транспорт сотрудника в служебных целях

[АнонимСПб]

Добрый день.
Руководство хочет использовать в служебных целях транспорт сотрудника (у него газель). Подразумевается, что он будет доставлять товар нашим покупателям. Оформлен этот сотрудник будет не как водитель, а как помощник руководителя. Подскажите пожалуйста:
1. Возможно ли бензин, который сотрудник будет тратить по топливной карте, ставить в расходы?
2. Какие документы надо оформить для провоза товара? Договор найма транспорта с водителем, товарно-транспортные?
3. Может проще его нанять экспедитором и оформить договор аренды его транспорта?

[АнонимСПб]

Очень жду помощи!

[gnews]

Заключите договор аренды автомобиля с сотрудником ( без экипажа) , а в обязанности вмените доставку товара до покупателей.
Для признания расходов на бензин нужно вести путевые листы.

Распределение других расходов на авто - в соответствии с договором аренды.
http://wiki.klerk.ru/index.php/%D0%9..._34:%C2%A7_3:2

Аренда облагается НДФЛ, не облагается страховыми взносами.

[tv06]

некоторые аудиторы считают, что нужно заключить договоры с медучреждениями и автомастерскими для выпуска автомобиля - поскольку штамп врача и механика являются обязательными реквизитами путевого листа.

[АнонимСПб]

некоторые аудиторы считают, что нужно заключить договоры с медучреждениями и автомастерскими для выпуска автомобиля - поскольку штамп врача и механика являются обязательными реквизитами путевого листа.

Если мы заключим договор аренды транспорта (без экипажа), то можно этого сотрудника (собственника транспорта) оформить как экспедитора без всяких врачей и механиков?

[Татьяна- Васильевна]

Важно правильно составить договор, вернее ту часть, которая составляет перечень (бензин, ТО,страховка) включаемый/ не в арендную плату (отдельно), да и то, что написала tv06. Отсутствие пред/ послерейсового медосомтра не является препятстсивем для включения в налооблагаемую базу расходов по аренде (ПЛ,ГСМ и т.д.), если и будут докапываться- то только аудитор, Мы отказались от аренды ТС у сотрудника (все компенсируем в ЗП). Пусть и подороже, зато менее хлопотно.

[tv06]

Татьяна Васильевна Согласна, тоже оформляем через зарплату.
но ИФНС судя по арбитражу стали придираться к оформлению документов, так мы решили не давать повода. По аренде проблем не будет, если все писать аренда, а вот по ГСМ,,, не знаю, если только оформлять как постоянную часть аренды и переменную...
По словам не только аудиторов, но и экспертов Консультанта, могут отказать по причине не правильно заполненного путевого листа. Хотя я лет 6 назад заполняла без штампа врача путевые листы и все это проходило при выездных проверках
)))а при аудиторской проверке "наполучала" за отсутствие расшифровки подписи нашего директора.))))

[АнонимСПб]

Важно правильно составить договор, вернее ту часть, которая составляет перечень (бензин, ТО,страховка) включаемый/ не в арендную плату (отдельно), да и то, что написала tv06. Отсутствие пред/ послерейсового медосомтра не является препятстсивем для включения в налооблагаемую базу расходов по аренде (ПЛ,ГСМ и т.д.), если и будут докапываться- то только аудитор, Мы отказались от аренды ТС у сотрудника (все компенсируем в ЗП). Пусть и подороже, зато менее хлопотно.

Директор настаивает именно на аренде, т.к хочет списывать все затраты (ремонт, ТО, ГСМ и т.д. и т.п.)
Меня волнует тот факт, что арендуем по договору аренды без экипажа и фактически водителем будет арендодатель. Получается, что вроде как с экипажем?

