Чай, кофе, печенье в организацию - какие документы нужны для правильного учёта

[yakuka]

Добрый день всем.

Лет 10 не занималась бухгалтерией, не знаю как этот вопрос решается сейчас.
Встал вопрос о приобретении чая/кофе для проведения Правлений, для гостей... Подскажите, если секретарь будет покупать всё это на подотчётные суммы (оплата по безналу будет ей на личную карту), то как я понимаю, потом я должна буду составить акт о списании на корпоративные цели. Расскажите, пожалуйста, какие документы мне надо составить, чтобы никто не придрался. Лимит? Написать приказ на что?
Буду благодарна.

[Аноним]

если проследить по форуму, то мнения разнятся - кто-то учитывает при но/о прибыли чай, сахар и печенье, кто-то нет. воду все-таки большинство учитывает, но тоже не все,боятся претензий, что мол если нет заключения экспертизы о непригодности питьевой, то нельзя учесть.
По поводу чая, кофе и печенья нужно приказ сделать,что приобретаются оные для кормления клиентов. Тогда может и прокатит.

[Аноним]

По поводу чая, кофе и печенья нужно приказ сделать,что приобретаются оные для кормления клиентов.

А если клиенты приказа ослушаются и жрать не станут?

[yakuka]

У нас каждую пятницу проходят заседания Правления в офисе. Это членам Правления по большей части и покупается. Каждую пятницу выходит Протокол заседания. Можно же этим подтвердить?

[понаехавший Тут]

Почитайте что нибудь про представительские расходы

[О-ля-]

В письме Минфина России от 11.06.2015 N 03-07-11/33827 содержится вывод согласно которому расходы на приобретение для сотрудников организации продуктов питания (в том числе чая, кофе, сахара и т.д.) не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.
Как вариант данные расходы можно учесть в составе представительских на основании пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. К представительским расходам относятся, в частности, расходы налогоплательщика на официальный прием участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
Предельный размер представительских расходов при исчислении налога на прибыль – 4 % от расходов на оплату труда.
Документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (Письма Минфина России
от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852).
Отчет о представительских расходах составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям, в котором указывается: цель представительских мероприятий и результаты их проведения; дата и место проведения; программа мероприятий; состав приглашенной делегации; участники принимающей стороны; величина расходов на представительские цели (Письма Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).

Если не хотите заморачиваться с отчетами, тогда не учитывайте данные расходы при исчислении налога на прибыль.