1с 8: НДФЛ по подотчетникам в справке 2-НДФЛ

[Аноним]

Поощрение работников добрым руководством - это чудесно, но оно производится не по авансовому отчету. Вас обманули В авансовом отчете отражаются расходы в интересах организации, независимо от того, уменьшают они базу для налогообложения прибыли или нет. Все то, что не относится к этой категории - это задолженность работника по подотчетным суммам.

Так что претензии не к 1С, а к собственному документообороту.

В нашей учетной политике закреплено: "Авансовые отчеты могут использоваться, для отражения расходов сотрудников. Для целей учета таких расходов, организация вводит в план счетов бухгалтерского учета отдельный субсчет 71 счета - 71.РС" Т.е. мы не стали создавать отдельный регистр по учету расходов сотрудников, подлежащих возмещению, мы дополнили существующий регистр учета авансовых отчетов иными функциями. Что позволяет НК РФ ст.313:

"...В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета."

Интересно Ваше мнение, если перед Вами оказалась задача организовать документооборот при подобной ситуации, как бы Вы поступили?

[ZZZhanna]

Мы в случаях, когда нужно удержать НДФЛ с сумм по авансовым отчетам, делаем это через "натуральную выплату". Вроде как всё считается нормально. ЗУП 8.1

[stas®]

Интересно Ваше мнение, если перед Вами оказалась задача организовать документооборот при подобной ситуации, как бы Вы поступили?

Сама постановка задачи крива изначально. Система материального поощрения нецелевого использования подотчетных средств порочна. если все же руководство организации решило, что такая система поощрения снабженцев и прочих лиц, имеющих отношение к подотчету, должна существовать, то все равно отражение подобного поощрения в авансовом отчете неуместно. Потому что если подобные документы предъявляются в бухгалтерию, то кним должны предъявляться те же требования, что и к обычным документам, обрабатываемым бухгалтерией. Они должны быть приняты к учету; для этого необходимо проверить правильность их составления и наличие необходимых реквизитов; необходимо проконтролировать, не являются ли поставщики фирмами-однодневками и т. д. Ну и собственно, основанием для принятия расходов к учету наряду с документами, свидетельствующими об оплате, являются документы материального учета. Поэтому, помимо чеков, для материальных ценностей необходим если не складской ордер, то какой-либо акт осмотра, подтверждающий реальность сделки.

Короче говоря: если эта странная система поощрения снабженцев действительно внедряется руководством, то пусть тогда люди ходят к директору со служебными записками "я поиздержался на покупке презервативов, прошу помочь материально" - и на основании соответствующей резолюции бухгалтерия оформляет выдачу матпомощи. А авансовый отчет - это все же отчет о тратах в интересах работодателя.


Если честно, у меня есть большие сомнения, что руководству эта странная система поощрения действительно нужна; я предполагаю, что кто-то особо умный запудрил директору мозги словами про то, что "по закону мы должны принимать любой предъявленный чек на расходы из подотчетной суммы".

[ZZZhanna]

Система материального поощрения нецелевого использования подотчетных средств порочна.

При чем здесь поощрение?
В реальности существуют ситуации, когда расходы проводятся через подотчет, но в расходах НУ эти документы учесть нельзя, а => НДФЛ обложить надо. Примеры -компенсация расходов на оплату личного сотового телефона, неправильно оформленные или потерянные документы, излишки бензина, расходы на ремонт автомобиля, да и много всего другого. Очень часто у подотчетного лица нет изначально цели использовать средства предприятия в личных целях, а у руководителя - выдавать деньги на что попало и кому попало, тем более поощрять таким образом работника. И не всегда у руководителя есть полномочия издавать приказы о поощрении или компенсации неких непроизводственных расходов, гораздо проще выполнить требования налогового законодательства, в данном случае просто удержав НДФЛ.
Опять же пример - водитель берет деньги под отчет на срочный ремонт автомобиля, в автомастерской ему обещают супер-пупер документы, а потом оказывается, что кроме мятой засаленной бумажки без каких-либо признаков документа, ничего получить невозможно. Но известно, что водитель действительно деньги заплатил, а не себе взял. Так пусть уж будет 13%, чем 100% удерживать! И волки сыты, и овцы целы.

[zAngel]

Уф, тоже только увидела и перечитала весь тред, хорошо, что stas® пришел и восстановил мою расшатанную нервную систему. По началу подумала, что я что-то реально упустила.
Причем здесь чьи-то чеки и расходы, если это не расходы предприятия?

[stas®]

но в расходах НУ эти документы учесть нельзя, а => НДФЛ обложить надо.

ZZZhanna, ну как же это связано? Далеко не все, что не входит в НОБ, подлежит обложению НДФЛ.

