Хранение ЭДО

[Аноним]

Как лучше хранить и сколько лет архив электронных документов компании? Если какие-то законодательные особенности хранения именно электронных документов? Есть ли ответственность за их утрату? Например, если хранить базу на CD или DVD диске, который со временем перестанет читаться и не прочитается как-раз при проверке.

[Карина Кассис]

Хранение электронных документов - один из самых интересных вопросов. Мы пока еще ни разу не сталкивались в своей практике с проблемами хранения электронных документов с длительным или постоянным сроком хранения. По понятной причине: слишком коротка история ЭДО в стране.

Если опираться на существующее законодательство, то ответственность за хранение электронных документов несет в первую очередь налогоплательщик. То есть, если вы выбрали способ хранения документов на флэшках или оптических дисках, то вы сами обязаны обеспечивать их сохранность, а также наличие средств для чтения и воспроизведения документов. Тут еще следует помнить, что магнитные диски имеют свойство размагничиваться, а флэшки - терять информацию со временем.

Опять же, практики хранения почти нет, потому и четких позиций в законодательстве - как обеспечивать длительное хранение электронных документов - нет.

С другой стороны, большинство бухгалтерских документов хранятся всего 5 лет. За это время технический прогресс уйдет не очень далеко, потому существующие сегодня варианты хранения подойдут идеально.

Другой вопрос в том, что срок действия сертификата проверки ключа подписи, как правило, составляет один год - это в пять раз меньше, чем срок хранения первички. Поэтому в момент проверки электронной подписи потребуются доказательства того, что при подписании документа сертификат был действителен. Решением данной проблемы служит использование специального формата подписи – усовершенствованная электронная подпись.

Повторюсь: усовершенствованная электронная подпись позволяет обеспечить:
- Доказательное подтверждение момента создания электронной подписи.
- Доказательное подтверждение действительности сертификата ключа электронной подписи на момент создания электронной подписи.
- Архивное хранение юридически значимых электронных документов.

В момент подписания документа электронной подписью будет проставляться штамп времени и результат проверки действительности сертификата, что позволит даже после истечения срока действия сертификата обосновано доказать, что ваш документ имеет юридическую силу.