служебные разъезды

[Irnka]

Подскажите, как вы оформляете возмещение расходов на служебные разъезды. Под отчет деньги выдавать не получается, т.к. наличку надо заказывать в казначействе за 3 дня. Народ оформляет маршрутный лист с приложенными документами. Нужно ли оформлять авансовый отчет и с какого счета оплачивать эти расходы?

[Gross]

Много шума по этому поводу. Как ни парадоксально, руководители казначейских отделов говорят о том, что это неверная схема, но казначейства без оправдательных документов наличку реально не дают. Все ждут, что что-то изменится в разумную сторону. Пока же спасаются тем, что люди тратят личные деньги, оформляют авансовые отчеты и только потом им эти суммы возмещают.

С какого счета оплачивать? Из кассы, вестимо. 201 04 610... Либо вопрос в другом?

[kimea]

а какие тут проблемы с казначейством? снимаете деньги, выдаете под отчет и при поступлении авансового отчета в бухгалтерию списываете на расходы организации. Если нужно срочно ехать, а в кассе нет денег, тогда конечно за свой счет, потом авансовый и уже потом казначейство и касса. Если в кассе есть и бюджетные и внебюджетные деньги, то надо решить за счет каких расходов поедет человек. Можно дорогу оплатить за счет бюджета (если заложено в лимитах), а проживание и суточные - за счет внебюджета. Вариантов море! На снятие наличности в кассу казначейство не требует никаких подтверждающих документов! По командировкам - точно!

[Irnka]

А наше казначейство требует расчет: кому за что и сколько. Не будет ли придираться налоговая к тому, что деньги под отчет не брались? Они могут рассматривать такие ситуации как куплю-продажу товаров(услуг) у физического лица и доначислить подоходный налог.

[kimea]

Ой-ой! Вы о чем говорите! Вы же человека по приказу отправляете и заработную плату ему платите и не оплачиваете ему услуги, а возмещаете расходы по командировке! А налоговая к вам часто заглядывает?
Ведь давая ему деньги авансом (если рассуждать по-вашему) вы его ссужаете деньгами, причем безпроцентно и обязаны удержать п/н с выгоды. ))

[Обтария]

Ирина абсолютно права. Если сотрудник потратит СВОИ ЛИЧНЫЕ деньги, а потом решит оформить авансовый отчет - номер не пройдет. Ни в бюджетном, ни в налоговом учете. Относительно бюджетного учета - внимательно почитайте в Инструкции № 70н, всё, что касается счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Относительно налогового учета ситуация такова.
Законодательно компенсировать "личные" расходы сотрудника не запрещено, однако такую компенсацию нельзя назвать авансом, а сотрудника – подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться перед учреждением. Фактически он его кредитует.
В зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговики могут объявить сотрудника либо заимодавцем (если документы оформлены на учреждение), либо продавцом (если документы оформлены на него).
В первом случае страдает учреждение. Налоговики доначислят доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, у работника проблем не возникнет.
Если в первичных документах указан сотрудник, то налоговики решат, что он сначала купил товары для себя, а потом перепродал их учреждению. Вам придется начислить ему налог на доходы.
Кроме того, учреждение оштрафуют за то, что не подала сведения по налогу на доходы работника-продавца, не примут к зачету налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника.
Чтобы избежать таких ситуаций, нужно установить, а лучше записать в специальной памятке подотчетнику, что вся первичка оформляется только на учреждение. Можно проводить покупки через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете. Если таких не найдется, то придется переписывать кассу ради нескольких рублей аванса, якобы выданных подотчетнику.
Выход есть и в ситуации, когда из-за нулевых остатков по кассе вы не сможете выдать деньги в подотчет задним числом. Составьте приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками.
Например, можно написать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения. Поскольку подотчетные отношения почти ничем не регулируются, подобный внутренний документ должен стать для налоговиков чем-то вроде учетной политики.

[kimea]

Это же бюджетная организация! Ну какой НДС, какие налоги! Это бюджетные деньги и там свои правила!

[КрузКоварный]

Полностью согласен с Обтарией.
Никаких документов, регламентирующих, "особые" отношения с подотчетниками в бюджетных организациях нет. И НДС (по предпринимательской деятельности) и НДФЛ могут доначислить. При желании.