[Татьяна- Васильевна]

Как раз нужно оформить и без экипажа. Повторюсь, грамотно составьте текст договора аренды, все расходы включаются в сумму аренды или отдельно (сумма расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т.д.) не забудьте про страховку

[АнонимСПб]

Как раз нужно оформить и без экипажа. Повторюсь, грамотно составьте текст договора аренды, все расходы включаются в сумму аренды или отдельно (сумма расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (ГСМ, мойка, парковка), то есть нужно иметь чеки, квитанции, накладные и т.д.) не забудьте про страховку

Извините за мою тупость. Т.е. допустим арендная плата за авто будет 1 тыс. руб. в мес. С неё удерживаем НДФЛ. Но на расходы можем ставить неограниченную сумму, если прописать в договоре, что расходы на ремонт, ТО, страховку и т. в арендные платежи не входят и являются расходами арендатора?

[ZZZhanna]

если прописать в договоре, что расходы на ремонт, ТО, страховку и т. в арендные платежи не входят и являются расходами арендатора?

да.

[Аноним]

арендуем по договору аренды без экипажа и фактически водителем будет арендодатель. Получается, что вроде как с экипажем?

Не получается.

[tv06]

Договор
аренды транспортного средства без экипажа
г. Самара 201 г.

, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», и общество с ограниченной ответственностью «………», в лице директора ………………., действующего на основании, именуемое в дальнейшем «Арендатор», заключили настоящий договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Арендодатель предоставляет во временное владение и пользование
Арендатору легковой автомобиль (марка рабочий объем
двигателя , паспорт , регистрационный знак
) для использования Арендатором по своим нуждам в рабочее время.
1.2. Рабочее время определяется на основании внутреннего трудового
распорядка Арендатора.
1.3. Автомобиль используется согласно его назначению.
2. Условия передачи, эксплуатации и обслуживания автомобиля
2.1. Передача осуществляется по акту приема-передачи, который
является неотъемлемой частью настоящего договора (приложение 1). При
передаче Стороны проверяют техническое состояние автомобиля, выясняют,
есть ли неисправности, и определяют порядок их устранения. Обнаруженные
недостатки отражаются в акте приема-передачи.
2.2. В течение срока действия договора автомобилем управляет
водитель, назначенный Арендатором.
2.3. Арендатор несет расходы на содержание автомобиля, его
страхование, техобслуживание, капитальный и технический ремонт, а также
расходы, связанные с его эксплуатацией, включая покупку горюче-смазочных
материалов.
2.4. Арендатор обязан вернуть автомобиль Арендодателю в надлежащем
техническом состоянии с учетом нормального износа. Передача осуществляется по акту приема-передачи, который является неотъемлемой частью настоящего договора (приложение 2). При передаче Стороны проверяют техническое состояние автомобиля, выясняют, есть ли неисправности, и определяют порядок их устранения. Обнаруженные
недостатки отражаются в акте приема-передачи.
2.5. Арендатор не вправе без письменного согласия Арендодателя
сдавать автомобиль в субаренду.
3. Порядок расчета
3.1. Арендная плата по настоящему договору составляет
( ) руб.
3.2. Арендатор как налоговый агент Арендодателя удерживает и
перечисляет с арендной платы НДФЛ, составляющий ( ) руб, согласно порядку и срокам, установленным Налоговым кодексом.
3.3. Арендная плата перечисляется Арендатором на банковский счет
Арендодателя
4. Срок действия договора
Настоящий договор заключен на срок с «» 20 г. по «» 20 г. и может быть продлен Сторонами по дополнительному соглашению.
5. Ответственность Сторон
5.1. Арендатор отвечает за сохранность автомобиля. В случае его
утраты или повреждения Арендатор обязан возместить Арендодателю
причиненный ущерб в течение 14 календарных дней. Размер возмещения
определяется Сторонами.
5.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам при
управлении автомобилем, несет Арендатор согласно действующему
законодательству.
6. Расторжение договора
6.1. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по письменному
соглашению Сторон или в одностороннем порядке в случаях, предусмотренных
законодательством.
6.2. По требованию Арендодателя договор может быть досрочно
расторгнут судом, если Арендатор:
- использует автомобиль не по назначению;
- умышленно или по неосторожности существенно ухудшит состояние
автомобиля;
- предоставит автомобиль в пользование третьим лицам без письменного
согласия Арендодателя.
6.3. По требованию Арендатора договор может быть досрочно расторгнут
судом, если в силу обстоятельств, за которые Арендатор не отвечает,
автомобиль станет непригодным для эксплуатации.
7. Прочие условия
7.1. Изменение условий настоящего договора и его расторжение
допускается только по письменному соглашению Сторон.
7.2. Договор составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих
одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
7.3. Во всем остальном, что не предусмотрено договором, Стороны
руководствуются действующим законодательством.
Арендодатель:
Адрес прописки
Паспорт гражданина Российской Федерации, серия:

