Управление бухгалтерской фирмой

[Анастасия Чистякова]

Вообще люди не понимают за что мы берем деньги. Это не они тупые или жадные, как бухгалтера часто жалуются. Это мы не можем объяснить им нормально.

Вот именно, 95% попыток обращения к клиентам судя по объявлениям на досках, в контекстной рекламе и текстам на сайтах, похожи на разговор слепого с глухим. Особенно в провинции это заметно, я в Пензе работаю и соответственно рекламируюсь на местных площадках. Оказывается маркетинг и основы рекламы надо изучать так же плотно, как родную бухгалтерию. Оказалось что пройти выездную проверку психологически проще, чем достучаться до клиентов))))

[Анастасия Чистякова]

Accwell, почитайте вот эту книжку: "Бухгалтерия без авралов и проблем" автор Павел Меньшиков.

Там все, что касается бухучета, структурировано и разложено по полкам и по трудозатратам. При этом сугубо практично, без пафоса.

Кстати, всем коллегам рекомендую.

Именно, это настольная книга как для владельцев бух бизнеса, так и для нас, удаленщиков. Когда она в первый раз ко мне в руки попала, я еще работала главбухом, так вот после того, как некоторые предложения автора были внедрены, разговор с гендиром стал намного более предметным. Главная мысль которую пытается донести автор, на мой взгляд: мы продаем не услуги, а их результат.

Моим клиентам в сущности до лампочки, какие документы и в каком количестве я произвожу/обрабатываю. Им нужна уверенность что всё чисто и законно, что к нему если и придут с проверкой, то она пройдет спокойно или малой кровью. Это НАМ нужно структурировать/систематизировать/категоризировать и так далее, а кому-то и не нужно вовсе.

У некоторых из нас голова - Дом Советов, там структура заложена такая, что ни одна CRM система не повторит, так вот им достаточно блокнота. А у кого-то страсть к методикам и системам. В любом случае главное - что мы имеем на выходе, поэтому структурирование само по себе НИКАК на результат не повлияет (если ваши масштабы не такие, как у компаний из "четверки", конечно )

[kommdire]

Бухгалтерские услуги - это весьма консервативный бизнес.
Клиент, если его все устраивает вряд ли будет менять своего бухгалтера или фирму и уж тем более очень непросто сделать что то типа тест драйва.
Маркетинг и бизнес процессы очень важны.
Но в малом бизнесе, при небольшом количестве клиентов - затраты на это велики и скорее всего не окупаются.
А большое количество клиентов характерно для "старых" фирм, которые не очень заботятся о маркетинге и всем остальном - они растут за счет сарафанного радио и старых методов привлечения. А забрать у них клиентов весьма непросто. См первую фразу.
Вот такой замкнутый круг получается.
Выход есть.
Первый - это франшиза, но в бухгалтерском бизнесе фактически нет франшиз кроме 1с бухобслуживания и Имперсы.
Второй путь - это создание некой ассоциации малых фирм из разных регионов, когда затраты на маркетинг и организацию бизнес процессов будут делиться между несколькими компаниями.
Если есть интерес ко второму варианту - велком - давайте обсудим.

[BRASCHI]

Полезная ветка для меня оказалась.
Коллеги, в итоге, как вы видите работу вашей фирмы в разрезе автоматизации всех бизнес процессов?
Как я на это смотрю и что внедряю: все участки каждой фирмы поделены - первичка на бухгалтера по первичке, отчеты на главбухе, зп на отдельном и тп.

В системе есть:
==КАТАЛОГ УСЛУГ==
1. Каталог услуг (все бухгалтерские операции).
2. Каждая услуга имеет по необходимости декомпозицию - как и что делать по шагам - не надеямся на талант сотрудника а делаем его исполнителем.
3. Нормочасы выполнения услуги
4. Для периодических услуг - периоды из календаря бухгалтера.

==ПРОЦЕСС ЗАВЕДЕНИЯ КАРТЫ КЛИЕНТА==
5. Карточка клиента, где в табличной части клиенту набиваются услуги из каталога услуг.

6. На основе этих данных в карточке клиента можно сгенерировать:
- договор по шаблону
- доп соглашение с перечнем услуг, сроков их оказания, и стоимостей.
- различные документы (доверенности, карточка реквизитов организации, бланки и тп.) на основе word файла куда подставляются данные.
- возможность выслать все генерируеммые документы на email

7. Все реквизиты клиента можно подкачать из базы 1С если такая уже имеется.

==ПРОЦЕСС ФОРМИРОВАНИЯ СЧЕТОВ НА ОПЛАТУ==
8. Возможность формировать и отправлять на email счета на оплату услуг по расписанию.
- Сумма в счете формируется так: сумма = ((количество документов сформированных в базе (подкачивается из базы обработкой) + разовые услуги) * стоимость из каталога услуг).
- счет в pdf можно высылать как себе на почту так и по расписанию клиенту напрямую по email в его карточке.

