для этого шаблон запроса делайте, что бы конкретно указывал.
И все его запросы распечатывайте и складывайте в папку, при любой проверке покажите, что по несколько раз в день запросы делал.
если это указано в ТД или другом ВНА. Это раньше вам ответили. Есть письмо налоговой о выдаче справок 2-НДФЛ по э/почте - О способах выдачи налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ. ПИСЬМО
от 10 августа 2018 г. N ПА-4-11/15498 **Кодексом не определены способы выдачи налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям указанных справок.
Учитывая изложенное, организация — налоговый агент вправе самостоятельно определить способы выдачи своим работникам на основании их заявления справок о полученных работниками доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц физическим лицам.**
..* Направление справки с помощью факсимильной связи по просьбе самого работника не запрещено. В то же время переданная таким образом справка не будет иметь силу подлинника, а будет носить скорее информационный характер. Если у Вас нет сомнений, что по телефону обратился именно тот работник, на имя которого выдается справка, то препятствий к ее выдаче мы не видим.*** т.е всё по обоюдному согласию. https://www.garant.ru/consult/business/422476/
Всё от доков фирмы зависит. Ему напишите, что заявы на справки принимаете в бумажном виде с его личной подписью, которое он или сам приносит или ценным заказным письмом с описью вложения отправляет в адрес фирмы.