[Обтария]

"Это же бюджетная организация! Ну какой НДС, какие налоги! Это бюджетные деньги и там свои правила!"

Уважаемый kimea, а вы собственно где работаете? Судя по тому, что не знаете о том, что бюджетных ОРГАНИЗАЦИЙ в природе не существует, явно не в бюджетной сфере. Представьте себе у бюджетников тоже есть налоги (если они занимаются предпринимательской и иной приносящей доход деятельностью или, по терминологии НК РФ - коммерческой деятельностью). Не нужно путать людей. которые ищут на форуме ответы, а не просто так зашли ради общения

[kimea]

Уважаемый Обтария! Не надо делать столь поспешных выводов не зная человека и опираясь только на отрывочные фразы на форуме. Страна наша большая и отношение проверяющих органов (в т.ч. налоговой) к бюджетникам везде различное. Я не зря спрашивала у Ирины как часто к ним приходит с проверкой налоговая. А согласно бюджетной инструкции № 70н (как впрочем и предыдущей 114н) деньги под отчет на командировку могут выдаваться. Авансом.
Д 208 К 201
Затем уже израсходованные суммы аванса (!) отражаются по кредиту 208 счета и по дебету соответствующих счетов
Обычно, любое уважающее себя министерство разрабатывает свою методичку по командировочным расходам, где оговариваются многие неясные моменты. В частности можно ли выдавать деньги авансом или работник сначала должен вложить в поездку свои (что для меня является абсурдом).

[КрузКоварный]

Девушки, не ссорьтесь! Каждый по своему прав!
Предлагаю просто четче формулировать свои мысли, тогда легче будет понять друг друга!
За взаимопонимание! До дна.

[Обтария]

Ну что вы, кто же ссорится :-) Мы истину ищем. Страна большая, но я в своё время работала налоговым инспектором, ездила на курсы повышения квалификации, общалась с инспекторами из разных регионов и прекрасно помню, сколько доначисляли мои бывшие коллеги именно бюджетникам. Лично я обычно оформляла справки с формулировкой "нарушений не установлено", но не думаю, что это распространенная практика. kimea (извините, не знала, что вы - девушка) а что действительно существуют методички, предписывающие ездить в командировки за свои? Спрашиваю не из любопытства, поверьте

[Plesen~]

Подскажите, как вы оформляете возмещение расходов на служебные разъезды. Под отчет деньги выдавать не получается, т.к. наличку надо заказывать в казначействе за 3 дня. Народ оформляет маршрутный лист с приложенными документами. Нужно ли оформлять авансовый отчет и с какого счета оплачивать эти расходы?

У нас таких проблем с отказом выдавать наличку нет,но поскольку уж очень долго,то мы за билеты платим безналом,периодически за гостиницу тоже-по счетам за билеты предоплату пропускают,в гостинице-гарантийные письма и предоплата 30% если бюджет.Хоз.расходы стараемся до мелочей оплачиать безналом-к нам уже все фирмы в городе привыкли,часто просто по доверенности отдают необходимое и мы оплачиваем уже при наличии всего пакета документов..

[Plesen~]

А казначейство федеральное? На федеральщиков можно пожаловаться в головное в Москве...Пусть они своим нижестоящим разъяснят ситуацию-на местах действительно много ..."НИЗЗЯ"..а поспоришь и оказывается,что можно:-)

[КрузКоварный]

kimea (извините, не знала, что вы - девушка) а что действительно существуют методички, предписывающие ездить в командировки за свои? Спрашиваю не из любопытства, поверьте

Если стоять на букве закона, то по ТК работодатель перед командировкой должен выдать работнику аванс. Точка. Так что всякие там методички, предписывающие ездить за свои ... нечего не значат. Но есть жизнь... А в жизни всякое бывает! Только описывать на бумаге разные жизненные ситуации, отличные от закона, бухгалтеру надо осторожнее

[КрузКоварный]

Хоз.расходы стараемся до мелочей оплачиать безналом-к нам уже все фирмы в городе привыкли,часто просто по доверенности отдают необходимое и мы оплачиваем уже при наличии всего пакета документов..

Правильно! Весь бюджетный учет настроен так, чтобы свести наличку до минимума...

