Думаю, что да. Наверное лучше составлять в конце каждого месяца.
А ещё можно делать не заем, а через 71 счет - если суммы маленькие, то обычно не придираются. Возможный вариант событий:
выдаете в п/о директору 20тыс. (на хоз.нужды, приобретение з/ч,материалов). На следующий день он покупает на 5 тыс. составляет отчет, возвращает в кассу 15тыс.("не смог купить"). Через день покупает то, что нужно и сдает авансовый отчет. Если суммы мелкие и расходы смешанные, то ни у кого желания не возникает заставить вас включить эту сумму в доход директору (как от продажи имущества и т.п.).
Либо выдаете в п/о директору заведомо меньшую сумму например 12 тыс.,чем ему нужно потратить (иногда действительно невозможно определить сколько надо), а остальные 8 тыс Петрову. Петров сдает а/о на 8 тыс.,а директор на 25 тыс. Возникает ваш долг перед директором по п/о на 13 тыс. И не нужно приходовать заем на эти 13 тыс.