Обязательны ли заявления?

[Марьяна-бух]

периоды сознательно не указывает, чтобы делали за весь его период работы (а это много лет).

для этого шаблон запроса делайте, что бы конкретно указывал.
И все его запросы распечатывайте и складывайте в папку, при любой проверке покажите, что по несколько раз в день запросы делал.

можно ли это требовать по электронной почте или через мессенджер и

если это указано в ТД или другом ВНА. Это раньше вам ответили. Есть письмо налоговой о выдаче справок 2-НДФЛ по э/почте - О способах выдачи налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ. ПИСЬМО
от 10 августа 2018 г. N ПА-4-11/15498 **Кодексом не определены способы выдачи налоговыми агентами физическим лицам по их заявлениям указанных справок.
Учитывая изложенное, организация — налоговый агент вправе самостоятельно определить способы выдачи своим работникам на основании их заявления справок о полученных работниками доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц физическим лицам.**

..* Направление справки с помощью факсимильной связи по просьбе самого работника не запрещено. В то же время переданная таким образом справка не будет иметь силу подлинника, а будет носить скорее информационный характер. Если у Вас нет сомнений, что по телефону обратился именно тот работник, на имя которого выдается справка, то препятствий к ее выдаче мы не видим.*** т.е всё по обоюдному согласию. https://www.garant.ru/consult/business/422476/
Всё от доков фирмы зависит. Ему напишите, что заявы на справки принимаете в бумажном виде с его личной подписью, которое он или сам приносит или ценным заказным письмом с описью вложения отправляет в адрес фирмы.

[GSokolov]

по несколько заявлений в день пишет, чтобы в течение трёх дней ему документы направляли почтой.

Это называется злоупотребление правом. Хотя, он при этом сам право и нарушает. Если он находится в одном населённом пункте с организацией, то просто можете после одноразового объяснения ему ситуации не отвечать на такие запросы и отправлять все сообщения с этого адреса в спам. Практически все ящики на сайтах и все почтовые агенты умеют это делать. Если справки ему действительно нужны, он найдёт способ с вами "подружиться", но вы за игнорирование таких неофициальных запросов не пострадаете.

[Индрек]

GSokolov, подскажите, пожалуйста, если поступило заявление о выдаче справки (о начислениях и удержаниях, либо 2-НДФЛ, или ещё какой-то), то за какой период дать? (период не указывает работник, и делает это намеренно)

[Индрек]

за какой период дать?

я бы выдал за текущий год (с начала года)

[GSokolov]

за какой период дать?

А спросить у него не получается?

[Индрек]

А спросить у него не получается?

это бесполезно. скажет, что выдавайте за все. и так постоянно

[Старый ворчун]

Это называется злоупотребление правом. Хотя, он при этом сам право и нарушает. Если он находится в одном населённом пункте с организацией, то просто можете после одноразового объяснения ему ситуации не отвечать на такие запросы и отправлять все сообщения с этого адреса в спам. Практически все ящики на сайтах и все почтовые агенты умеют это делать. Если справки ему действительно нужны, он найдёт способ с вами "подружиться", но вы за игнорирование таких неофициальных запросов не пострадаете.

Даже если и не в одном пункте. Нужна справка - пусть приезжает.

[Индрек]

Нужна справка - пусть приезжает

не имеет права требовать направлять почтой документы?

и даже если и придёт лично, то за какой период давать-то? ))

[Старый ворчун]

не имеет права требовать направлять почтой документы?

Причем тут право требования? Обязанности направлять что-то почтой у р/дателя нет.

По письменному заявлению работника работодатель (.......) обязан выдать .

..

и даже если и придёт лично, то за какой период давать-то? ))

За какой в заявлении, за тот и давать. Пусть сначала придет с бумажным заявлением.

[Индрек]

Пусть сначала придет с бумажным заявлением

не придёт.
либо отдаст заявление в канцелярию, либо пришлёт по почте.
и на это надо что-то отвечать

[Natali Kr]

нервы он мотает.
по несколько заявлений в день пишет, чтобы в течение трёх дней ему документы направляли почтой.