Опять же пример - водитель берет деньги под отчет на срочный ремонт автомобиля, в автомастерской ему обещают супер-пупер документы, а потом оказывается, что кроме мятой засаленной бумажки без каких-либо признаков документа, ничего получить невозможно. Но известно, что водитель действительно деньги заплатил, а не себе взял. Так пусть уж будет 13%, чем 100% удерживать! И волки сыты, и овцы целы.

Я б в такой ситуации человеку премию в размере 115% стоимости ремонта заплатил, чтобы у него после вычетов нужная сумма осталась. Только при чем тут авансовый отчет?

[ZZZhanna]

Далеко не все, что не входит в НОБ, подлежит обложению НДФЛ.

Я и не говорю про "всё", но ситуации встречаются.

Я б в такой ситуации человеку премию в размере 115% стоимости ремонта заплатил, чтобы у него после вычетов нужная сумма осталась.

Премию за то, что сначала делают, не посоветовавшись с бухгалтером, а потом думают, как отчитаться за полученные под отчет деньги?
Считайте, что отчасти это наказание.

Только при чем тут авансовый отчет?

Ну а как еще можно быстро получить наличные деньги на осуществление различных идей?

[stas®]

Ну а как еще можно быстро получить наличные деньги на осуществление различных идей?

ZZZhanna, но если нет отчетных документов, или они не имеют никакого отношения к предприятию - то какой здесь авансовый отчет?

[Над.К]

Прочитала, аж абалдела от креативчика. Это ж надо так извратить сущность подотчета и авансового отчета
Порядок кассовых операций вообще побоку, а статья 313 Налогового кодекса оказывается регулирует бухгалтерский учет и порядок кассовых операций

[ZZZhanna]

но если нет отчетных документов, или они не имеют никакого отношения к предприятию - то какой здесь авансовый отчет?

Я, наверное, объясняю как-то не так, что ли...
Ну, допустим, та же оплата личного сотового телефона. Деньги взяты под отчет, а/о сдан. Но телефон личный. НДФЛ есть?
Еще в качестве примера пришли в голову подарки - когда, например, секретарь приобретает подарок для вручения другому сотруднику за 5000 руб. через подотчет. НДФЛ есть?

[ZZZhanna]

Порядок кассовых операций вообще побоку, а статья 313 Налогового кодекса оказывается регулирует бухгалтерский учет и порядок кассовых операций

Извините, но я, видимо, уже засыпаю - что-то не поняла Вашу мысль. Причем здесь бух.учет и порядок кассовых операций? Вроде как речь про НУ.

[stas®]

Ну, допустим, та же оплата личного сотового телефона. Деньги взяты под отчет, а/о сдан. Но телефон личный. НДФЛ есть?

Если личные разговоры - то почему авансовый отчет? Если служебные - то тогда, конечно, авансовый отчет, но почему НДФЛ?

Еще в качестве примера пришли в голову подарки - когда, например, секретарь приобретает подарок для вручения другому сотруднику за 5000 руб. через подотчет. НДФЛ есть?

подарок, который организация подарит другому сотруднику? Тогда для секретаря - обыкновенный подотчет, она сдает авансовый отчет с чеками и приходным складским ордером.
А вот получивший подарок сотрудник попадет, кажется, на НДФЛ, только к авансовому отчету это не будет иметь никакого отношения.

По авансовому отчету проводятся только расходы организации (независимо от того, будут эти расходы уменьшать НОБ по прибыли в НУ). О частных тратах человек не отчитывается перед работодателем - это его личные траты. Если он растратил полковую кассу - то в кутузку его надо сажать, а не НДФЛ удерживать. А если ему из полковой кассы дали вспомоществование, то даже целевое вспомоществование оформляется никак не авансовым отчетом.

[Над.К]

Причем здесь бух.учет и порядок кассовых операций? Вроде как речь про НУ.

По какой НУ, если авансовыми отчетами отчитываются за свои личные расходы и организация еще как-то собирается это проводить в своем бухгалтерском учете по счетам? На что выдаются деньги в подотчет написано в Порядке ведения кассовых операций. Это если кто забыл, что такое подотчет.

[Аноним]

Прочитала, аж абалдела от креативчика. Это ж надо так извратить сущность подотчета и авансового отчета
Порядок кассовых операций вообще побоку, а статья 313 Налогового кодекса оказывается регулирует бухгалтерский учет и порядок кассовых операций

Никто сущность АО не извращает, он используется для отражения возмещения расходов некоторых сотрудников.

О кассовых операциях у нас, например, речи не идет. У дира например есть бизнес-карта, он снимет 10к. И покупает всякую фигню, "фантики" приносит в бухгалтерию, с мыслью вот вы теперь и разбирайтесь что я там купил для целей организации, а что нет. Потом ещё остается тысячи 2 висеть. Без НДФЛ тут никуда. Я против такого положения дел, но у дира своя позиция на этот счет.