[Обтария]

Полностью согласна, существование таких методичек более, чем странно (если они, конечно, существуют). Совет от Plesen~ очень разумен. Безнал - самый надежный способ избежать проблем

[Ян Цысь]

Хммм.... а где ошибка если мы в авансовом отчете пишем
сумма выданного аванса 0руб.
перерасход 500руб.

В документе ни одной ошибки, человек действительно получил 0руб и потратил 500р своих денег, и мы ему этот перерасход выдаем...
А так как по командировкам выплаты компенсационного характера то не вижу никакой связи с налогами...

Другое дело если речь идет о покупке товаров, там возможно могут быть нестыковки....

[ОлегЪ]

Если стоять на букве закона, то по ТК работодатель перед командировкой должен выдать работнику аванс.

Не видел я такого. Уж извини "Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации."

[КрузКоварный]

Смотрим п. 19 Инструкции МФ СССР от 07.04.88 № 62, которое еще действует в части не противоречащей ТК (ТК противоречит?):
- командированному работнику перед отъездом в командировку... выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

На каком законном основании в колдоговор можно заносить требование ехать в командировку за свои?

[Ян Цысь]

Ну как минимум на том основании что сотрудник может быть сам заинтерисован в поездке (семинар по бухучету) а денег в организации благодаря шуткам казначейства может не быть.
Т.е. если это желание самого сотрудника то почему нет?

[КрузКоварный]

Т.е. если это желание самого сотрудника то почему нет?

Совершенно согласен! Если работник желает, а работодатель заинтересован и гарантирует возмещение, то в командировку работник может съездить и за свои.
Однако, по моему мнению, прописывать в каких либо локальных актах (колдоговор и т.п.) требование к работнику ездить за свои деньги, например при отсутствии финансирования, по крайней мере, неразумно.
Такие вопросы должны решаться без свидетелей и по-любви .

[Ян Цысь]

Ну то что сотрудник может отказаться ехать за свои это понятно
Но если он съездил по приказу то и речи быть не может что бы не оплатить, руководитель подписывая командировочные документы взял на себя обязательство по оплате

[Обтария]

"...получил 0руб и потратил 500р своих денег, и мы ему этот перерасход выдаем..."

получил 0 руб.=не получил аванс
потратил 500р своих денег. Да потратил, но не как подотчетное лицо, а как просто сотрудник. Т.е. он выступает либо как кредитор (в случае с командировкой) либо как поставщик (приобретая, скажем, товары)

"А так как по командировкам выплаты компенсационного характера то не вижу никакой связи с налогами..."

Совершенно верно, но только в том случае, если в командировке сотрудник не приобретал товары

[Ян Цысь]

В момент когда сотрудник выполняет оплату в командировке, он это делает за себя, так как оргапнизация еще не признала этих расходов своими.

Потом когда на счету организации появляются деньги он пишет заявление:
Прошу выдать ХХХХруб. в связи с расходами по командировке № ХХХ.
Мы ему выписываем деньги по РКО - он же еще не предоставил подтверждающих документов, значит деньги мы ему даем предварительно до обоснования расходов - а это и есть аванс.

После чего он спокойно пишет Авансовый отчет на сумму полученную по РКО...

И где сказано что к Авансовому отчету нельзя прикалывать документы подтверждающие расходы с датой предшествующей РКО?

Так что ваше требование о том что РКО должен быть раньше Авансового отчета в итоге соблюдаем...

А насчет ссуживания - это не голая теория? Были реальные судебные дела?

[КрузКоварный]

Сразу заметно, что Вы не бухгалтер!
Во-первых, основное правило бухгалтерского учета - это отражение операций в тот момент, когды она происходит. То есть, если сотрудник будучи в командировке в марте приобрел ручку, а отчитывается в июне, то можно говорить о нарушении правил учета. В этом случае или сотрудник ведет себя безответственно, или бухгалтерия потеряла контроль над ситуацией! Так делать нельзя! Кроме того, как правило о всех расходах, произведенных сотрудниками на свои деньги (на свой страх и риск) они должны СРАЗУ ставить в известность руководство.

В момент когда сотрудник выполняет оплату в командировке, он это делает за себя, так как оргапнизация еще не признала этих расходов своими.