==СИСТЕМА ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧ СОТРУДНИКАМ==
9. Для разовых услуг реализуется личный кабинет на сайте, оттуда клиент может создавать заявку которая попадает в систему. Также заявку можно создать путем отправки на email.

10. Периодические задачи создаются и раскидываются по ответственным (первичка,главбух,зп и тп), с указанием самой услуги, клиента, сроков исполнения.

11. Когда сотруднику падает задача с пошаговой инструкцией (подзадачами) он не может ее закрыть не закрыв все подзадачи - самоконтроль сотрудником своих действий плюс ответственность.

==СИСТЕМА МОНИТОРИНГА==
12. Помимо списка задач с фильтрами по компании, сотруднику, срокам, услугам, есть МОНИТОР ОТЧЕТНОСТИ - по расписанию производится обход баз и собираются данные по всем регламентированным отчетам и их статусам (подготовлен/отправлен/принят). Для 1с-отчетность планируется собирать данные также по статусам отправки/получения отчетов по ТКС.

==РАСЧЕТ ЗАРПЛАТ СОТРУДНИКОВ==
13. По каждому сотруднику ежемесячно формируется отчет: кол-во созданных документов во всех базах, кол-во закрытых/не закрытых задач по разовым/периодическим услугам, время затраченное на каждую задачу. На основании этих данных вы можете судить о том насколько производителен сотрудник и какая премиальная часть у него должна быть.

==ФУНКЦИИ СПАСАТЕЛИ ВРЕМЕНИ==
14. возможность заведения новых пользователей (взяли нового сотрудника - во все базы нужно внести его как пользователя, иначе потом не разберешь кто что делал) в базы 1С.
15. централизованное обновление баз
16. база знаний по клиенту, все ньюансы/заметки/записки/контакты сторонних лиц/ по конкретному клиенту ведутся в журнале в карточке клиента.

[BRASCHI]

Бухгалтерские услуги - это весьма консервативный бизнес.
Клиент, если его все устраивает вряд ли будет менять своего бухгалтера или фирму и уж тем более очень непросто сделать что то типа тест драйва.
Маркетинг и бизнес процессы очень важны.
Но в малом бизнесе, при небольшом количестве клиентов - затраты на это велики и скорее всего не окупаются.
А большое количество клиентов характерно для "старых" фирм, которые не очень заботятся о маркетинге и всем остальном - они растут за счет сарафанного радио и старых методов привлечения. А забрать у них клиентов весьма непросто. См первую фразу.
Вот такой замкнутый круг получается.
Выход есть.
Первый - это франшиза, но в бухгалтерском бизнесе фактически нет франшиз кроме 1с бухобслуживания и Имперсы.
Второй путь - это создание некой ассоциации малых фирм из разных регионов, когда затраты на маркетинг и организацию бизнес процессов будут делиться между несколькими компаниями.
Если есть интерес ко второму варианту - велком - давайте обсудим.

Есть мысль организовать аналог аукциона заявок как в "1с бухобслуживание", доступ и участие за членский взнос который направляется на рекламную компанию.

[Ir-Ko]

3. Нормочасы выполнения услуги

какие у вас нормы, можете поделиться информацией?

[BuhBuh]

Хочу оживить темку! Добрый день всем! Давно на этом форуме. За это время прошла путь от главного бухгалтера холдинга до фрилансера (кто то наверное посчитает что это деградация , но по деньгам-очень даже большой рост). И вот дошла до постановки бизнеса, т.к. чувствую что предел самозанятого бухгалтера по деньгам (по времени уделенному семье, отпуску т пр.) настал. Опыт организации бизнеса с нуля у меня есть и не один. И довольно удачный. Но! Как оказалось, это проще сделать в незнакомом бизнесе. В бухгалтерии я считаю себя опытным человеком и постоянно развивающимся, но .. столкнулась с тем что здесь точно своя специфика. Я не знаю с чего начать. Мыслей в голове море. Я люблю все планировать, систематизировать и хотелось бы услышать ваши мнения и опыт. Получилось/не получилось, как результаты и прочее.
Татьяна, за тобой слежу давно и поняла, что ты вышла на новый уровень и очень рада за тебя! На тебя ровняюсь
И как интересно у вас отреагировали старые клиенты на новшества? Ушли? Обрадовались? Возмущались?
Честно скажу, меня подтолкнуло на мысль о развитии не только желание больше заработать, но и некоторые клиенты. Берешь маленькую фирму, она растет, оплату увеличивать не хочет (как бы типа хочет, но ведь деньги нужны и им тоже), и вот "подросшие" клиенты вдруг стали считать что я им мало уделяю времени. Отпускные-мгновенно должна рассчитать, увольнение- в течении часа. Один хочет чтобы я ему инфу скидывала на мыло, другой на 2 мыла, 3-й чтобы дублировала в ватсап.. Понимаю что я некоторых начинаю тихо ненавидеть. Объяснения типа "что вы у меня тоже не одни" не прокатывают-надутые губи и придирки.. Вобщем все надоело, хочется и в отпуск ходить как все нормальные люди и с детьми проводить выходные, да и хочется "уйти лично" от неквалифицированной работы. Есть девочки которые готовы "помогать", потом планирую их полностью перетянуть к себе. Попробовала в соц.сетях пораскручиваться, что то тишина.. (( понимаю что бизнес специфический. У меня все клиенты "по сарафанному радио" пришли. Как еще можно искать себе бухгалтера-ума не приложу.. Обязателен ли сайт? Я немного в этом разбираюсь. Могу и сама себе написать. Но стоит ли? ВОбщем буду рада любым советам и опыту

