Хмммм... мне уже страшно, если сразу не поняли мою мысль то возможно я не прав и меня Plesen "порвет как Тузик тряпку" попытаюсь выразить свою мысль в более конкретной форме:
Что такое фактический расход, это начисленные расходы на 40101200...
Откуда он берется на счете 40101200: с 302, 303 и 208 счетов...
При начислении фактического расхода долг на этих счетах увеличивается, при кассовом расходе он уменьшается.
Следовательно если кассовый расход равен фактическому то остаток на этих счетах с начала года останется неизменным, а если фактический расход отличается от кассового то остатки на 208, 303 и 302 изменятся ровно на сумму на которую фактический расход отличается от кассового.
Значит можно вывести простую формулу (надеюсь сейчас знаки не попутать, таблички в excel в которой я все это реализовавыл под рукой нет)
ФР=КР+ОбКГ-ОбНГ-ДебКГ+ДебНГ
ФР - фактический расход
КР - кассовый расход
ОбКГ - обязательства на конец года
ОбНГ - обязательства на начало года
ДебКГ - дебеторы на конец года
ДебНГ - дебеторы на начало года
например
401.01.222 = 304.05.222 + 302.03.000 КГ - 302.03.000 НГ - 208.03.000 КГ + 208.03.000 НГ
КГ - на конец года
НГ - на начало года
проверяем
у нас на начало года остатки по счетам
20803 = 1000р (дебетовый остаток отражаем как в балансе со знаком +)
30203 = 700р (кредитовый остаток отражаем как в балансе со знаком +)
В течении года выполнили кассовый расход:
дт 208.03.560 кт 304.05.222 3000р.
(пропускаю счета 30600 и 20104 так как для данного примера они сути не имеют)
(208.03 = 4000р, 304.05.222 = 3000р.)
Авансовый отчет
дт 401.01.222 кт 208.03.660 1500р
(401.01.222 = 1500р, 208.03 = 2500р)
По счету от транспортной организации
дт 401.01.222 кт 302.03.730 7700р
(401.01.222 = 9200р, 302.03 = 8400р)
Оплачиваем пока частично:
дт 302.03.830 кт 304.05.222 7000р
(302.03 = 1400р, 304.05.222 10000р.)
Напомню остатки на начало года
20803 = 1000р
30203 = 700р (кредитовый остаток отражаем со знаком минус)
Остатки на конец года
304.05.222 = 10000р
208.03 = 2500р
302.03 = 1400р.
Фактический расход который мы должны получить арифметически
ФР = 401.01.222 = 9200р
Проверяем
ФР = 10000р + 1400р - 700р - 2500р + 1000р= 9200
Таким образом по данному методу можно сверить фактический расход по каждому ЭКР за несколько минут...
(Конечно могут помешать счета 30404 и 10601 но можно внести соответствующие поправки)
Так что если подставить как вы предлагаете на 208 счете цифры от фонаря то все полезет наружу при сверке 130 , 127 и 121 формы...
Кстати я еще понимаю что мне как программисту приходится изобретать велосипед, но бухгалтеры подобные методики контроля должны знать со студенческой поры?
ps: все еще боюсь что где то в спешке знак перепутал...