Учет карт для тахографа

[Аноним]

Добрый день! С 1 апреля 2013 года юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны оснащать их тахографами.
Как отразить для целей бухгалтерского и налогового учета расходы на приобретение и установку тахографа, а также расходы на приобретение карт водителей и карт предприятия для тахографов и их выдачу водителям и ответственным лицам? Как документально оформить выдачу карт водителю и ответственному лицу? Является ли катра водителя собственностью водителя, и должна ли организация удержать с него НДФЛ?

[«Главная книга»]

В целях безопасности дорожного движения организации и предприниматели, которые ведут деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны оснащать их тахографами. Это регистрирующие приборы, предназначенные для контроля и регистрации таких параметров как: скорость и маршрут движения, периоды труда и отдыха водителей (п. 1 ст. 20 Закона «О безопасности дорожного движения» от 10.12.95 № 196-ФЗ). Требования к тахографам, категории и виды оснащаемых ими транспортных средств, правила их использования, обслуживания и контроля их работы утверждены Приказом Минтранса от 13.02.2013 № 36.
Понятно, что тахографы предназначены для использования в организации в течение нескольких лет, а не одного года. Так что для их отражения в бухгалтерском и налоговом учете остается определиться только со стоимостью.
Если ваш тахограф вместе с расходами на установку стоит более 40 000 руб., то и в бухгалтерском, и в налоговом учете – это будет отдельное основное средство (п. 4, 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина от 30.03.2001 № 26н, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Сразу скажем, что это ни в коей мере не модернизация транспортного средства (автомобиля, автобуса и т.д.), приводящая к увеличению его первоначальной стоимости. Ведь тахограф без какого либо ущерба можно снять с одного транспортного средства и поставить на другое. При этом расходы на установку тахографа надо будет включить в его первоначальную стоимость (п. 8 ПБУ 6/01, п. 1 ст. 257 НК РФ).
Если же стоимость вашего тахографа вместе с расходами на его установку не более 40 000 руб., то и в бухгалтерском, и в налоговом учете его можно учесть как материальные расходы. И списать его стоимость и затраты на установку на расходы единовременно в момент ввода в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). В этом случае расходы на установку тахографа можно учесть:
- в бухучете как расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 6, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 06.05.99 № 33н);
- в налоговом учете – либо как прочие расходы – на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ), либо как материальные затраты.
Заметим, что если в соответствии с вашей учетной политикой актив признается основным средством в пределах другого лимита (меньше 40 000 руб.), то вам следует руководствоваться этим лимитом (п. 4, 5 ПБУ 6/01) при отнесении тахографа к ОС в бухучете.
Что же касается карт водителей и предприятия, то они нужны при приобретении цифрового тахографа.
Карта водителя – персональная и выдается в единственном экземпляре сроком на три года. Она нужна для идентификации водителя, хранения данных о периодах его работы и отдыха при вождении транспортного средства (подп. 1 п. 4 Требований к тахографам – приложение № 1 к Приказу Минтранса от 13.02.2013 № 36, приложение № 2 к Требованиям).
Карта предприятия не содержится никакой информации. Она нужна только для авторизованного доступа к информации на тахографах и на карточках водителей. При помощи карты предприятия, записанная информация с карточки водителя и тахографа может быть получена, сохранена на компьютер и впоследствии проанализирована и/или предоставлена для проверки работникам транспортной инспекции. Карта предприятия выдается на имя руководителя организации или ответственного лица, назначенного приказом по организации. Срок действия карты 3 года (подп. 4 п. 4 Требований к тахографам – приложение № 1 к Приказу Минтранса от 13.02.2013 № 36, Приложение № 2 к требюованиям).
Эти карты можно единовременно учесть:
(и) в бухучете – как расходы по обычным видам деятельности (п. 5, 6, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 06.05.99 № 33н);
(и) в налоговом учете – как прочие расходы – на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Хотя и не исключено, что налоговики захотят, чтобы вы списывали стоимость карт равномерно в течение срока их использования.
Карты водителям можно выдать по ведомости, в которой будут указаны все данные карты, дата ее выдачи водителю и будет стоять роспись водителя в получении.
Как мы уже сказали, карта водителя оформляется на конкретное лицо. То есть она именная и выдается на руки водителю. И когда он уйдет, то заберет ее с собой, ведь организации то она ни к чему. По нашему мнению удерживать НДФЛ со стоимости карты водителя не нужно. Ведь организация оформляла и оплачивала карту водителя карту для своей производственной деятельности, то есть в своих интересах. И это расходы организации, а не ее работника. Следовательно, оплаченная организацией стоимость карты водителя не является экономической выгодой водителя в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ) и не подлежит обложению НДФЛ. По нашему мнению ситуация с оплатой и выдачей карт водителям аналогична ситуации с выдачей и оформлением медкнижек работникам. А при оплате работодателем медкнижек Минфин считает, что не нужно удерживать с работника НДФЛ (Письма Минфина от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84).

С уважением, эксперты Издательства «Главная книга»

Журнал «Главная книга» - практический журнал для современного бухгалтера