[Зета]

Офис и первый сотрудник - первые шаги, если хотите из фрилансера превратиться в бух.фирму

[BuhBuh]

Зета, хочу попробовать без офиса ((. Сотрудник есть-сейчас с ребенком в отпуске сидит-дома может работать. У меня есть клиент, который готов на первых парах и бесплатно мне комнату дать, только чтобы под боком была. Я могла бы там встречаться с клиентами. Я так поняла просто так они не наведываются в офис без звонка?Можно сделать день приема документов или неделю. Или это не вариант? У меня на самом деле все мобильно устроено- почти все базы клиентов находятся у них на серверах- часть у меня на сервере, я работаю удаленно с ноута из любой точки. Как вы организуете эту часть работы? Какие у вас программы? Читала что в основном бухгалтерия Базовая. У меня у каждого клиента есть своя управленческая база (которые сами ведут первичку)-они оплачивают выгрузку в бухг-ю базу. И потом же оплачивают все это обновление. Есть клиенты у которых очень много подрядчиков, и много производственных переделов, кроме как упп нив какой программе нормально вести учет не получается. Есть НКО, их веду в 1с НКО (она тоже особенная). Как можно все стандартизировать? Когда приходит новый клиент, я раньше советовала ему заводить бух-ра по первичке (обычно он и кадровик и бухгалтер и частично офис-менеджер)-для маленькой начинающей фирмы-оптимальный вариант. Сейчас понимаю, что надо заводить себе человека, который будет сидеть на первичке и склонять клиента к нам? Но опять же выписать сиюминутно счет? сделать акт сверки когда документы еще не сданы-не представляю как это возможно.

[Fraxine]

Офис и первый сотрудник - первые шаги, если хотите из фрилансера превратиться в бух.фирму

ой, я могу считаться бухфирмой Правда, у меня только ИП "на хозяйстве", но есть офис и ажно цельный работник

хочу попробовать без офиса

вопрос спорный, НО-если бОльшая часть работы делается удаленно и клиенту нет смысла приезжать в офис, то и смысла держать офис нет. Однако, а много ли таких клиентов. Все равно хоть пару раз в месяц, да кто-нибудь ведь захочет личного общения.
Я, например, сейчас стараюсь по максимуму "удалить" клиентов-не звоню, а пишу, какие-то документы предпочитаю так же отправить на почту и т.п. НО, все равно народ предпочитает приезжать лично, даже по каким-то мелким вопросам (ну тут еще роль играет, что городок у нас небольшой). Я им говорю-да вы звоните/пишите, зачем вы ездите-то??? Соскучились, что ли Или есть у клиента р/с и мне нужна выписка. Говорю-скиньте на почту. В ответ-а у меня нет банк-клиентаили-а у меня не формируется ничего в программе или-ой, да я лучше распечатаю и привезу.
"И такая дребедень целый день"
Конечно, у ЮЛ своя специфика, но...люди-то везде одинаковы, что ИП, что директоры/учредители ЮЛ.
Идея

сделать день приема документов или неделю

вроде бы и хороша, но на практике ВСЕГДА найдется кто-то, кто не уложится в эти сроки по личным ли обстоятельствам или форсмажорным.
Но если с клиентами нормальные отношения, то можно и без офиса, но ГДЕ тогда встречаться-то??? Все равно хоть пару раз в квартал/год, а ПРИДЕТСЯ с клиентом встретится. Лично я категорически против встреч на территории клиентов-тратится время на разъезды, да и вообще моя позиция такова: клиенты приходят КО МНЕ, а не Я к клиентам. Если брать шире-то не я работаю у/на клиентов, а клиенты обслуживаются у меня.
Офис у меня появился не сразу, работать на себя я начала в 2006, а офис "открылся" в апреле 2009, тогда же и работник был взят. Конечно, если детей нет или они уже подростки, то можно и по клиентам поездить, но не всегда семейная ситуация это будет позволять. Тем более, если говорить о больших городах, где из одного района в другой ехать час. Ко мне, кстати, народ приезжал домой, но тут много своей специфики и с квартирой такой номер мог бы и не пройти, хотя...есть знакомые, шьют на дому, так к ним не только приходят клиенты в квартиру, но и до нижнего белья раздеваются
В общем, без офиса можно, но с офисом гораздо лучше

Отпускные-мгновенно должна рассчитать, увольнение- в течении часа.

