Документы, подтверждающие расходы наличными

[Аноним]

Прошу вашей помощи.
Ситуация такая.
Директор получал с р/с фирмы на личную платистиковую карточку суммы авансов на текущие хоз. расходы и на командировку. Мне досталась куча всяких чеков и прочего.
Вопрос такой, можно ли квитанции об оплате моб. телефона (зарегистрирован на компанию), которые из банкоматов и автоматов выбиваются прикреплять к авансовому отчету. Такой же вопрос про ж/д билеты. Это же не кассовые чеки.

И еще как мне сделать эти авансовые отчеты, если суммы выдавались 30-60-100 тыс руб., а чеков как минимум вполовину меньше. При том, что все это было в 2008-2009 годах, а предыдущий бухгалтер в КДиР отражал сумму аванса в расходах в момент списания с р/с фирмы на карточку директора. Ни одного авансового отчета нет.
Могу ли я на неподтвержденный чеками остаток аванса сделать какой-либо договор по оказанию услуг и оплате наличными д/с задним числом(например ремонт в офисе или оказание юридическимх услуг), но так чтобы этот авансовый отчет попал в тот квартал, в котором бухгалтер учла этот расход?
Какие документы, кроме договора, акта нужно сделать, чтобы подтвердить расход наличными?
Благодарю заранее за ответ!

[Над.К]

Такой же вопрос про ж/д билеты. Это же не кассовые чеки.

А чем вас ж/д билеты не устраивают? Это вообще-то БСО. И всегда таковыми были.
Квитанции из терминалов ничем не хуже чеков ККМ.

а предыдущий бухгалтер в КДиР отражал сумму аванса в расходах в момент списания с р/с фирмы на карточку директора.

Сдавать уточненки и доплачивать налог. У Вас расходов нет

Какие документы, кроме договора, акта нужно сделать, чтобы подтвердить расход наличными?

Кассовый чек ваш основной документ в этом случае. Не считая договора и акта. Нет оплаты, нет расхода. А никто задним числом Вам такой документ не даст

[Аноним]

Поняла, спасибо большое

[Аноним]

Подскажите еще ..
на карту выдавались авансы с разными назначениями платежа "аванс на текущие расходы по ведению деятельности" и "аванс на командировочные расходы".
Под эти суммы нужно разные авансовые отчеты делать? или можно в один отчет прикрепить билеты на командировку, чек по канц.товарам и тд.
Просто выдали аванс большой на текущие расходы и на эти же деньги в командировку ездили...

[KruE]

Подскажите еще ..
на карту выдавались авансы с разными назначениями платежа "аванс на текущие расходы по ведению деятельности" и "аванс на командировочные расходы".
Под эти суммы нужно разные авансовые отчеты делать? или можно в один отчет прикрепить билеты на командировку, чек по канц.товарам и тд.
Просто выдали аванс большой на текущие расходы и на эти же деньги в командировку ездили...

я бы сделала разные а/о- проще списывать в расходы и отслеживать авансы

[Andyko]

можно

[Аноним]

Спасибо.

[rina461]

Так если командировки были, вы можете учесть и проживание, и суточные. и проезд. Суточные в размерах. утвержденных в локальных актах организации (приказ. например). Переговоры в части расходования в основной деятельности( распечатка). Договора задним числом можете сделать, но это уже криминал, есть такие фирмочки - чекистами называются. у них можно купить все, но это не совет. а предостережение. Вы директора-то в курс дела введите, пусть он подсуетится, коль не смог документов на расходы представить. Придут проверять, и все неподтвержденное документально из расходов уберут. налог доначислят, оштрафуют!!!

[Аноним]

Командировки были на самом деле, гостиница, билеты, все это есть. А телефон оформлен на фирму, это не личный директорский.
Директор в курсе, конечно.
Если по-хорошему делать, у меня получается по этим авансам значительная сумма, под которую нет чеков.
И это было в 2008, 2009 году. Может подписать какую-то бумагу и обязать директора вернуть в кассу эту не подтвержденную сумму. А с учетом этого пересчитать КДиР (у нас усн)?
Или как поступить в этой ситуации?(((

[Аноним]

По итогам 2008 и 2009 гг был убыток и мы платился минимальный налог.
Пересчитать базу с учетом отсутствия этих расходов неподтвержденных?
Или заплатить НДФЛ, ведь этими деньгами как бы директор пользуется в своих целях?

[Над.К]

Ну если расходы неподьверждены, то как Вы могли поставить их в уменьшение налоговой базы? Пересчитывать надо

[Аноним]

ставила-то не я, тк там не работала...
но пересчитывать видимо мне все-таки придется.
ну а с деньгами-то неподтвержденными как быть? сказать директору, чтоб возвращал? так можно делать? просто я не бухгалтер, всех тонкостей не знаю..

[Над.К]

Либо пусть вернет деньги, либо закрывайте документами (какие найдете), либо считайте это его доходом и удерживайте НДФЛ

[бух2007]

просто я не бухгалтер, всех тонкостей не знаю..

Один бухгалтер расходы из ниоткуда брал, другой небухгалтер переделывает.

[Аноним]

Спасибо всем за помощь)))
ну вот так сложились обстоятельства.

[Аноним]

ситуация - один в один, уже голову сломала ((

[rina461]

еще раз прочитала ваш вопрос в самом начале. Так Вам и подсказали. что и как можно. В конце концов, возьмите имеющиеся документы. сделайте по ним авансовые отчеты, учтите в расходах. а незакрытую сумму оформите договором беспроцентного займа с директором: ООО дало деньги в долг на 5 лет, например. Материальную выгоду и НДФЛ с нее с 2008 года по беспроцентным займам считают в момент возврата денег! И что Вам мешает оформить такой договор задним числом? Или оставьте все незакрытые деньги на сч.71, подстрахуйтесь Приказом о выдаче подотчетных сумм, сроки установите максимально максимальные, при этом соблюдая правила выдачи денег в подотчет. Да много вариантов, посоветуйтесь с близкоживущими бухгалтерами. как-то они закрывают свои неподтвержденные расходы. до проверки время есть, все в ваших руках. хуже будет. когда придут. а у вас ничего не сделано!!!