Работники чеков принесут, провожу отчет по возмещению расходов(используя авансовый отчет), удерживаю НДФЛ с чего требуется(если нет документов; если есть, но из них не понять содержание операции; либо это мобильная связь, которую без договора с оператором и детализации не списать на расходы, которые при возмещении по чекам терминалов создают доход сотрудника). А далее деньги и соответствующая сумма НДФЛ перечисляются на карточку сотрудника и в бюджет соответственно.

Кассы тут близко нет. Единственное, что выдавать деньги под отчет без полного отчета по предыдущей подотчетной сумме запрещается именно в порядке ведения кассовых операций.

[amfora]

Оо тема какая горячая! У нас (по наводке аудиторов) проводят авансовым отчетом , то такси, на котором сотрудник катался в командировке, в ЗУПе организуем натуральный доход и удерживаем НДФЛ (который куда надо попадает) а денежки перечисляем вместе с командировочными

[Andyko]

он используется для отражения возмещения расходов некоторых сотрудников.

нет, он используется для отражения расходов организации

[stas®]

кассовых операциях у нас, например, речи не идет. У дира например есть бизнес-карта, он снимет 10к. И покупает всякую фигню, "фантики" приносит в бухгалтерию, с мыслью вот вы теперь и разбирайтесь что я там купил для целей организации, а что нет. Потом ещё остается тысячи 2 висеть. Без НДФЛ тут никуда. Я против такого положения дел, но у дира своя позиция на этот счет.

))) А что "фантики", не имеющие отношения к организации, нужно просто вернуть - такая мысль не посещала Вас?

Работники чеков принесут, провожу отчет по возмещению расходов(используя авансовый отчет), удерживаю НДФЛ с чего требуется

Ну что ж Вы такое говорите?! С какой стати бухгалтер собственной волей делает подарки сотрудникам? Кто дал Вам право дарить работникам эти суммы?

В общем, как я и предполагал, вопрос не в желании руководства, а в юридической неграмотности бухгалтера, который собственной волей выплачивает работникам дополнительное вознаграждение.

[stas®]

тему, пожалуй, надо из раздела 1С переносить в бухгалтерский

[Аноним]

))) А что "фантики", не имеющие отношения к организации, нужно просто вернуть - такая мысль не посещала Вас?

Ну что ж Вы такое говорите?! С какой стати бухгалтер собственной волей делает подарки сотрудникам? Кто дал Вам право дарить работникам эти суммы?

В общем, как я и предполагал, вопрос не в желании руководства, а в юридической неграмотности бухгалтера, который собственной волей выплачивает работникам дополнительное вознаграждение.

Я только скажу, что данный порядок существовал в организации до моего появления. Изначально я объяснял, что так делать неправильно и необходимо возмещать по другому или не возмещать вовсе. На что мне сказали, что это невозможно и порядок необходимо оставить. Не бухгалтер принимает решения в компании, а директор.

[stas®]

Изначально я объяснял, что так делать неправильно

Аноним, но зачем Вы тогда тут доказываете, что это правильно, если сами понимаете, что это ахинея?

[KaterinaNBMoscow]

Делаете следующее: Зарплата- Учет НДФЛ и ЕСН-НДФЛ и ЕСН доходы и налоги. В этом документе вводите сотрудника, дату получения дохода, код дохода и сумму дохода. Далее при начислении зарплаты сотруднику за месяц программа автоматически делает начисление НДФЛ. В ведомости выплаты зарплаты сумма получается за минусом всего подоходного налога. Справка 2-НДФЛ корректная с правильным указанием сумм и кодов дохода.
Удачи

[Аноним]

Аноним, но зачем Вы тогда тут доказываете, что это правильно, если сами понимаете, что это ахинея?

Так я не доказываю)) Я излагаю как это работает у нас, и не говорю что это правильно.
И изначально вопрос был в том, как не включая в расходы организации в НУ, проводя документ полученный от сотрудника (квитанция терминала по оплате мобильной связи) в АО с 1с:Бухгалтерия, по которому у него возникает доход и по которому бухгалтерской справкой начисляется НДФЛ - отразить в 1с:ЗУП, осуществляя позднее обмен данными между конфигурациями не задваивать проводки.

Вы же начали доказывать, что у подотчетников не возникает задолженности по НДФЛ. На что я и ZZZhanna, говорили о том, что все-таки бывают ситуации когда НДФЛ удержать необходимо. Только отражать доход и удерживать его amfora посоветовала не в АО, а проводя в ЗУПе данные документы от сотрудников(по которым необходимо удержать НДФЛ) как натуральный доход. Спасибо amfora за совет, только, как вы храните "расходные" документы по такси? Подкладываете к командировочному?