нет, нет и еще раз НЕТ. Клиентов надо "строить"-как я выше писала. Какое в течение часа, минимум-на следующий день (ну или если сообщают с утра-то не раньше "послеобеда"), ДАЖЕ если другой работы особо нет. Хорошим клиентам можно сделать и раньше, но-не стоит, а то народ имеет тенденцию на шею садиться и ножки свешивать. Во всем должен быть баланс.
Сайта у меня нет и не планируется. Из рекламы (кроме сарафанного радио) объявление в местной газете (если не забываю продлевать).
Тоже хочу уйти от работы и нанять толкового работника потому что устала уже. Перегорела, что ли? Проблема только с толковыми-они уже все пристроены.

[BuhBuh]

Хорошим клиентам можно сделать и раньше, но-не стоит, а то народ имеет тенденцию на шею садиться и ножки свешивать. Во всем должен быть баланс.

Это точно!
Сейчас я разъезжаю действительно по некоторым клиентам 1 раз в месяц. У кого веду первичку, у кого не веду приезжаю 1 раз в квартал. У 2-х клиентов я даже участвую в построении упр.учета и 1 раз в квартал они меня просят приехать на собрание начальников отделов. Это отдельно не оплачивается, но скажем так в "оплату я заложила"

У меня есть клиент, который готов на первых парах и бесплатно мне комнату дать, только чтобы под боком была. Я могла бы там встречаться с клиентами.

Поэтому я могу в принципе обозначить, что н-р понедельник, среда с 9,00 до 17,00 можно ко мне приехать-поболтать, привезти первичку, попить чаю. Потому что некоторые клиенты оочень любят со мной попить чаю, поделиться. Я конечно пытаюсь это искоренить, думаю с новыми я таких панибратских отношений заводить не буду, но со старенькими так просто не отделаешься. ВОт думаю, может быть так попробовать?

[Зета]

без офиса, хотя бы 8 кв.м., вы останетесь фрилансером

первичку делать и вводить в базу с помощью своего работника - только если небольшой объем, если большой - пусть клиент ищет буха на первичку

к клиентам не ездить - это правило (иначе работать некогда)

просьбы о выписке счетов, платежек, отпускных - стараться по возможности выполнить быстро - клиент это ценит. Или по меньшей мере, если быстро не можешь - обозначить сразу срок.

работника брать обязательно - в офисе всегда кто-то должен быть

[BuhBuh]

Зета, т.е. офис на условиях "коворкинга" не получится?

[Зета]

офис на условиях "коворкинга" не получится?

можете попробовать, потом расскажете)
я - за офис в аренду

[13021971]

Доброго времени суток.
Тема интересная и очень актуальная. Кто как выстраивает бизнес-процессы? какие срм-ки применяете? поделитесь, пожалуйста)))

[БухПросто]

Я бы тоже с удовольствием послушала. Планов много, чуствую уже потолок, надо развиваться, а как....Слушаю вебинары, читаю много про это, но живой опыт - это бесценно.

[БухПросто]

И про бизнес процессы хочется узнать " вживую", прочтенное как то не впечатляет.

[Fraxine]

И про бизнес процессы хочется узнать " вживую", прочтенное как то не впечатляет.

Выше все правильно расписали:

без офиса, хотя бы 8 кв.м., вы останетесь фрилансером

первичку делать и вводить в базу с помощью своего работника - только если небольшой объем, если большой - пусть клиент ищет буха на первичку

к клиентам не ездить - это правило (иначе работать некогда)

просьбы о выписке счетов, платежек, отпускных - стараться по возможности выполнить быстро - клиент это ценит. Или по меньшей мере, если быстро не можешь - обозначить сразу срок.

работника брать обязательно - в офисе всегда кто-то должен быть

Что тут нового еще сказать можно. Первых пару клиентов можно и без офиса взять, НО объяснить им ситуацию, что это временно и офис "вот-вот будет", чтобы они не привыкали. Подготовить начальный капитал-на аренду, на зарплату, на прожитье, в конце концов и можно открываться. Рекламу дать.