периоды сознательно не указывает, чтобы делали за весь его период работы (а это много лет).
вот я и думаю, за какой период делать, чтобы жаловаться не смог (а за все годы делать постоянно не хочется, это понятно)

В эти игры так то и вдвоем можно играть..... Причем законным способом
Издайте приказ по основной деятельности
"Для систематизации работы бухгалтера по заработной плате и исполнения федерального закона от 27.07.2002 152-ФЗ "О персональных данных" установить порядок запроса и выдачи справок по трудовой деятельности, заработной платы и копий сведений о работе
- установить ответственного за ..... бухгалтера Иванова А.А.
- во избежании утечки персональных данных установить обязательную идентификацию получателя персональных данных в форме подачи личного заявления ответственному сотруднику Иванову....
- Иванову завести журнал регистрации выдачи сведений ... и копий персональных данных.... при получении справок и копий персональных данных обязательно регистрировать в данном журнале факт выдачи справки с личной подписью получателя.....
- в целях систематизации работы установить время выдачи справок - вторник и четверг с 13.00 до 16.00
- в соответствии с 152 -ФЗ - выдача персональных данных возможно только лицу в отношении которого предоставляются персональные данные или лицу, имеющему нотариальную доверенность на получение персональных данных.....
- установить формат подачи личного заявления ........
- в случаях, когда невозможно идентифицировать подателя заявления или же им указано не вся информация, необходимая для формирования справки предоставлять подателю текст / скан копию данного приказа.
Ответственный за исполнения приказа.........

[Natali Kr]

Трудовой Кодекс не регламентирует порядок обращения и выдачи справок.
Он регламентирует только срок.
Издаете подобный приказ, формализующий подобные ситуации максимально неудобным способом, не нарушающим законодательство.
Знакомите с приказом всех сотрудников
Начинает присылать заявления как попало (в том числе и заказным письмом) - а вы ему в ответ 152 ФЗ, который лично вам как оператору персональных данных запрещает рассылать их кому попало и требует установить порядок выдачи.....
и по вайберу - вы ему в ответ приказ по вайберу, заказным письмом - вы ему в ответ копию приказа - заказным письмом.
Кстати, полученные заказным письмом заявления можно и исполнить.
Только за справкой пусть приходит лично по вторникам и четвергам с 13 до 16. и желательно с паспортом. а то вдруг Иванов его идентифицировать не сможет....

[Татьяна-Васильевна]

Natali Kr, бесподобно!!!!!!!

[Индрек]

Начинает присылать заявления как попало (в том числе и заказным письмом) - а вы ему в ответ 152 ФЗ, который лично вам как оператору персональных данных запрещает рассылать их кому попало и требует установить порядок выдачи.....

а почему кому попало, если письмо лично ему направляется?
ценное с описью, кому попало на почте не отдадут

[Индрек]

[B]за какой период дать?

всем большое спасибо за помощь!
а кто что думает по данному вопросу?

[Natali Kr]

а почему кому попало, если письмо лично ему направляется?
ценное с описью, кому попало на почте не отдадут

Потому что в данном случае - вы оператор персональных данных и вы устанавливаете правила и порядок их передачи. А вы установили, что только лично по определенным дням под роспись в журнале.
Работник не может обязать вас посылать ему что то заказным письмом. Закон может - работник нет.
А закон в данном случае оставляет это на ваше усмотрение.
Вы установили порядок выдачи - справка ждет его.
вторник - четверг с 13 до 16. с паспортом или паспортом и нотариальной доверенностью.
сроки в 3 рабочих дня не нарушены.
Работник у вас в том же городе проживает? если да - значит может явиться и забрать.

[Natali Kr]

всем большое спасибо за помощь!
а кто что думает по данному вопросу?

все то же самое - срочно издавайте приказ в котором будет указан пункт в форме заявления - период с и по... ну и дынные идентифицирующие работника - ФИО, ИНН, СНИЛС, табельный номер, паспортные данные. .....
пусть заполняет.
а на заявления не по форме вы вежливо предлагаете ознакомиться с порядком написания заявлений, написать заново и явиться за справкой с паспортом....
Кстати заявления личные и хранить удобно.
Заявление - к нему справку, он за справочкой не пришел - а вам новую справку делать не надо у вас уже есть неполученная.
Если вдруг проверка - у вас все в ажуре - вот заявления, вот справки, работником не полученные... вот журнал в котором только его запросы зарегистрированы.

[Natali Kr]

Natali Kr, бесподобно!!!!!!!

опыт не пропьешь.....

[Natali Kr]

Ах да - не забудьте журнальчик -то прошнуровать, опечатать и т.д. и т.п.

[Индрек]

срочно издавайте приказ

уже надо отработать его заявления.
их с утра уже куча
и без указания периодов

[Королева]

уже надо отработать его заявления.
их с утра уже куча
и без указания периодов

А он успевает свою работу выполнять? Такое ощущение, что он в рабочее время хрен знает чем занимается. в ту сторону не покопать?

[Индрек]

в ту сторону не покопать?