[Ленка]

Наша песня хороша - начинай сначала
Аноним, услышьте, что вам тут говорят. Вы не должны облагать НДФЛ суммы расходов, если они связаны с расходами компании.
Если вы оплачиваете сотруднику личные разговоры - при чем тут авансовый отчет? Это должно проводиться по другому.

[Лилия Н]

пока читала вышенаписанноеу поняла - у stas® железные нервы. Личные расходы в авансовых не отражаются. а то, что в автосервисе бумажку не дали-водитель в след. раз будет думать прежде чем куда попало расходовать денежки фирмы.
Ведь можно же виртуально с кассой поиграть: оформляете возврат подотчетных сумм (по закону) и оформляете в тот же день приказ на выдачу той же материалки, премиальных или что еще.. в банк сдадите 10 руб (возврат подотчетных сумм) и снимете 10 руб (на материалку например). никто не потерял и никто никому не должен. вот вам правильный НДФЛ (в карточку и справку по НДФЛ сядет) а если захотите уменьшить базу по прибыли то еще и ОМС с ПФР начислите (и травматизм в любом случае вроде)
Никаких уловок и ухищрений НЕТ для возмещения подотчетникам личных и/или неподтверженных расходов! Вы там пермудриваете у себя...

[Аноним]

Если точнее, мы: возмещаем расход возникший у сотрудника.

вы обязаны возместить расход, произведенный РАБОТНИКОМ в интересах работодателя. как работник он потратил деньги - принимаете и возмещаете, ходит на обед в ресторан ежедневно, приносит вам чеки, это расходы в интересах работника (если речь не про деловые встречи и угощение потенциальных клиентов - это особый рахговор)
а тут он как физ. лицо нуждается в ежедневном питании... ой. тоже захотелось взять у вас под отчет и честно заплатить НДФЛ

[Просто Люся]

Если точнее, мы: возмещаем расход возникший у сотрудника.

А проводками как вы это прописываете?

[Аноним]

; если есть, но из них не понять содержание операции; .

если не понять и за ремонт авто дали липовую бумажку... вообще не принимать документ. потому как под определение "документ" не всякая бумажка подходит.
следующий раз я отремонтирую 2 машины, свою и служебную, принесу "засаленную бумажку" вы мне по ней оплатите все, поскольку С МОИХ СЛОВ - это ремонт служебного автомобиля? а на деле - это может быть что угодно, хоть ремонт моих сапог?

[Аноним]

У меня тут вот какая мысль, если мы включали бы в затраты все необоснованные и личные чеки. Потом при выездной, налоговая бы затраты урезала и доначислила налог на прибыль и НДФЛ. Но мы же их в НУ не учитываем, только по БУ. И НДФЛ начиляем, и налог на прибыль не занижаем. Криво правда - через авансовые отчеты. К нам могут быть только претензии по неправильному отражению личных расходов и материальной помощи. Существо на формой в данном случае на нашей стороне.

А проводками как вы это прописываете?

БУ:

д20 к71.РС - расход по документу в экономически обоснованных целях компании
д91.02 (субк. непринимаемые расходы) к71.РС - расход по документу в экономически необоснованных целях компании, нет документа, непонятный документ.
д71.РС к68.01- НДФЛ
д71.РС к51 - погасили задолженность по возмещению(= доплатили перерасход)

НУ:

д20(НУ) кПВ(НУ) - включили в затраты для целей исчисл. налога на прибыль.
д91.02(ПР) кПВ(НУ) - отразили постоянную разницу между БУ и НУ.

[ZZZhanna]

Из того, что попалось - не очень новое письмо, но позиция налоговых органов с тех пор не изменилась. И аудиторов тоже.
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 22 ноября 2004 г. N 28-11/74870
Таким образом, для освобождения от налогообложения НДФЛ расходов, произведенных физическим лицом по оплате телефонных переговоров с использованием сотовой (мобильной) связи, необходимо документальное подтверждение производственного характера таких разговоров. К таким документам могут быть отнесены договоры об оказании услуг связи, детализированные счета телефонных станций с представлением оператором сотовой связи всех номеров абонентов, перечня стран (с кодом городов), дат, конкретных телефонов, наименований фирм, с которыми велись переговоры, а также иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.
В противном случае переговоры, проведенные работником организации с мобильного телефона, будут рассматриваться как частные звонки, которые не подпадают под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ. Суммы оплаты таких переговоров подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке...

Далеко не всегда предоставляются распечатки разговоров, а уж тем более весь предложенный пакет документов.
А еще бывает оплата сотруднику, например, обучения. А вполне возможно, и других расходов, которые не относятся к расходам организации (м.б. и сапог!), с которых нужно удерживать НДФЛ! Но кто сказал, что оплата этих услуг не может быть оформлена путем выдачи наличных денег под отчет? М.б. директор хочет убедиться, что деньги потрачены именно на сапоги, а не выданы мат.помощью по ведомости, и потрачены на водку!