А на каком основании организация будет призновать эти расходы своими? Если все документы выписаны на сотрудника? К слову сказать, товарные чеки - это документ для расчетов с населением, согласно Правил розничной торговли. И они не являются основанием для расчетов между юрлицами. Принимая товарные чеки от сотрудника, Вы должны оформлять эти документы как покупку у физлица. Со всеми вытекающими для сотрудника последствиями...
Ну, так правильно нужно делать, если есть желание делать правильно. Можно конечно и по-другому. Лишь бы налоговая не придиралась...
Интересно, что скажет Обтария, как бывший налоговй инспектор

[Ян Цысь]

Ну ведет себя сотрудник безответственно а мы причем?
Ну написал он заявление с просьбой компенсировать ему расходы по командировке не до нее а после? Почему мы не можем оплатить этому "безответственному" сотруднику... И не вижу я тут с нашей стороны нарушения... А его мы может даже "поругали" А операции мы отразили в тот момент когда они произошли
Когда человек
1. Написал заявление с просьбой оплатить расходы
2. Когда он написал Авансовый отчет.
Т.е. для бухгалтерии эта операция отражается на момент предоставления соответствующих документов.
Где написано что сотрудник не написавший заявление до поздки теряет право на компенсацию расходов?
Ну и где это на битлете пишется кому он был выписан?

[BorisG]

То есть, если сотрудник будучи в командировке в марте приобрел ручку, а отчитывается в июне, то можно говорить о нарушении правил учета. В этом случае или сотрудник ведет себя безответственно, или бухгалтерия потеряла контроль над ситуацией!

Не надо делать столь поспешных выводов. Это ни о чем не говорит, ни о нарушении правил учета, ни, тем более, о безответственности сотрудников, если в организации становлен свой срок отчетности по командировкам. Да и длительные командировки никто не отменял.

Так делать нельзя! Кроме того, как правило о всех расходах, произведенных сотрудниками на свои деньги (на свой страх и риск) они должны СРАЗУ ставить в известность руководство.

Это почему же? Во-первых, принятие решения может быть дано работнику, а во-вторых, руководством и может быть дано разрешение ранее.

А на каком основании организация будет призновать эти расходы своими? Если все документы выписаны на сотрудника? К слову сказать, товарные чеки - это документ для расчетов с населением, согласно Правил розничной торговли. И они не являются основанием для расчетов между юрлицами. Принимая товарные чеки от сотрудника, Вы должны оформлять эти документы как покупку у физлица.

Это с какой же стати такая "отсебятина"? Если товар покупается у юрлица, то и документы выписываются на фирму, и сотрудник действует по доверенности, если же в розничной торговле, то документ просто обезличен. Нет там указания, что это товар сотрудника.

Сразу заметно, что Вы не бухгалтер!

Да... в Вас то как раз бухгалтера и не видно. Я бы за такое просто выгнал.

[КрузКоварный]

Во-первых, при таком подходе главный бухгалер и руководитель могут оказаться в весьма незавидном дурацком положении, когда например, все лимиты выбраны, а безответственные сотрудники все несут и несут (и требуют!!!) оплатить им расходы.
Во-вторых, в условиях ведения предпринимательской деятельности, такие расходы вам, скорей всего, придется относить за счет прибыли.
В-третьих, на всех билетах, кроме пригородных поездов фиксируется ФИО его обладателя.

В-четвертых, никогда не надо надеятся на глупого проверяющего. При желании при таком вашем отношении к бухучету, толковый проверяющий раскрутит вас по полной программе. Возможностей и инструментов для этого предостаточно.

[BorisG]

Во-первых, при таком подходе главный бухгалер и руководитель могут оказаться в весьма незавидном дурацком положении...

Да ни в каком подожении они не окажутся. А уж бухгалтер, тем более.
Во-первых, решение о самостоятельном расходовании средств дается далеко не каждому сотруднику...
Во-вторых, те сотрудники, которым это право дано, о лимитах знают...
И в третьих, решение об оплате сотруднику перерасхода средств по авансу принимает руководитель, а не бухгалтер.
Не надо брать на себя лишнее, и не надо стращать "вольностью трактовки проверяющих". Каждый должен заниматься своим делом.