покопать, конечно. претензий много. сам по себе человек скандальный и токсичный. все кругом плохие, все его обидели, все живут припеваючи, а он один страдает.
но я в это не буду лезть.

моё дело - бухгалтерию прикрыть и чтобы никто из-за него не уволился больше. история эта многолетняя

[Индрек]

вот смотрю на стопку заявлений на выдачу документов (без указания периодов) и не знаю, что бы ему такое приготовить из документов.

я знаю, конечно, что бы я ему дал и куда, но это были бы не документы

[jul-2000]

Индрек, а если его же методом: на каждое его заявление направить ему официальный ответ (один раз набрать шаблон). Ваше заявление очень важно для нас, поэтому мы прилагаем максимальные усилия для того, чтобы выполнить Ваш вопрос качественно и в кратчайшие сроки. В связи со сказанным выше просим Вас уточнить запрос, а именно указать информацию: 1). Какую именно форму справки Вы желаете получить; 2). За какой период (просьба учесть, что в ряде справок возможно указать период исключительно календарный год). Ваше Заявление на выдачу справки будет исполнено нами в течение 3 (Трёх) дней с момента получения нами от Вас оригинала Заявления, содержащего информацию, указанную выше. За получением справки Вы можете обратиться по адресу.......
И такие письма на каждое его заявление.
Если есть желание, можно даже официально почтой России послать. С уведомлением. По одному в день.
Ну это так, если повредничать есть желание. На практике проще выдать ему справки во всех возможных видах и мысленно послать лучики диареи.

[Индрек]

Индрек, а если его же методом: на каждое его заявление направить ему официальный ответ (один раз набрать шаблон). Ваше заявление очень важно для нас, поэтому мы прилагаем максимальные усилия для того, чтобы выполнить Ваш вопрос качественно и в кратчайшие сроки. В связи со сказанным выше просим Вас уточнить запрос, а именно указать информацию: 1). Какую именно форму справки Вы желаете получить; 2). За какой период (просьба учесть, что в ряде справок возможно указать период исключительно календарный год). Ваше Заявление на выдачу справки будет исполнено нами в течение 3 (Трёх) дней с момента получения нами от Вас оригинала Заявления, содержащего информацию, указанную выше. За получением справки Вы можете обратиться по адресу.......
И такие письма на каждое его заявление.
Если есть желание, можно даже официально почтой России послать. С уведомлением. По одному в день.
Ну это так, если повредничать есть желание. На практике проще выдать ему справки во всех возможных видах и мысленно послать лучики диареи.

я бы вообще предпочёл с ним не контактировать, а то вдруг не сдержусь ))
требовать конкретные формы научили уже, от мессенджеров отвадили вроде (но жалуется теперь, что блокируем его).

а про периоды я говорил. он сознательно их не указывает, чтобы типа делали за все годы его работы.
вот я и думаю, если выдать за этот год, то сойдёт или нет.
типа всё выдали, что просил (по формам), ну а период не указан был, поэтому за этот год

там ведь ещё куча "веселухи" постоянной для бухгалтерии: куда его зарплату направить и в каком соотношении. это просто нечто ))

[Индрек]

На практике проще выдать ему справки во всех возможных видах

это да.
но когда по нескольку заявлений ежедневно...

[Natali Kr]

уже надо отработать его заявления.
их с утра уже куча
и без указания периодов

Вы знаете я ошиблась. Если в заявление указано, что надо почтой - надо отправлять почтой. Оказывается буквально два месяца назад вышло постановление
Постановление Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 31.05.2022 № П16-1653/2022
где суд указывает, что если работник просит почтой - надо почтой.
Значит в форму заявления не вносите этот пункт.
По умолчанию справки выдавайте лично, только если отдельно указано, что почтой - посылайте почтой

[Natali Kr]

Но написателя заявления то надо идентифицировать.....
А у него адрес прописки совпадает с адресом проживания? и адресом указанным в его документах? а то можно по адресу в кадровых документах направлять, если не совпадает с адресом проживания

[Индрек]

Но написателя заявления то надо идентифицировать.....
А у него адрес прописки совпадает с адресом проживания? и адресом указанным в его документах? а то можно по адресу в кадровых документах направлять, если не совпадает с адресом проживания

совпадает.
да и на почте его идентифицируют ))

[Natali Kr]

совпадает.
да и на почте его идентифицируют ))

я бы все равно приказ издала. все что возможно ограничила и всякий раз как придиралась к каждой букве. не написал - выслать письмом - приходи в офис.
Наши внутренние приказы очень часто бывают пугалочками для сотрудников.
Так что издавайте и посылайте ему письмом - посмотрите как отреагирует