Как правильно выдать призы участникам конкурса?

[Елей]

Уважаемые коллеги, помогите пожалуйста правильно выдать призы.
Провели конкурс сценариев (не реклама). Победителей и участников 15 человек (не мои сотрудники). Заказали призы - все менее 4000 руб. А один - победителю 9500 руб. Это различная техника (фото, музыка, эл. книги и т.п).
С призами менее 4000 руб. ясно - я не налоговый агент, сведения в налоговую не подаю, налоги и взносы не плачу.
С призом дороже 4000 руб., так как он выдается в вещественной форме действия такие:
1. Подаю письмо в налоговую о невозможности удержать налог. (Интересно, есть ли где примерная форма этого письма?)
2. Победитель самостоятельно в конце года декларирует свои доходы и платит.
Правильно?

Документальное оформление:
1. Ведомость выдачи призов - с указание ФИО, адреса, ИНН, паспорта и т.п. наименования приза и его стоимости.
2. Нужен ли договор дарения с каждым участником? Или достаточно ведомости и наших внутренних документов - типа положения о конкурсе и сметы.
3. Нужно ли подавать справки 2 НДФЛ на этих людей в конце года?

Ну и, соответственно, обязанности уплаты страховых взносов не возникает, так как моя организация с этими людьми не в трудовых отношениях (или ГПХ).

Спасибо.

[Над.К]

Подаю письмо в налоговую о невозможности удержать налог. (Интересно, есть ли где примерная форма этого письма?)

Это не письмо, а справка 2-НФДЛ. Порядок представления можно найти тут