководитель находится в командировке), копии можно заверить у нотариуса. Об этом также напомнила ФНС России.

На что еще нужно обратить внимание? При передаче заверенных копий налоговой инспекции целесообразно составить документ, подтверждающий этот факт. Если документы передаются лично инспектору, это может быть акт приема-передачи. Если же документы направлены по почте, подтвердить исполнение требования может опись вложений заказного почтового отправления. Эти документы могут понадобиться, если переданные копии по каким-либо причинам потеряются.

ФАКСИМИЛЕ НА КОПИЯХ

Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, даже несмотря на то, что о механических заменителях собственноручной подписи упоминает пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Дело в том, что эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в налоговых (п. 3 ст. 2 ГК РФ, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13 августа 2002 г. по делу № А12-2712/02-с36).


Юрист
К.И. Сурков