ИНН

/_______________________/(………….)


« » 20 г. Арендатор: ООО « »
Адрес:
ИНН ; КПП
ОГРН:
р/с: в к/с: БИК: Тел. +


Директор

/________________________/
( ) м.п.
« » 20 г.




Приложение 1
к договору аренды
транспортного средства без экипажа


Акт
приема-передачи транспортного средства

г. «» 201 г.

Мы, нижеподписавшиеся ……………………… (Арендодатель) и общество
с ограниченной ответственностью « » (Арендатор), в лице директора , действующего на основании , составили настоящий акт о том, что Арендодатель передал, а Арендатор принял легковой автомобиль (марка рабочий объем двигателя , паспорт , регистрационный знак ) Автомобиль передается в исправном состоянии, без повреждений, идентификационные номера автомобиля сверены и соответствуют указанным в документах и договоре от « » 20 г Комплектность автомобиля
проверена и совпадает с заводской.
У Арендатора замечаний по поводу автомобиля нет.
Арендатор и Арендодатель претензий друг к другу, в том числе
имущественных, не имеют.

Арендодатель:
Арендатор: ООО « »









































Приложение 2
к договору аренды
транспортного средства без экипажа
от 201 г

Акт
приема-передачи транспортного средства

г. «» 201 г.

Мы, нижеподписавшиеся (Арендодатель) и общество
с ограниченной ответственностью « » (Арендатор) в лице директора, именуемое в дальнейшем «Арендатор» составили настоящий акт о том, что Арендатор передал, а Арендодатель принял легковой автомобиль (марка рабочий объем двигателя , паспорт , регистрационный знак ) Автомобиль передается в исправном состоянии, без повреждений, идентификационные номера автомобиля сверены и соответствуют указанным в документах и договоре от «» 20 г Комплектность автомобиля
проверена и совпадает с заводской.
У Арендодателя замечаний по поводу автомобиля нет.
Арендатор и Арендодатель претензий друг к другу, в том числе
имущественных, не имеют.

Арендодатель:






/_______________________/ ( .)


«» 201 г. Арендатор: ООО « »
Директор

/________________________/
( .) м.п.
« » 201 г.






1. ГК статья 635
Члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства.
Член экипажа он же работник не может работать сам у себя

[NNR]

Добрый день. Берем в аренду авто сотрудника, который управляет по доверенности.
1. надо делать доверенность на право заключения договора аренды?
2. При заключении договора как надо писать - "Арендодатель Иванов, действующий на основании доверенности" или надо заключать договор с собственником, но в договоре прописать, что арендная плата будет перечисляться на карточку Иванова?

[ZZZhanna]

надо делать доверенность на право заключения договора аренды?

да.

При заключении договора как надо писать - "Арендодатель Иванов, действующий на основании доверенности" или надо заключать договор с собственником, но в договоре прописать, что арендная плата будет перечисляться на карточку Иванова?

оба варианта возможны. Только доходы будут являться доходами собственника. И НДФЛ удерживать надо с собственника, а не с Иванова.