Добрый день.
Столкнулся с забавной ситуацией у клиента нашей аудиторской конторы.
Бухгалтерия - 3 человека в 2 кабинетах. Главбух и 2 зама соответственно. Род деятельности - оптовая торговля, сотрудников человек 30, большой объем первички. Отношение межличностные в бухгалтерии строгие, но доброжелательные. Новеньких, молодых сотрудников нет. Всем по 30-40, работают от 2 лет в бухгалтерии. Конфликтные ситуации в основном у менеджеров, на доставке. В бухгалтерии тихо, с руководством отношения БЫЛИ ровные без конфликтов. По крайней мере проверку бухгалтерии, контроль и помощь в работе ведем мы, а мы отзываемся о них хорошо. Учет белый или по крайней мере в "рамках закона".
Суть проблемы:
Утром сегодняшнего для, обусловленного для передачи комплекта документов на учет в нашу организацию пропали 2 пачки Крона с документами от поставщиков. Буквально день назад бухгалтера проверяли комплектность в соответствии с реестром и докладывали недостающее. Восстановление ОЧЕНЬ осложнено удаленности и вредности поставщиков. Соответственно входящие накладные и с\ф за месяц. У бухгалтерии истерика вплоть до слез. Из своих (руководство и бухгалтерия) ни кто взять не мог. Все ушли практически одновременно в 18-00, а на утро часов в 15 обнаружено отсутствие папок которые 100% были в комплекте из 10-12 папок на передачу с курьером нам. Все были уверены когда пришел курьер что они там… вот тогда то и обнаружили пропажу.
Позиция главбуха и бухгалтерии:
По Закону о «Бухгалтерском учете» организация хранения документации лежит на руководители, тем не менее бухгалтерия как и в большинстве фирм не опечатывается и даже не закрывается на ключ. Шкафа не хватает для хранения. Выделено было место на полу возле выхода из бухгалтерии папок для передачи, иначе ни как. В бухгалтерии и так не развернуться. Архив в кладовке переполнен, так же может залезть все кому не лень. Там и строители-ремонтеры свой скраб складывают и у менеджеров своя внутренняя отчетность. Короче с хранением и безопасностью копец. Максимум, в сейфе учредительные и «великие» договоры и документы, а так же пароли на компах. Сигнализация по ночам внешняя, решетки на окнах. Бухгалтерия считает что пропажа произошла из за нехватки места и несоблюдении техники безопасности. Поставлен вопрос ребром бухгалтерией, ЭТО не выносимо. Соответственно с руководством как гром средь ясного неба конфликт.
Позиция руководства:
Сроки хранения документации? 3 года, 5 лет, кадровые лицевые карточки по-моему 75 лет. Все лишнее выбросили? Переберите еще раз и выбросите лишнее. Нет норм и закона что б закрывать бухгалтерию (там ксерокс единственный стоит и сервер), а дежурить там до 22 часов ни кто не обязан. Руководитель он не сторож или охранник. Сотрудники (менеджеры, сисадмин, курьеры и пр.) задерживаются до позднего времени, но фактов краж не было. Да и чего красть? Первичка – это ж не деньги или ценное имущество. Зачем оно кому нужно. До НДС-а время есть. Пошлите запросы, попросите скинуть по электроне или по факсу. До 20 октября (ежеквартальный НДС слава Богу) времени навалом. В программе же накладные занесены! Так в чем же проблема?
Опросили менеджеров, но им нет до этих документов дела. Они лазают по отгрузке, а приход они видят в компе и потому нет интереса смотреть эти папки.
Может Вы (бухгалтерия) что то путаете и уже отдали их аудиторам или положили куда то «не туда»? Поищите еще!!! Ни кто кроме Вас с этими двумя папками не работает. Что ж Вы не знаете что где находится… Может и в архиве тоже не все? Потом проверьте документы по реестру.
Водители, курьеры и тем более вечно «в себе» сисадмин наотрез отказались. Уборщица хоть и показалась «маловменяемой», но бабуся под 65 лет работает аккуратно, претензий к ней не было. Папки она не выкидывала с полу, помнит точно.
Сторож – вахтер, дедушка лет 60 подозрительного ни чего не заметил. Сигналка ночью по крайней мере не срабатывала.
Короче копец. Клиенты по всей России, есть проблемные которым деньги должны да письма писали с угрозой подать в суд на количество, качество да пересортицу. Ну как обычно.
Бухгалтерия в трауре, да и нам базу как проверять? Жалко людей очень. Разругались с руководством вдрызг, попортили кучу нервов, даже пригрозились увольнением коли порядок руководством не будет наведен. Короче во имя поддержки и сочувствия бухгалтерии в фирме Х (не называется по поводу ком. тайны и проф. этики) и ее сотрудников поделитесь опытом!